Einführung eines DMS bei den Gemeindewerken (aktueller Stand)
Daten angezeigt aus Sitzung:
Sitzung des Werk- und Abwasserausschusses, 14.07.2020
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
In der letzten WA-Sitzung am 28.04.2020 wurde die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei den Gemeindewerken mit dem Ziel einer zeitgemäßen elektronischen Lenkung und Verwaltung aller anfallenden Dokumente behandelt.
Nach der Erstellung einer Leistungsbeschreibung und der Anfrage bei 6 renommierten Anbietern von DMS-Systemen erhielt die Fa. Seiton GmbH aus Inchenhofen bei Augsburg den Zuschlag für die Einführung des Systems „ELOprofessional“. Die Bestellung erfolgte am 30.04.2020.
Am 16. Juni fand durch die Fa. Seiton der erste Vor-Ort-Termin bei den Gemeindewerken zur Erarbeitung eines Konfigurationskonzeptes statt. Hierbei wurden die Arbeitsabläufe und die verschiedenen Dokumentenarten aufgenommen.
Zur Vorbereitung des Umzuges der Dateien aus dem allgemeinen Laufwerk (derzeit Windows-Explorer) wurden alle Dateien in eine neue Verzeichnisstruktur überführt, welche nach Sachgebieten mit den folgenden Hauptverzeichnissen untergliedert ist:
Dieses allgemeine Laufwerk in Windows Explorer soll in den nächsten Tagen ins DMS überführt werden. Nach einer Schulung am 20. Juli werden die Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz das DMS in der täglichen Arbeit nutzen und als Plattform zum Suchen, Öffnen und Ablegen von Dokumenten nutzen. Alle eingehenden und für die Geschäftsabläufe wichtigen Papierdokumente sollen nach dem Scannen im DMS abgelegt werden. Das allgemeine Windows-Explorer-Laufwerk wird hierbei durch das ELO-Archiv ersetzt.
Weitere Ziele im DMS-Einführungsprojekt:
- Übernahme vorhandener E-Mails aus den Outlook-Postfächern,
Einscannen mit Ablage vorhandener Papierordner ins DMS,
mobiles Arbeiten,
Einrichtung eines Workflows für den Rechnungseingang,
Einrichtung von Schnittstellen zu führenden Systemen, wie MS Office, DATEV, LexWare und WinEV,
Rechts- und revisionssichere Archivierung,
Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes.
Diskussionsverlauf
WL Paul wies darauf hin, dass sich die Gemeindewerke von der Einführung eines DMS ein besseres und effizienteres Arbeiten mit den zahlreich anfallenden Dokumenten versprechen.
Datenstand vom 24.07.2020 11:37 Uhr
