Mit Urteil vom 20. Juni 2018 hat der Bayerische Verwaltungsgerichtshof begrüßenswerte Aussagen zur Zulässigkeit einer Ladung per Ratsinformationssystem (RIS) getroffen und damit eine seit Jahren bestehende Rechtsunsicherheit beseitigt, was zu positiven Erleichterungen in der Praxis führt.
In dem zugrundeliegenden Fall ging es um einen Normkontrollantrag gegen eine gemeindliche Satzung. Der erste Bürgermeister hatte zu der maßgeblichen Sitzung, in der die Satzung beschlossen wurde, in der Form geladen, dass den Ratsmitgliedern, die sich mit der elektronischen Kommunikation einverstanden erklärt hatten, der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine (unverschlüsselte) E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein im Ratsinformationssystem abrufbares Dokument mitgeteilt wurden. Diese E-Mail enthielt noch den Hinweis, dass der Ladungsempfänger „bitte eigenverantwortlich die Tagesordnung und ggf. Anlagen zur Sitzung als angemeldeter Nutzer im RIS einsehen“ müsse. Der BayVGH hat nunmehr entschieden, dass dieses Verfahren im Einklang mit den in der Gemeindeordnung zwingend vorgeschriebenen Anforderungen stehe.
Nachdem die bisher bestehenden Rechtsunsicherheiten in Bezug auf die Ordnungsgemäßheit einer Ladung per Ratsinformationssystem endlich beseitigt sind, besteht nun die Möglichkeit, bei der Ladung auf ein rein elektronisches Verfahren umzustellen. In diesem Fall sind allerdings zwingend die entsprechenden Formulierungen in § 24 unserer Geschäftsordnungen anzupassen.
Dieser muss wie folgt abgeändert werden:
(1) 1Die Marktgemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. 2Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. 3Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.
(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Hat das Marktgemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.
(4) 1Die Ladungsfrist beträgt 5 Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.
Mit dieser Änderung wird zu den Sitzungen unserer Gremien ab sofort ausschließlich per Mail geladen.
