Der Markt Markt Schwaben hat im Jahr 2021 das Ratsinformationssystem (RIS) eingeführt. Aus dem Marktgemeinderat wurde in der Vergangenheit mehrfach, zuletzt am 13.02.2024 durch die
stellvertretende Fraktionsvorsitzende Frau Gindert die Forderung gestellt, Niederschriften aus nichtöffentlichen Sitzungen in das Ratsinformationssystem einzustellen.
Derzeit ist in § 32 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Marktgemeinderates Markt Schwaben nur eine Zurverfügungstellung von Niederschriften über öffentliche Sitzungen über das Ratsinformationssystem vorgesehen:
Die Verwaltung kommt nach Prüfung zu dem Ergebnis, dass eine regelmäßige Einstellung von Niederschriften aus nichtöffentlichen Sitzungen in das Ratsinformationssystem rechtlich möglich ist.
Der externe Datenschutzbeauftragte a.s.k. Datenschutz wurde einbezogen und führt aus, dass datenschutzrechtlich nichts gegen eine Veröffentlichung im RIS spricht, sofern der systemische Zugriff nur für den begrenzten Teil der Marktgemeinderäte möglich ist und diese Zugriffe kennwortgeschützt sind.
Beide Punkte sind erfüllt: Der Zugriff ist - neben der Verwaltung - nur für die Marktgemeinderäte möglich. Diese haben sich gemäß der „Zugangserklärung für die elektronische Kommunikation“ verpflichtet, besondere Schutzmaßnahmen zu treffen, u.a. ein individuelles und geheimes Kennwort für den Zugang zum privaten Gerät zu verwenden.
Zudem haben alle Gemeinderatsmitglieder, die ausschließlich das Ratsinformationssystem nutzen, die „Datenschutzbelehrung“ verbindlich anerkannt, die jedes Gemeinderatsmitglied zu der Einhaltung von umfangreichen datenschutzrechtlichen Regelungen verpflichtet. U.a. sind diese verpflichtet, die Verschwiegenheit zu bewahren über alle im RIS enthaltenen Informationen, persönliche Zugangsdaten geheim zu halten und die besonderen Regelungen für den Passwortschutz einzuhalten.
Zudem verpflichtet der Diensteid nach Art. 31 Abs. 4 der Gemeindeordnung alle Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, allen Gesetzen gehorsam zu sein und die Amtspflichten gewissenhaft zu erfüllen. Dieser Diensteid ist die Basis dafür, dass Niederschriften aus nichtöffentlichen Sitzungen durch alle Gemeinderäte vertraulich zu behandeln sind und jeder einzelne die Verantwortung trägt, dass diese selbst und auch die Inhalte nicht in die Hände von Dritten gelangen.
Zudem werden alle Dokumente aus dem Ratsinformationssystem mit einem Wasserzeichen mit dem Namen des angemeldeten RIS-Benutzers versehen, damit auf den ersten Blick kenntlich ist, dass es sich um geschützte, vertrauliche Informationen handelt.
Um eine Einstellung von Niederschriften von nichtöffentlichen Sitzungen in das Ratsinformationssystem zu ermöglichen, ist § 32 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Marktgemeinderates Markt Schwaben in der Weise zu ändern, dass in Satz 1 die „Niederschriften über nichtöffentlichen Sitzungen“ ergänzt werden. Die neue Regelung lautet dann wie folgt:
„Niederschriften über öffentliche und nichtöffentliche Sitzungen können den Marktgemeinderatsmitgliedern im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden.“
