Vgl. Anlagen Prüfungsfeststellungen.
Die vom überörtlichen Rechnungsprüfer festgestellten Beanstandungen sind korrigiert. Die Verwahrgeldkonten sind nun korrekt.
Zu Nr. 2
zu Kautionskonten:
Die Sparbücher waren nicht im Cip-Kom erfasst. Nun wurde für jede Kaution ein eigener Zahlweg angelegt, der dem jeweiligen Sparkonto zugeschlüsselt ist.
So kann für jeden Mieter eine korrekte Trennung und Abrechnung der Zinsen über das Kassenprogramm erfolgen, vorher musste dies manuell errechnet werden.
zu den Barspenden
Die Barspenden für die Verwaltung aus 2006 und 2007 (Herkunft Fr. XY – Datenschutz) waren für die Kaffeekasse hinterlegt worden. Die insgesamt 100 € wurden aus dem Verwahrgeldkonto ausgebucht und der Kaffeekasse zugeführt. Es handelt sich um Spenden für das Personal, die nicht in Zusammenhang für eine dienstliche Handlung stehen.
zu Kassenfehlbeträgen und Kassenüberschüssen
Unstimmigkeiten wurden fehlerhaft auf Verwahrgeld gebucht. Diese fehlerhaften Buchungsvorgänge wurden durch Korrekturbuchungen (unter Anweisung des Staatlichen Rechnungsprüfers) geheilt und auf die korrekten Haushaltsstelle verbucht bzw. mit der allgemeinen Rücklage verrechnet.
zu Einnahmen des Schulverbandes
Einnahmen des Schulverbandes, die auf Verwahrgeldkonto der Gemeinde „geparkt“ wurden, sind dem Schulverband zugeführt worden.
zu Versicherungsfällen
Der Hinweis wird beachtet und künftig auf der Haushaltsstelle verbucht. Altfälle wurden entsprechend korrigiert. Ein Versicherungsfall in Höhe von 7.187,83 € (REWAG) betreffend, ist derzeit noch in Klärung befindlich.
Schnittstellenübernahme
Diese Probleme traten ausschließlich im Bereich der Lohnabrechnungen auf (Ausgleich Einnahme/Ausgabe zwischen Verwahrgeld und Haushaltsstelle) auf. Die rein buchhalterischen Fehlbeträge (de facto wurden die korrekten Gehälter ausgezahlt) wurden durch Ausgleichsbuchungen zwischen den Verwahrgeldern korrigiert. Die Schnittstellenproblematik ist geheilt, da die Kassenleitung nun die einzelnen Bestandteile der Gehaltszahlung detaillierter aufgeschlüsselt hat (z. B. in Verwahrgeld VL, Verwahrgeld Löhne- u. Gehälter, VG Entgeltumwandlung, VG Finanzamt, VG Sozialversicherungs- u. Krankenkassenbeiträge). Dadurch können bei der Schnittstellenübernahme eventuelle Fehler früher erkannt werden und sofort reagiert werden.
Jahresrechnung
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen. Grundsätzlich wurden die Ausdrücke bereitgestellt, jedoch nicht explizit darauf hingewiesen. Der Thematik wird aufgrund der Erkenntnisse der Rechnungsprüfung künftig erhöhte Aufmerksamkeit gewidmet. Die örtliche Rechnungsprüfung wird gebeten hier auch Prüfungen durchzuführen, damit etwaige Unstimmigkeiten zeitnah geklärt werden können.
Besetzung der Kasse
Die Kasse wurde mittlerweile mit einer Teilzeitkraft mit einer WAZ von 18 Stunden verstärkt.
Die Kassenleitung kann seitdem mehr Zeit der Überprüfung und dem Forderungsmanagement widmen.
Anzahl der Feststellungen
Der Prüfungszeitraum von 14 Jahren bedingt durchaus eine höhere Fehleranzahl.
Die Überlastung des Kassenleiters war auch bedingt durch eine Vielzahl von zusätzlichen Aufgaben im Bereich der Kasse, die dort gemäß Art. 100 GO zulässig wären, z. B. Sollstellungen Grund- und Gewerbesteuer, Versicherungswesen etc.
Dies Fehlorganisation wurde aufgelöst!
zu 3.
Kein Hinweis erforderlich
zu 4.
zu 4.1.1.1.
Rückzahlung erfolgte. Erledigt.
zu 4.1.1.2
TZ 1
Die fehlerhaften Buchungen wurden mit Korrekturbuchungen nach Anweisung durch den Rechnungsprüfer den jeweils passenden Verwahrgeldkonten (z. B. Verwahrgeld 110 „Pettendorf Südwest“) oder mit der Rücklage verrechnet.
Der Hinweis bezüglich des Arbeitgeberdarlehens wird zur Kenntnis genommen und im Wiederholungsfall auf dem Konto 10006 gebucht.
Zu den Anmerkungen „Mietkautionen“ wird auf Nr. 2 Mietkautionen verwiesen.
Alle weiteren Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und soweit möglich den korrekten Verwahrgeldkonten bzw. mit der Rücklage verrechnet.
Gelder des Schulverbandes wurden dem Schulverband zugeführt (hier 777,66 € insgesamt für Mittagsbetreuung und Miete Turnhalle).
TZ 2
Vorschüsse (auf Gehalt) wurden seit längerem nicht mehr geleistet. Werden künftig auf Verwahrgeld gebucht.
zu 4.1.1.3
TZ 3
vgl. Ausführung zu Barspenden unter 2.
zu 4.1.2.1
TZ 4
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Die Problematik ist korrigiert. Der Ausgleich von Einnahmen und Ausgaben bei durchlaufenden Geldern wird durch Kassenleitung sichergestellt. Häufig Fälle sind z. B. Doppelzahlungen im EWO etc.
zu 4.1.2.2
TZ 5
Der beschriebene Kassenfehlbetrag aus 2010 ist mittlerweile korrigiert. Der Ursache des Fehlers ist nicht mehr nachvollziehbar. Die Vorgehensweise des Kassenleiters war fehlerhaft, da eine doppelte Ausbuchung im Ist erfolgte.
zu 4.1.2.3
TZ 6
Die Kassenreste beruhten auf Buchungsfehlern, diese sind durch Korrekturbuchungen erledigt und gemäß Vorgabe der Rechnungsprüfung in Abgang gebracht.
zu 4.1.2.4
TZ 7
Dieses Problem bei den Gewerbezentralregisterauszügen, Führungszeugnissen, Fischereischeinen etc. entstand dadurch, dass die Einnahmen auf dem Verwahrgeld absummiert wurden und die Ausgaben (Weitergabe Bund/Land) teilweise auf der Haushaltsstelle erfolgten.
Diese Problematik wurde dadurch geheilt, dass die Schnittstellenübernahme sowohl in Einnahmen und Ausgaben ausschließlich auf dem Verwahrgeld abgewickelt werden. Nur unser Anteil wird auf der Haushaltsstelle vereinnahmt.
Die Vorgehensweise war möglicherweise unklaren Vorgaben geschuldet. Diese wurden nun wie vorher ausgeführt mit der Kassenleitung und dem EWO geklärt.
zu 4.1.2.5
TZ 8
Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
zu 4.1.2.6
TZ 9
Erledigt, vgl. Nr. 2 Einnahmen des Schulverbandes.
zu 4.1.2.7
TZ 10
Erledigt, vgl. Nr. 2 Einnahmen des Schulverbandes.
zu 4.1.2.8
TZ 11
Gemäß Rechnungsprüfer erledigt.
zu 4.1.2.9
TZ 12
Der Schaden in Höhe von 1.011,50 € wurde nachgemeldet und von der Versicherung in Höhe von 960,93 € erstattet.
zu 4.1.2.10
TZ 13
Wurde mit Korrekturbuchung berichtigt und der Rücklage zugeführt.
zu 4.1.2.11
TZ 14
Resultat der Korrekturbuchungen.
zu 4.2.1
TZ 15
Erledigt durch Korrekturbuchung in 2020.
zu 4.2.2
TZ 16
Erledigt durch Rücklagenzuführung.
zu 4.2.3
TZ 17
Der Kassenrest beträgt tatsächlich 2.400 € (nach Prüfung Kämmerei, Kassenleitung). Einnahmenrest aus Abrechnung Stichstraße. Derzeit in Stundungsvorgang geprüft.
4.3.
zu 4.3.1
TZ 18
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen. Das Verwahrgeldkonto 120 ist belegorientiert und nicht kontenorientiert angelegt. Das Konto ist trotzdem ausgeglichen und aus Sicht der Verwaltung nicht falsch abgeschlossen. Die Belegorientierung führt zu einer atomisierten Darstellung der Einzelbelege und nicht zu einer Gesamtsummenbildung. Die Umstellung auf Kontenorientiert ist vorgesehen.
zu 4.3.2
TZ 19
Erledigt durch Verrechnung mit der allgemeinen Rücklage (Entnahme). Buchung auf Verwahrgeld 120.
4.4
zu 4.4.1
TZ 20
Erledigt gemäß Prüfberichtsdarstellung.
zu 4.5
TZ 21
Bestand auf Verwahrgeldkonto 300 vorhanden in Höhe von 4.172,99 €. Dieser muss für die Leitung verwendet werden. Zweckfremde Mittel wurden gemäß Rechnungsprüfungsergebnis der Rücklage zugeführt (133,46 €).
4.6
zu 4.6.1 bis 4.6.2.2
Vgl. hierzu auch Nr. 2 Kautionskonten.
TZ 22 u. TZ 23
Die Textziffer wurde entsprechend umgesetzt. Alle Kautionen sind auf Verwahrgeldkonto 700 zusammengefasst, aber unterschiedliche Zahlwege vorhanden, so dass für jede Kaution ein eigenes Sparbuch existiert und dort jeweils kautionsbezogen verzinst wird.
zu 4.7
TZ 24
Der Bestand in Höhe von 672,90 € wurde zugunsten der allgemeinen Rücklage aufgelöst.
zu 4.8
TZ 25
Das Fundgeld wurde der allgemeinen Rücklage zugeführt, da sich kein Eigentümer meldete. Derzeit kein Bestand mehr vorhanden.
zu 4.9
TZ 26
Wurde auf Hinweis Kämmerei eingeführt.
zu 4.9.2
TZ 27
Feststellung wird zur Kenntnis genommen.
4.10
zu 4.10.1.
TZ 28
Die 100 € wurden an die Bürgerstiftung weitergeleitet.
zu 4.10.2
TZ 29
Erledigt.
zu 4.11
wird im Rahmen der Personenkonten bereinigt. Hierzu wird zum Teilbericht B vorgetragen.
zu 4.12
TZ 30
Erledigt, vgl. Nr. 2 Schnittstellenübernahme.
zu 4.13
4.13.1 bis 4.13.4
TZ 31 bis 34
Erledigt, vgl. Nr. 2 Schnittstellenübernahme. Über allgemeine Rücklage aufgelöst.
zu 4.14 bis 4.16
TZ 35 bis TZ 37
Erledigt, vgl. auch Nr. 2 Schnittstellenübernahme. Über allgemeine Rücklage aufgelöst.
zu 4.17
TZ 38
Das Problem resultiert aus einer Rückzahlung eines Vorschusses, der nicht auf diesem Verwahrgeldkonto ausgegeben wurde.
TZ 39
Erledigt gemäß Prüfungsbericht. Die Buchung der Ausgaben erfolgt über Varial. Die Absummierung erfolgt nun vor der Auszahlung und ist mittlerweile korrekt.
zu 4.18
TZ 40
Wird erledigt.
zu 4.19
TZ 41
Die örtliche Rechnungsprüfung wird auf die Bitte der überörtlichen Rechnungsprüfung hingewiesen.
