Am 28.09.2023 fand die örtliche Rechnungsprüfung für das Haushaltsjahr 2022 statt. Der nachfolgende Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses und die daraus resultierende Stellungnahme der Verwaltung bilden die Grundlage für den abzustimmenden Beschlussvorschlag.
Bericht über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2022 der Gemeinde Pettendorf
Allgemeine Feststellungen
Prüfungsverfahren
Der vom Gemeinderat bestellte Rechnungsprüfungsausschuss vom 28.09.2023, bestehend aus dem Vorsitzenden und Schriftführer Dr. Christian Schweiger und den Mitgliedern Walfried Achhammer, Michael Dotzler und Stefan Pengler nahm am 28.09.2023 von 10 bis 12.30 und 13.30 bis 17.15 Uhr die örtliche Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2022 vor. Ludwig Bink war verhindert, sein Vertreter Tobias Manz konnte ebenfalls nicht teilnehmen.
An Prüfungsunterlagen haben vorgelegen:
- die Haushaltssatzung (Haushaltsplan, Wirtschaftsplan, Stellenplan)
- die Haushaltssachbücher mit Jahresrechnung (für Gemeindehaushalt, Verwahrgelder und Vorschüsse)
- die Zeitbücher (Hauptbuch, Abgabenvorbuch u. ä. chronologische Buchungsnachweise)
- das Kontogegenbuch mit den Kontoauszügen
- das Kassentagebuch (Kassenstrazze)
- das Tagesabschlussbuch (Tagesabschlusskonten)
- die Steuermessbetragsverzeichnisse für die Grund- und Gewerbesteuern
- die Soll- und Hebelisten der gemeindlichen Gebühren, Steuern, Abgaben, Benutzungsgebühren, Beiträge, Mieten und Pachten
- die Beschlussbücher für die Zeit vom 01.01.-31.12.2022
Art und Umfang der Prüfungshandlungen (Art. 106 Abs. 1 GO, VV Nr. 5 zu § 2 KommPrV)
Die Rechnungsprüfung beschränkte sich auf eine angemessene Zahl von Prüfungsgebieten und Stichproben. Auf Mängel von nicht wesentlicher Bedeutung wurden die zuständigen Bediensteten mündlich hingewiesen.
Einhaltung der Haushaltssatzung und des Haushaltsplans
Der Vergleich der Haushaltsplan-Ansätze mit den Ergebnissen der Jahresrechnung ergab keine erheblichen Haushaltsüberschreitungen.
Rechnerische Prüfung
Hinweis: Bei Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung (z. B. Zeit- und Sachbuchführung einschließlich Rechnungslegung durch die AKDB und andere automatisierte Verfahren) kann auf eine rechnerische Prüfung der ausgedruckten Ergebnisse verzichtet werden, weil die rechnerische Richtigkeit der maschinell gebildeten Summen als gewährleistet gelten kann.
Entsprechend wurden hier keine Prüfungshandlungen vorgenommen.
Sachliche (materielle) Prüfung
Ausgaben des Gesamthaushalts
Bei der sachlichen (materiellen) Prüfung wurde in angemessenen Stichproben geprüft, ob
- eine Verpflichtung zur Leistung der Ausgabe bestand und zwar auf Grund gesetzlicher Bestimmungen, von Gemeinderatsbeschlüssen, vertraglicher Abmachungen oder sonstiger Vereinbarungen,
- die Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und angemessen anzusehen sind,
- die in Rechnung gestellten Leistungen und Lieferungen tatsächlich getätigt worden sind.
In formeller Hinsicht wurde weiter geprüft, ob
- die Ausgaben ausreichend belegt sind und der Zahlungsgrund ersichtlich ist,
- die Ausgaben von Anordnungsbefugten schriftlich angeordnet sind,
- auf den Belegen die Empfangsbestätigungen (Unterschriften) beziehungsweise die Zahlungsnachweise vorhanden sind,
- für alle Leistungen und Lieferungen Originalrechnungen vorliegen,
- die Zahlungen an den tatsächlichen Empfangsberechtigten geleistet wurden,
- die tatsächlichen Zahlungen mit den Buchungen im Sachbuch übereinstimmen,
- die Rechnungsbeträge auf Grund der Angaben über Mengen, Zeitdauer, Maße, Gewichte und Preise nachprüfbar sind,
- notwendige Beschlüsse des Gemeinderats vorliegen und diese richtig ausgeführt wurden.
Ausgaben des Vermögenshaushalts
Investitions-Maßnahmen
In angemessenen Stichproben wurde nachgeprüft, ob die Investitionsmaßnahmen nach den gesetzlichen Bestimmungen (z. B. Öffentliche Ausschreibung, Vergabegrundsätze) vergeben und ausgeführt wurden.
Die Prüfung hat zu keinen Bemerkungen Anlass gegeben.
Weitere Prüfungsfeststellungen
1. Anmietung Saal Mayerwirt
Die Entscheidung, den Saal das Gasthauses Mayer anzumieten, wertet der Rechnungsprüfungsausschuss als richtig und in der Pandemie als zwingend erforderlich. Aus heutiger Sicht stellt sich die Frage, ob die Konstellation optimierbar ist. Um dies zu ergründen, wird die Verwaltung gebeten, eine Nutzungsstatistik zu erstellen und dem Gemeinderat zur Information vorzulegen. Etwaige Maßnahmen können dann erarbeitet werden. Explizit mit einbezogen werden sollen die Ausgaben zur Reinigung des Raumes (siehe auch nächster Unterpunkt).
2. Reinigungsintervalle
Im Zuge der Prüfungshandlungen fiel auf, dass die Bücherei und der Jugendraum 14-tägig und das (Klo im) Friedhofsgebäude täglich gereinigt wird. Aus Kostengesichtspunkten empfiehlt der Rechnungsprüfungsausschuss, dass dem Gemeinderat die Reinigungsintervalle für die jeweiligen Liegenschaften zusammen mit den damit ausgelösten Kosten vorgelegt werden. Der Gemeinderat möge dann darüber beraten, ob Anpassungen denkbar sind.
3. Prüfung von abgeschlossenen Baumaßnahmen
Die Baumaßnahmen Hummelbergstraße, Adlersberg Nord-Ost und die Jahresbauleistungen wurden geprüft. Dabei ist nichts zu beanstanden.
4. Reparatur Unimog
Hierbei soll lobend erwähnt werden, dass nicht automatisch der nächstbeste Betrieb beauftragt wurde, sondern ein günstiger Anbieter gesucht und gewählt wurde. Hier ist seitens der Verwaltung keine Stellungnahme erforderlich.
5. Ausgaben mit Bezug zum Palmator
Die regelmäßig am Palmsonntag stattfindende Großveranstaltung dient unter anderem der Gewinnerzielung. Unangemessen erscheint wohl für jedermann nachvollziehbar, wenn der Gemeinde aufgrund dessen Kosten entstünden und diese auf die Allgemeinheit umgelegt würden.
Entsprechend wird darum gebeten, die Haushaltsstelle 6300.51200 und die entsprechenden Hintergründe zu erläutern:
- Verkehrszeichen Palmator 166,09 €
- Verkehrszeichen „Palmatorschaden“ 406,15 €
6. Dienstleistungen Bauhof
In diesem Gebiet wurden mehrere Abrechnungen überprüft. Teilweise werden hier nur Stunden gemeldet und entsprechend der Aufwand ausgeglichen. Zur besseren Transparenz wäre es wünschenswert, derartige Abrechnungen mit Angaben zu konkreten Uhrzeiten und Ort der Leistungserbringung anzureichern.
7. Digitalisierung?
Das Bild zeigt die Unterlagen zur Baumaßnahme Hummelbergstraße. Neben dem ökologischen Aspekt (verbrauchtes Papier) ist auch der Platzbedarf im Archiv beträchtlich.
Der Rechnungsprüfungsausschuss möchte eine Diskussion darüber anstoßen, in wie weit die Vorgänge in der Verwaltung unter sinnvoller Nutzung der Digitalisierung vereinfacht werden können.
Um Stellungnahme im Gemeinderat wird gebeten.
Abschließendes
Positiv fiel auf, dass Möglichkeiten, Skonto zum Abzug zu bringen, konsequent genutzt werden. Zudem gewann der Rechnungsprüfungsausschuss den Eindruck, dass die Verwaltung und insbesondere die Kasse sämtliche Vorgänge gründlich überprüft.
Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses
Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2022 ergab Anlass zu einer geringen Anzahl an Bemerkungen, zu denen die Verwaltung gebeten wird, Stellung zu nehmen.
Es wird vorgeschlagen, die Jahresrechnung nach Erledigung der aufgeführten Prüfungserinnerungen mit dem von der Verwaltung aufgestellten Ergebnis gemäß Art. 102 Abs. 3 GO festzustellen.
Pettendorf, den 28.09.2023
Der Prüfungsausschuss
Vorsitzender: Dr. Christian Schweiger
Mitglieder: Walfried Achhammer
Ludwig Bink (abwesend)
Michael Dotzler
Stefan Pengler
Stellungnahme der Verwaltung:
Ad 1: Anmietung Saal Mayerwirt
Der Saal des Mayerwirts wurde im Kalenderjahr 2022 an ca. 30 Einzeltagen im Rahmen der gemeindlichen Nutzungsvereinbarung belegt.
Davon fanden an Vereinsnutzungen
- PettenDorftheater (hier wochenlange Nutzung für Bühnenbau und Proben)
- Kirchenversammlung
- Faschingsball der Schützen
- Pettendorf bewahren
- PettenDorfladen
- BN Ortsgruppe
Die Nutzung des Saals für traditionelle Veranstaltungen erfolgte
- Starkbieranstich
- Volkstrauertag
Die Nutzung durch die Gemeinde für Aufgaben aus dem übertragenen und eigenen Wirkungskreis erfolgte an Tagen. Hierzu gehörten:
- Bürgerentscheid als Wahlraum
- Wahlen
- Sitzungssaal während Corona
- Bürgerversammlung
- Dorferneuerung Pettendorf
- Jahreshauptversammlung Feuerwehr
- Umweltforum
- Seniorenveranstaltungen (Workshops)
Pacht: 12.000 €
Heizung: 1.262,51 €
Reinigung: 3.387,39 €
Strom, Wasser und Abwasser sind im Mietpreis inkludiert. Zusätzlich unterstützt der Vermieter regelmäßig bei der Vorbereitung der Räume.
Nutzt der Vermieter den Saal, wird dies vertragsgemäß der Gemeinde vergütet.
Zusätzlich dient der Saal dem Waldkindergarten als Ausweichmöglichkeit bei Sturm – und Unwetterlagen. Er muss hierfür jederzeit zur Verfügung stehen. Dies ist auch in der Betriebserlaubnis festgeschrieben!
Insbesondere dies und die Flexibilität, jederzeit auf den Raum zugreifen zu können, erleichtert und rechtfertigt die Ausgaben aus Sicht der Verwaltung mehr als ausreichend.
Zudem ist dies als Übergangsregelung gedacht. Nach Anordnung der DE Pettendorf liegen die Voraussetzungen vor, weitere Verhandlungen zu führen.
Ad 2:
Die detaillierte Darstellung aller Reinigungsbereiche mit Aufteilung nach Flächen, Reinigungsintervallen und Qualitätsanforderungen hierzu wäre ein erheblicher Aufwand für die Verwaltung. Grundsätzlich werden alle Reinigungsbereiche nach Fläche, Häufigkeit, Qualität und zusätzlichen Leistungen wie Grundreinigung und Fensterreinigung ausgeschrieben und an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben. Die Häufigkeit der Reinigung richtet sich nach Beanspruchung der Räume, gerade auch im Winter und der Außenwirkung. Hygienische Anforderungen sind in der Regel nicht über das normale Maß erforderlich.
Jugendraum:
Für den Jugendraum sind folgende Preise zu bezahlen: monatlicher Pauschalpreis 32,54 € netto.
Hinzu kommt die Fensterreinigung beidseitig mit Rahmen: 9,20 € netto und der Regiestundensatz von 17,50 € netto für die Grundreinigung.
Bücherei (vormals Sparkasse): Hier werden pauschal 65 € netto / Reinigung in Rechnung gestellt.
Friedhofsgebäude Pettendorf:
Ursprünglich:
Seit 1.4.2020 wird der Aussegnungsraum 1 x wöchentlich gereinigt.
Ab 1.1.2024 werden hier 321,61 € netto/Monat in Rechnung gestellt.
Die Frequentierung der Außentoilette kann schwer bewertet werden. Ein längeres Intervall wäre möglich, wenn gewährleistet ist, dass die Toilette jederzeit sauber und nutzbar verlassen wird. Dies ist nur schwer prüfbar und würde einen unverhältnismäßig hohen Kontrollaufwand erfordern. In der Vergangenheit hatten wir einen Fall der regelmäßigen Verunreinigung.
Allerdings scheint Samstag und Sonntag auch ohne Reinigung möglich zu sein.
Auf der anderen Seite ist eine verunreinigte Toilette kein Aushängeschild.
