Der vom Gemeinderat bestellte Rechnungsprüfungsausschuss vom 17.10.2022, bestehend aus dem Vorsitzenden und Schriftführer Dr. Christian Schweiger und den Mitgliedern Walfried Achhammer, Ludwig Bink, Michael Dotzler und Stefan Pengler nahm am 17.10.2022 von 9 bis 12 und 13 bis 16.30 Uhr die örtliche Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2021 vor.
Nachfolgende Prüfungsunterlagen haben vorgelegen:
- die Haushaltssatzung (Haushaltsplan, Wirtschaftsplan, Stellenplan)
- die Haushaltssachbücher mit Jahresrechnung (für Gemeindehaushalt, Verwahrgelder und Vorschüsse)
- die Zeitbücher (Hauptbuch, Abgabenvorbuch u. ä. chronologische Buchungsnachweise)
- das Kontogegenbuch mit den Kontoauszügen
- das Kassentagebuch (Kassenstrazze)
- das Tagesabschlussbuch (Tagesabschlusskonten)
- die Steuermessbetragsverzeichnisse für die Grund- und Gewerbesteuern
- die Soll- und Hebelisten der gemeindlichen Gebühren, Steuern, Abgaben, Benutzungsgebühren, Beiträge, Mieten und Pachten
- die Beschlussbücher für die Zeit vom 01.01.-31.12.2021
ART UND UMFANG DER PRÜFUNGSHANDLUNGEN (ART. 106 ABS. 1 GO,
VV NR. 5 ZU § 2 KOMMPRV)
Die Rechnungsprüfung beschränkte sich auf eine angemessene Zahl von Prüfungsgebieten und Stichproben. Auf Mängel von nicht wesentlicher Bedeutung wurden die zuständigen Bediensteten mündlich hingewiesen.
EINHALTUNG DER HAUSHALTSSATZUNG UND DES HAUSHALTSPLANS
Der Vergleich der Haushaltsplan-Ansätze mit den Ergebnissen der Jahresrechnung ergab keine erheblichen Haushaltsüberschreitungen.
RECHNERISCHE PRÜFUNG
Hinweis: Bei Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung (z. B. Zeit- und Sachbuchführung einschließlich Rechnungslegung durch die AKDB und andere automatisierte Verfahren) kann auf eine rechnerische Prüfung der ausgedruckten Ergebnisse verzichtet werden, weil die rechnerische Richtigkeit der maschinell gebildeten Summen als gewährleistet gelten kann. Entsprechend wurden hier keine Prüfungshandlungen vorgenommen.
SACHLICHE (MATERIELLE) PRÜFUNG
AUSGABEN DES GESAMTHAUSHALTS
Bei der sachlichen (materiellen) Prüfung wurde in angemessenen Stichproben geprüft, ob
- eine Verpflichtung zur Leistung der Ausgabe bestand und zwar auf Grund gesetzlicher Bestimmungen, von Gemeinderatsbeschlüssen, vertraglicher Abmachungen oder sonstiger Vereinbarungen,
- die Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und angemessen anzusehen sind,
- die in Rechnung gestellten Leistungen und Lieferungen tatsächlich getätigt worden sind.
In formeller Hinsicht wurde weiter geprüft, ob
- die Ausgaben ausreichend belegt sind und der Zahlungsgrund ersichtlich ist,
- die Ausgaben von Anordnungsbefugten schriftlich angeordnet sind,
- auf den Belegen die Empfangsbestätigungen (Unterschriften) beziehungsweise die Zahlungsnachweise vorhanden sind,
- für alle Leistungen und Lieferungen Originalrechnungen vorliegen,
- die Zahlungen an den tatsächlichen Empfangsberechtigten geleistet wurden,
- die tatsächlichen Zahlungen mit den Buchungen im Sachbuch übereinstimmen,
- die Rechnungsbeträge auf Grund der Angaben über Mengen, Zeitdauer, Maße, Gewichte und Preise nachprüfbar sind,
- notwendige Beschlüsse des Gemeinderats vorliegen und diese richtig ausgeführt wurden.
AUSGABEN DES VERMÖGENSHAUSHALTS
INVESTITIONS-MASSNAHMEN
In angemessenen Stichproben wurde nachgeprüft, ob die Investitionsmaßnahmen nach den gesetzlichen Bestimmungen (z. B. Öffentliche Ausschreibung, Vergabegrundsätze) vergeben und ausgeführt wurden.
Die Prüfung hat zu im nachfolgenden bezeichneten Bemerkungen Anlass gegeben.
Weitere Prüfungsfeststellungen:
Prüfung der Pachtverträge:
Zunächst bestand Anlass zur Prüfung aufgrund des Erwerbs der Flurstücke 394 und 501, beide Gemarkung Hainsacker, um sicherzustellen, dass für diese nun im Eigentum der Gemeinde befindlichen Flurstücke Pachtverträge geschlossen wurden. Dies konnte bestätigt werden.
Folgendes wurde bei der Prüfung zur Kenntnis genommen und soll hier lobend erwähnt werden: Verwaltungsseitig wurde entdeckt, dass in einem Einzelfall länger kein Pachtzins erhoben wurde. Dies wurde umgehend korrigiert.
Mit dem Lob geht das Interesse des Rechnungsprüfungsausschusses darüber einher, wie die pünktliche Zahlung der jeweiligen Pachtzinsen sichergestellt wird. Es wird darum gebeten, den zugrundeliegenden Prozess im Gemeinderat vorzustellen.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Pachtzahlung wird für alle Pachtverträge durch Sollstellung des Pachtzinses zur vereinbarten Fälligkeit (meist 01.10. des Jahres) sichergestellt. Bei fehlenden Zahlungseingang wird nach 14 Tagen eine Erinnerung durch das Bauamt veranlasst, bei weiterem Zahlungsverzug wird der Anspruch über die Kasse und das ggf. notwendige Mahnwesen verfolgt.
E-Bike-Förderung:
Diese Fördermaßnahme wurde geprüft. Hier fiel auf, dass der Verwaltung ein nicht geringer Arbeitsaufwand entstand. In der Regel war dies der Fall, weil von Bürgern Förderanträge gestellt wurden, der entsprechende Kaufnachweis in Form einer Rechnung jedoch erst deutlich später nachgereicht wurde. Dies führte zu mehrfachen Nachfragen bei den Antragstellern. Als „lessons learnt“ mit dem Ziel der Entlastung der Verwaltung empfiehlt der Rechnungsprüfungsausschuss, durchaus weniger bürgerfreundliche Vorgehensweisen anzuwenden. Konkret hätte dies im Fall der E-Bike-Förderung bedeuten können, nur Förderungsanträge anzunehmen, denen bereits eine Rechnung beigefügt ist.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Abwicklung der E-Bike-Förderung gestaltete sich anfänglich schwieriger als geplant, da nach Bekanntwerden der Gemeinderatsentscheidung über die Pettendorf aktuell eine große Anzahl von formlosen Anträgen eingingen, ohne dass vorher die Rahmenbedingungen für die Antragsstellung bekanntgeben wurden. Aus diesem Grund wurde es erforderlich, die Unterlagen nachzufordern. Als „lessons learnt“ werden gemeindliche Förderprogramme in Zukunft über die Homepage mit entsprechend vorbereiteten Antragsunterlagen eingestellt. Dadurch wird ähnlich wie bei staatlichen Fördermaßnahmen ein formeller Antrag mit von Anfang an klar definierten Antragsunterlagen bereitgestellt. Eine formlose Antragstellung wird künftig nicht mehr zugelassen.
Gemeindeseitig angemietete Fläche in der Dorfladenimmobilie
Im Rahmen der Prüfungshandlungen stieß der Ausschuss auch auf das Thema der seitens der Gemeinde in der den Dorfladen beherbergenden Immobilie angemieteten Flächen, vgl. Email des Bürgermeisters vom 25.08.2022. Der Ausschuss regt an, das Thema dem Gemeinderat transparent zu machen und zur Entscheidung über die weitere Vorgehensweise vorzulegen.
Stellungnahme Kämmerei:
Bei der von der Gemeinde angemieteten Fläche handelt es sich um eine Restfläche von
176,85 m². Hierfür besteht ein Mietvertrag zwischen der Gemeinde Pettendorf mit dem Vermieter der Immobilie Schloßstraße 17. Seit 2022 nutzt der Dorfladen diese Fläche „testweise“ für die Erweiterung des Getränkemarktes. Die aktuellen Rahmenbedingungen und die künftige Nutzung sind nicht Gegenstand der Haushaltsjahre 2021 und 2022, werden aber für das HH-Jahr 2023 vertraglich geregelt.
Prüfung von abgeschlossenen Bauvorhaben
Zur Prüfung angestanden hätte die Baumaßnahme Hummelbergstraße. Nachdem diese noch nicht schlussgerechnet ist, wird die Prüfung auf das Folgejahr verschoben.
Stellungnahme Kämmerei:
Nicht erforderlich.
Bauhof
Der Rechnungsprüfungsausschuss schlägt vor, den aktuellen Sachstand zur Organisationsuntersuchung bezüglich des Bauhofs im Gemeinderat darzulegen.
Stellungnahme Bürgermeister und Kämmerei:
Der Arbeitsstand zur Analyse der Betriebsorganisation Bauhof ist im Wesentlichen auf dem Sachstand, der dem Gemeinderat im Mai mit Unterlagen erläutert wurde. Ein weiteres Vorwärtskommen war über den Sommer aufgrund der vielzähligen operativen Tätigkeiten des Bürgermeisters nicht leistbar: Fertigstellung Ärztehaus, Fertigstellung Kinderhaus Kneiting, Umsetzung Waldkindergarten, Straßenbau Aichahof, Straßenbau Gut Tremmelhausen, Freizeitgelände Kneiting in Verbindung und Sanierung Pumpwerk Kneiting. Daneben liefen insgesamt 5 Bebauungsplanverfahren, ein Ratsbegehren und die üblichen routinemäßigen Tätigkeiten. Zudem kam ein insgesamt sehr hoher Ausfall im Bauhof hinzu. Dies führte zu einem erheblichen Nachholbedarf der routinemäßigen Tätigkeiten, sodass notwendige Abstimmungsgespräche mit dem BHL aber auch mit dem Team bislang nicht untergebracht werden konnten.
Mit der Vergabe einer Winterdiensttour wird ein entsprechendes Zeitfenster über die Wintermonate erwartet, in der dies untergebracht werden soll. Ziel ist, die Ergebnisse vor der Finanzausschusssitzung 2023 vorzulegen, um in der Konsequenz über die bereits im Stellen-Plan 2022 angedachte Neubesetzung entscheiden zu können. Weitere Informationen befinden sich im Anhang.
Zusammenfassung der Prüfungsfeststellungen
Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2021 ergab Anlass zu einer geringen Anzahl an Bemerkungen, zu denen die Verwaltung gebeten wird, Stellung zu nehmen.
Es wird vorgeschlagen, die Jahresrechnung nach Erledigung der aufgeführten Prüfungserinnerungen mit dem von der Verwaltung aufgestellten Ergebnis gemäß Art. 102 Abs. 3 GO festzustellen.
