Gegenstand des Teilberichts B ist die Bereinigung der Personenkonten. Die geprüften Unterlagen ergeben sich aus dem Prüfungsbericht. Aus Gründen der Zweckmäßigkeit wurde der Prüfungszeitraum auf die Jahre 2005 bis 2021 ausgeweitet. Die erforderlichen Korrekturbuchungen wurden für alle Fälle, die aufgrund der Prüfungsfeststellungen zweifelsfrei aufgeklärt werden konnten mittlerweile durchgeführt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden die Feststellungen auf den Personenkonten im nichtöffentlichen Teil dieser Sitzung behandelt. Grund hierfür ist der unmittelbare Bezug der Datensätze zu namentlich benannten Personen oder Firmen.
Im öffentlichen Teil wird das zusammengefasste Prüfungsergebnis für den Teilbericht B behandelt und die Textziffern 1 bis 16 (TZ 1 bis TZ 16) behandelt.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Gemeinde Pettendorf die überwiegende Anzahl der 574 Textziffern für den Zeitraum 2005 bis 2021 korrigiert hat und die künftige Beachtung sowie Vermeidung der aufgezeigten Prüfungsfeststellungen zusichert.
Laufende Verfahren, die ebenfalls im Rahmen der Rechnungsprüfung erwähnt werden, z. B. die tiefgehende oder erneute Prüfung von Stundungsvoraussetzungen oder der Erlass Forderungen insolventer Schuldner/innen werden im nichtöffentlichen Teil dieser Gemeinderatssitzung bzw. nach abschließender Klärung des Sachverhalts im nichtöffentlichen Teil der nächst möglichen Gemeinderatssitzung behandelt.
Insgesamt wurden vor 574 Feststellungen auf Personenkonten getroffen.
Auf die beigefügte Anlage „Zusammengefasstes Prüfungsergebnis wird verwiesen“.
TZ 1: Personenkonten sollten künftig nur von einer Verwaltungskraft angelegt werden. Es ist künftig sicherzustellen, dass bei mehreren Personenkonten für eine Person Einnahmen richtig zugeordnet werden.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Um eine Doppelanlage von PKs zu vermeiden sind geeignete Prüfmechanismen angelegt. Die Umsetzung ist sichergestellt.
TZ 2: Auf Personenkonten bestehende Guthaben wurden häufig nicht ausbezahlt, sondern als negative Kasseneinnahmereste fortgeschrieben.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen, die sofortige Umsetzung ist sichergestellt. Es erfolgten Rückzahlungen in Höhe von 9.723,10 €.
TZ 3: Offene Forderungen wurden nicht zeitnah bzw. überhaupt nicht angemahnt. Erfolglose Mahnverfahren mündeten nicht in Vollstreckungsverfahren. Falsche Zuordnungen von Objekten wurden nicht aufgeklärt. Mahnsperren verhinderten, dass die problembehafteten Fälle auf den Mahnlisten erschienen. Die Kasse hatte die Bearbeitung der Kasseneinnahmereste weitgehend aufgegeben.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen, sofortige Abhilfe ist sichergestellt. Das Forderungsmanagement wurde optimiert, Forderungen werden von der Kasse unverzüglich verfolgt, ebenso wird im Bedarfsfall die Vollstreckung eingeleitet.
TZ 4: Ein Gesamtbetrag von 805,84 € ist verjährt (Zahlungsverjährung), weil der Kassenverwalter noch 2020 übergebene Fälle nicht bearbeitet hat.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und wird einer weitergehenden Prüfung (Schaden Kassenversicherung) zugeführt. Die Ursachen werden in diesem Zusammenhang noch näher geprüft, sind jedoch auch auf die zusätzliche Arbeitsbelastung der Kassenleitung im Prüfungszeitraum zurückzuführen.
TZ 5: Negative Kasseneinnahmereste beruhten teilweise auf fehlerhafte Soll-Stellungen und auf Fehlbuchungen.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Künftige Beachtung wird zugesichert. Fehlende Sollstellungen wurden nachgeholt, fehlerhafte Buchungen soweit möglich korrigiert.
TZ 6: Negative Kasseneinnahmereste wurden teilweise nicht mit Kasseneinnahmeresten verrechnet. Beide Reste wurden jährlich fortgeschrieben.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen, Hinweise zur Bereinigung werden bzw. wurden umgesetzt. Die künftige Beachtung wird zugesichert.
TZ 7: Uneinbringliche Forderungen wurden nicht bereinigt, sondern als Kasseneinnahmereste fortgeschrieben. Teilweise beruhen Kasseneinnahmereste auf nichtigen Bescheiden. Fehlerhafte Soll-Stellungen wurden nicht bereinigt.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen, Hinweise zur Bereinigung werden bzw. wurden umgesetzt. Die künftige Beachtung wird zugesichert.
TZ 8: Uneinbringliche Kleinbeträge und verjährte Ansprüche sind künftig in Abgang zu bringen.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen, Hinweise zur Bereinigung werden bzw. wurden umgesetzt. Die künftige Beachtung wird zugesichert. Es wurden verjährte Forderungen in Höhe von 12.672,42 € in Abgang gebracht.
TZ 9: Es entstanden Kasseneinnahmereste, weil die Kasse die Gegenbuchung (Verrechnung) von Forderungen gegen sich selbst übersah.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und unverzüglich abgestellt.
TZ 10: Privatrechtliche Forderungen wurden mit Mahngebühr und Säumniszuschlägen eingefordert.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Bei privatrechtlichen Forderungen werden im Verzugsfall ausnahmslos Verzugszinsen nach BGB erhoben.
TZ 11: Pachtverhältnisse sind bei einem Wechsel des Pächters den tatsächlichen Verhältnissen anzupassen. Die Höhe des Pachtzinses wäre zu prüfen. Bei niedrigem Pachtzins und langer Vertragslaufzeit sollten die Vertragsverhältnisse vereinfacht werden.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und bei Änderungsfällen und Neuabschlüssen sofort umgesetzt. Pachtverhältnisse werden in solchen Fällen nach den üblichen Pachtzinsen vereinbart, Sollstellungen erfolgen von der Immobilien- und Grundstücksverwaltung bei SG 11 nun ohne weitere Verzögerungen. Fehlerhafte Pachtverträge, meist nach Übergang auf Rechtsnachfolger, wurden korrigiert.
TZ 12: In einem Fall (Anlage, Ziffer 2.474) wurde übersehen, einen mit einem Schuldner geschlossenen Vergleich buchungstechnisch umzusetzen.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Die Sollstellung wurde korrigiert. Der Sachverhalt ist somit erledigt
TZ 13: Die Soll-Stellung von Erschließungsbeiträgen in Höhe von 49.007,99 € wurde in Abgang gebracht, da die Grundstücke noch nicht erschlossen sind (Anlage 1, Ziffer 2.547).
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Die Sollstellung wurde entsprechend der Feststellung des Prüfers korrigiert.
TZ 14: Beiträge sollten künftig nicht auf Personenkonten, sondern direkt auf der einschlägigen Haushaltsstelle gebucht werden. Teilweise wurden Beitrags-Sollstellungen doppelt durchgeführt. Stundungsbescheide sollten bei der Kasse hinterlegt werden.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen. Grundsätzlich wäre die Buchung auf Personenkonten aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung (Sollstellung) vorteilhaft. Die bisherige Praxis zeigte jedoch eine erhöhte Fehlergefahr. Die diesbezüglich wird noch an einer dauerhaften Lösung mit der Kassenleitung gearbeitet, die mit der Kommunalaufsicht abgestimmt wird. Die Stundungsbescheide werden bei der Kasse hinterlegt. Altfälle schrittweise aufgearbeitet und der Kasse zugänglich gemacht.
TZ 15: Die Kasse darf nicht mit Eigentümern vereinbaren, dass die von ihnen zu tragenden Abgabenlasten direkt mit den Mietern abzurechnen sind.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und umgesetzt.
TZ 16: Auf Weisung des Kassenverwalters behandelte das Steueramt Eigentümerwechsel erst im Folgejahr. Die führte zu unberechtigten Soll-Stellungen und einem erheblichen Mehraufwand bei der Kasse.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und die sachgerechte Umsetzung veranlasst.
