Ausgangssituation
Im Haushalt 2023 wurde das Projekt zur Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für die Gemeinde Möttingen aufgenommen. Die Gemeindeverwaltung hat in diesem Zuge zur Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Gremien ein neues Sitzungsmanagementsystem beschafft. Dabei handelt es sich um die Software „kiC“. Mit dieser Software können die Sitzungen der Gemeindegremien von der Verwaltung digital erfasst und versandt werden. Auch die Sitzungsnachbereitung (z. B. Erstellung der Sitzungsprotokolle) erfolgt anschließend in diesem System. Über das Online-Modul können sich der Gemeinderat und die Bürgerschaft über die aktuellen Sitzungen mit einem Sitzungskalender informieren und die Tagesordnungen und öffentlichen Sitzungsvorlagen einsehen (nicht öffentliche Vorlagen werden nur für den Gemeinderat angezeigt). Dies entspricht der aktuellen Veröffentlichung auf der Homepage und der Bereitstellung der Sitzungsunterlagen für den Gemeinderat im Gemeinderatsprotal. Zusätzlich besteht die Möglichkeit für die Gemeinderatsmitglieder mit der App „Ratsinfo“ der Fa. kiC GmbH auf die Sitzungen samt Anlagen und den Sitzungskalender zuzugreifen.
Vorteile hierbei sind:
Verwaltung
Für die Verwaltung ist das RIS als Informationsdatenbank und –quelle einsetzbar. Zudem ist durch das Programm eine schnellere und leichtere Verarbeitung mit der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und somit eine effizientere Verwaltung möglich. Des Weiteren kann durch den verminderten Papierverbrauch auch ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden.
Gemeinderat
Der papierlose Sitzungsdienst bietet Vorteile hinsichtlich der Archivierung und Recherche in den Sitzungsunterlagen für die Gemeinderatsmitglieder. Zudem werden Information vor den Sitzungen zeitnah übermittelt, damit die Mitglieder des Gemeinderates auf die kommende Sitzung vorbereiten können. Fragen können dabei schon vorab an die Verwaltung gestellt werden. Sitzungsunterlagen können in derApp gelesen, bearbeitet und abgespeichert werden. Die Dokumente können mit Kommentaren und persönlichen Notizen versehen werden und wichtige Stellen markiert und hervorgehoben werden. In den Sitzungen kann auch ein mobiles Endgerät und somit auch die Sitzungsunterlagen mitgebracht und bearbeitet werden (auch offline). Die Dokumente werden in der App archiviert. Möglichkeit zum offline arbeiten. Dies bedeutet, dass das mobile Endgerät nur einmalig zum Herunterladen der Sitzungsvorlagen mit dem Internet verbunden sein muss. Anschließend ist die Bearbeitung in der App ohne Internet und somit auch jederzeit von überall
unterwegs möglich.
Öffentlichkeit
BürgerInnen und EinwohnerInnen einer Kommune haben einen kommunal-verfassungsrechtlich begründeten Informationsanspruch. Ihnen sind in geeigneter Weise Beschlüsse der politischen Gremien zugänglich zu machen. Durch das RIS wird ein hohes Maß an Transparenz kommunalpolitischer Entscheidungen und des Verwaltungshandels gewährleistet.
Zur Einführung der digitalen Gremienarbeit sind noch einzelne Voraussetzungen zu schaffen:
Änderung der Geschäftsordnung:
Für die Einführung der digitalen Ratsarbeit ist eine Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats vom 14.05.2020 notwendig. Dazu wurde eine Änderung der Geschäftsordnung vorbereitet, die als Anlage 1 beigefügt ist.
Neu eingefügt werden folgende Regelungen:
§ 21 a Digitale Gremienarbeit (Ratsinformationssystem)
(1) Gemeinderäte haben die Wahl zwischen der ausschließlich digitalen Gremienarbeit und dem Versand der Unterlagen in Papierform.
(2) Für die ausschließliche Nutzung des Ratsinformationssystems ist eine schriftliche Erklärung der Gemeinderäte erforderlich. Bei der digitalen Gremienarbeit ist die von der Nutzungsordnung für die digitale Gremienarbeit der Gemeinde Möttingen vom jeweiligen Gemeinderatsmitglied zu beachten.
(3) Bei Anwendung der ausschließlich digitalen Gremienarbeit erhalten Gemeinderäte eine einmalige Aufwandsentschädigung in Höhe von 300,00 € pro Amtsperiode. Bei einem Beginn mit dem Ratsinformationssystems während der Amtsperiode ist die Aufwandsentschädigung anteilig (monatsgenau) von der Gemeinde auszubezahlen.
(4) Die Verwendung der ausschließlich digitalen Gremienarbeit nach Absatz 2 gilt insbesondere für die Einberufung der Sitzung, den Versand der Unterlagen und die öffentliche Niederschrift.
(5) Ein Rückwechsel zur Papierform ist möglich. Die einmalige Aufwandsentschädigung nach Abs. 3 ist in diesem Fall anteilig zurückzuerstatten.
Weitere Vorgehensweise
Die Gemeindeverwaltung hat in den letzten Wochen die Grundeinstellungen für die Software vorgenommen. Eine Schulung der Verwaltungsmitarbeiter/innen für das neue Sitzungsmanagementsystem hat bereits stattgefunden. Am 19.02.2024 ist für den Gemeinderat eine kurze Anwenderschulung geplant. In dieser Schulung werden die App und die Möglichkeiten zur Sitzungsvorbereitung geschult. Eigene mobile Endgeräte sollen, wenn möglich, zu diesem Schulungstermin mitgebracht werden. Die App kann im Vorfeld bereits heruntergeladen werden. Bei Problemen zum Download etc. kann Kontakt mit dem Hauptamt aufgenommen werden. Das Landratsamt Donau-Ries verwendet ebenfalls das System für das Sitzungsmanagement des Kreistages. Gemeinderäte, die als Mitglied im Gemeinderat und zugleich als Mitglied im Kreistag vertreten sind, können dieselbe bereits installierte App mit zwei verschiedenen Benutzern nutzen. Die Sitzungen des Gemeinderates werden bis 17.06.2024 zusätzlich zur Einladung in Papierform bereits intern im Rahmen der digitalen Gremienarbeit vorbereitet. Jedoch besteht schon ab der Sitzung vom 18.03.2024 für die Mitglieder des Gemeinderates erstmals die Möglichkeit, die Sitzungseinladung und Unterlagen digital zu erhalten und den Ablauf zu testen. Gemeinderatsmitglieder, die sich für die digitale Gremienarbeit entscheiden erhalten ab dem 1. Halbjahr ausschließlich eine digitale Einladung bzw. die Sitzungsunterlagen über die App. Gemeinderatsmitglieder, die sich gegen die digitale Gremienarbeit entscheiden, werden die Sitzungsunterlagen weiterhin in Papierform zugestellt.
