Der vom Gemeinderat bestellte Rechnungsprüfungsausschuss nahm am 25.09.2024 die örtliche Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2023 vor. Im Bericht über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2023 wurden nachfolgende Feststellungen getroffen, zu denen seitens der Verwaltung nachfolgend Stellung bezogen wird.
- Allgemeine Feststellungen
- Prüfungsverfahren
Der vom Gemeinderat bestellte Rechnungsprüfungsausschuß vom 25.09.2024, bestehend aus dem Vorsitzenden und Schriftführer Dr. Christian Schweiger und den Mitgliedern Walfried Achhammer, Michael Dotzler, Tobias Manz (in Vertretung für Ludwig Bink) und Stefan Pengler nahm am 25.09.2024 von 9 bis 12 und 13 bis 14.37 Uhr die örtliche Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2023 vor.
- An Prüfungsunterlagen haben vorgelegen:
- die Haushaltssatzung (Haushaltsplan, Wirtschaftsplan, Stellenplan)
- die Haushaltssachbücher mit Jahresrechnung (für Gemeindehaushalt, Verwahrgelder und Vorschüsse)
- die Zeitbücher (Hauptbuch, Abgabenvorbuch u. ä. chronologische Buchungsnachweise)
- das Kontogegenbuch mit den Kontoauszügen
- das Kassentagebuch (Kassenstrazze)
- das Tagesabschlußbuch (Tagesabschlußkonten)
- die Steuermeßbetragsverzeichnisse für die Grund- und Gewerbesteuern
- die Soll- und Hebelisten der gemeindlichen Gebühren, Steuern, Abgaben, Benutzungsgebühren, Beiträge, Mieten und Pachten
- die Beschlußbücher für die Zeit vom 01.01.-31.12.2023
- Art und Umfang der Prüfungshandlungen (Art. 106 Abs. 1 GO, VV Nr. 5 zu § 2 KommPrV)
Die Rechnungsprüfung beschränkte sich auf eine angemessene Zahl von Prüfungsgebieten und Stichproben. Auf Mängel von nicht wesentlicher Bedeutung wurden die zuständigen Bediensteten mündlich hingewiesen.
- Einhaltung der Haushaltssatzung und des Haushaltsplans
Der Vergleich der Haushaltsplan-Ansätze mit den Ergebnissen der Jahresrechnung ergab keine erheblichen Haushaltsüberschreitungen.
- Rechnerische Prüfung
Hinweis: Bei Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung (z. B. Zeit- und Sachbuchführung einschließlich Rechnungslegung durch die AKDB und andere automatisierte Verfahren) kann auf eine rechnerische Prüfung der ausgedruckten Ergebnisse verzichtet werden, weil die rechnerische Richtigkeit der maschinell gebildeten Summen als gewährleistet gelten kann.
Entsprechend wurden hier keine Prüfungshandlungen vorgenommen.
- Sachliche (materielle) Prüfung
- Ausgaben des Gesamthaushalts
Bei der sachlichen (materiellen) Prüfung wurde in angemessenen Stichproben geprüft, ob
- eine Verpflichtung zur Leistung der Ausgabe bestand und zwar auf Grund gesetzlicher Bestimmungen, von Gemeinderatsbeschlüssen, vertraglicher Abmachungen oder sonstiger Vereinbarungen,
- die Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und angemessen anzusehen sind,
- die in Rechnung gestellten Leistungen und Lieferungen tatsächlich getätigt worden sind.
In formeller Hinsicht wurde weiter geprüft, ob
- die Ausgaben ausreichend belegt sind und der Zahlungsgrund ersichtlich ist,
- die Ausgaben von Anordnungsbefugten schriftlich angeordnet sind,
- auf den Belegen die Empfangsbestätigungen (Unterschriften) beziehungsweise die Zahlungsnachweise vorhanden sind,
- für alle Leistungen und Lieferungen Originalrechnungen vorliegen,
- die Zahlungen an den tatsächlichen Empfangsberechtigten geleistet wurden,
- die tatsächlichen Zahlungen mit den Buchungen im Sachbuch übereinstimmen,
- die Rechnungsbeträge auf Grund der Angaben über Mengen, Zeitdauer, Maße, Gewichte und Preise nachprüfbar sind,
- notwendige Beschlüsse des Gemeinderats vorliegen und diese richtig ausgeführt wurden.
- Ausgaben des Vermögenshaushalts
- Investitions-Maßnahmen
In angemessenen Stichproben wurde nachgeprüft, ob die Investitionsmaßnahmen nach den gesetzlichen Bestimmungen (z. B. Öffentliche Ausschreibung, Vergabegrundsätze) vergeben und ausgeführt wurden.
Die Prüfung hat zu keinen Bemerkungen Anlaß gegeben.
- Weitere Prüfungsfeststellungen
- Zahlungsfähigkeit Der Gemeinde
Bei zahlreichen Auszahlungsvorgängen finden sich Zahlungserinnerungen, Mahnungen und diesbezügliche Schriftverkehre. Dies wirft die Frage auf, ob die Zahlungsfähigkeit der Gemeinde im Haushaltsjahr 2023 durchgängig gegeben war.
Wunsch des Rechnungsprüfungsausschusses ist, daß beispielsweise in Form eines Diagramms dargestellt wird, in wie weit Kassenkredite in Anspruch genommen und ausgeschöpft werden mußten.
Im speziellen wurde auch ein Zahlungsaufschub für die Kreisumlage gewährt. Um Auskunft darüber wird gebeten, in welcher Höhe sich die dafür zu zahlenden Zinsen bewegen.
Generell stellt sich die Frage, ob die Planungsgrundlagen und -prinzipien der Gemeinde nicht modifiziert werden müßten, um dauerhaft mit hoher Wahrscheinlichkeit solche Situationen zu vermeiden. Hierzu möge der Gemeinderat eine Einschätzung erhalten.
- Prüfung von abgeschlossenen Baumaßnahmen
Die Baumaßnahmen Tremmelhausen und Aichahof wurden geprüft. Dabei ist nichts zu beanstanden.
- Kalkulation zur Beitrags- und gebührensatzung zur Entwässerungssatzung
Die Kalkulation wurde geprüft. Äußerst ausführlich sind alle einfließenden Kosten aufgeführt, auch die einzelnen Rechenschritte sind nachvollziehbar. Die erkennbare Sorgfalt verdient Lob und Anerkennung.
Im Zuge der Prüfungshandlung wurde eruiert, ob die entsprechenden Gebührensätze auch auf der Netzpräsenz der Gemeinde ersichtlich sind. Dabei fiel auf, daß zwar inzwischen vier Änderungssatzungen veröffentlicht sind, jedoch keine Satzungsfassung, in welche die Änderungssatzungen eingearbeitet sind. Im Sinne der Bürgerfreundlichkeit kann erwartet werden, daß die Satzung direkt in der aktuell gültigen Fassung eingesehen werden kann.
- Ausschreibung der Planungsleistungen für die Baumaßnahme Tremmelhausen
Hier wurden drei Ingenieurbüros A, B und C angefragt. Den Zuschlag erhält Ingenieurbüro C.
Auffällig war, dass A und B eine von der Gemeinde mitgeteilte Grobkostenschätzung in Höhe von 255 k€ zugrunde legten, C hingegen in Höhe von 315 k€. Wider Erwarten war das Angebot von C das günstigste und wirtschaftlichste. In diesem Fall hatte die Abweichung in Form von unterschiedlichen zugrunde gelegten Grobkostenschätzungshöhen keine negativen Auswirkungen auf die Gemeinde. Im Regelfall dürfte sich dies jedoch anders darstellen.
Zu erläutern ist, weshalb hier unterschiedliche Angebotsprämissen vorlagen und dies bei der Angebotsprüfung nicht aufgezeigt wurde.
- Ratsinformationssystem
Im nichtöffentlichen Teil der Gemeinderatssitzungen vom 4. Mai und 1. Juni 2023 war die Nutzung des Ratsinformationssystems Gegenstand im Tagesordnungspunkt „Anfragen und Bekanntgaben“.
Mitgeteilt wurde, daß nur sechs der 16 Gemeinderatsmitglieder das Ratsinformationssystem vollumfänglich und alleinig nutzen. Die verbleibenden zehn Gemeinderatsmitglieder erhalten die Sitzungsunterlagen zusätzlich in Papierform.
Die Thematik wurde unter anderem aus dem Gesichtspunkt der Entlastung des Verwaltungspersonals angesprochen. Der Rechnungsprüfungsausschuß unterstützt diesen Vorstoß mehrheitlich und bittet um Mitteilung, ob sich die Quote inzwischen verbessert hat.
Die relevanten Gemeinderatsmitglieder werden gebeten, zu überdenken, ob es für sie möglich ist, hier einen Beitrag zur Kosteneinsparung und zum Umweltschutz zu leisten.
- Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses
Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2023 ergab Anlaß zu einer geringen Anzahl an Bemerkungen, zu denen die Verwaltung gebeten wird, Stellung zu nehmen.
Es wird vorgeschlagen, die Jahresrechnung nach Erledigung der aufgeführten Prüfungserinnerungen mit dem von der Verwaltung aufgestellten Ergebnis gemäß Art. 102 Abs. 3 GO festzustellen.
Pettendorf, 25.09.2024
Der Prüfungsausschuß
Vorsitzender: Dr. Christian Schweiger
Mitglieder: Walfried Achhammer
Michael Dotzler
Tobias Manz (in Vertretung für Ludwig Bink)
Stefan Pengler
Stellungnahme der Verwaltung
zu 5.1 Zahlungsfähigkeit der Gemeinde
Im Jahr 2023 mussten aufgrund der erheblichen Einnahmeausfälle aus Grundstücksgeschäften durchgehend Kassenkredite beansprucht werden. Diese Situation erforderte eine Steuerung der Kreditorenbuchhaltung, um eine Überschreitung des Höchstbetrages der Kassenkredite zu vermeiden. Diese lag im Jahr 2023 bei 1.140.901 €.
Die Inanspruchnahme der Kassenkredite verursachte außerplanmäßige Zinsbelastungen in Höhe von 23.418,03 €.
Die schwierige Haushaltslage 2023 machte es ebenfalls erforderlich, eine Stundung der Kreisumlage zu beantragen. Diese wurde seitens des LRA Regensburg genehmigt. Im Haushaltsjahr 2023 wurden von der veranschlagten Kreisumlage in Höhe von 1.605.830 € anteilig 1.338.190,87 € an die Kreiskasse überwiesen. Die Stundung betrug demnach 267.638,18 €, die im Jahr 2024 fristgerecht zurückbezahlt wurde. Die hierfür entstandenen Stundungszinsen sind mit 13.459,15 € berechnet, die 2024 kassenwirksam wurden.
Da die kamerale Haushaltsplanung auch auf Schätzungen beruht, kann eine solche Situation nicht von vorneherein ausgeschlossen werden. Nach bestem Wissen und Gewissen konnte die Verwaltung nicht davon ausgehen, dass durch den zeitlichen Ablauf der Planungsleistungen und die dadurch entstandene Problematik der fehlenden Vermarktbarkeit erhebliche Einnahmeausfälle in 2023 entstehen. Die Verabschiedung eines Nachtragshaushaltsplans 2023 und die erneute Aufnahme eines Kredites wurde grundsätzlich in Erwägung gezogen, aber nicht weiterverfolgt. Grund hierfür war es auch zu vermeiden, ein weiteres langfristiges Darlehen aufnehmen zu müssen, da der Abschluss der Planungsleistungen und der Beginn der Erschließungsmaßnahmen in 2023 auf eine teilweise Vermarktung in 2023 hoffen ließen.
Ein weiterer Grund für die insbesondere in 2023 entstandenen Liquiditätsengpässe waren die großen Investitionen der Gemeinde Pettendorf in den Vorjahren, die einen großen Teil der Rücklagen verzehrten und zudem Kreditaufnahmen erforderlich machten.
Hierzu hat der Erste Bürgermeister bereits in den Bürgerversammlungen informiert, die Zusammenfassung macht deutlich, welche wichtigen Investitionen in die gemeindliche Infrastruktur erfolgten. Dabei darf nicht außer Acht gelassen werden, dass die Kreditaufnahmen für die jeweiligen Projekte nur eine Teilfinanzierung möglich machten, sondern vielmehr auch Rücklagen, die uns in 2023 im Ergebnis fehlten, weitgehend aufgebraucht waren.
In 2024 zeigt sich bereits eine deutliche Entspannung, da die Vermarktung des Baugebietes „Solner Breite III“ erfolgreich voranschreitet und Geld „zurückfließt“.
„Finanzielle Gratwanderung wegen Liquiditätsproblemen“ (Bericht aus den Bürgerversammlungen im November 2024):
Sehr hohe Kreditaufnahmen
- 2021 5.200.000 €
- 2022 810.000 €
- 2023 424.000 €
Ärztehaus 1.500.000 €
Kinderhaus Kneitiing 1.810.000 €
Grunderwerb Solner Breite III
- 1.890.000 € schnelle Tilgung
Große Ausgabenpositionen des Vermögenshaushaltes der letzten Jahre, die große Auswirkungen auf die Liquidität 2022 und 2023 hatten:
Kinderhaus Kneiting 4.175.639,91 €
Ärztehaus 3.022.636,38 €
Sanierung Am Aichahof 1.182.097,28 €
Sanierung Hummelbergstraße 841.616,65 €
Grunderwerb Solner Breite III 1.884.115,81 €
Ausgabenvolumen: 11.106.106,03 €
Hinzu kommen in den Jahren 2021 ff. gemeindliche Vorausleistungen für den Ausbau der Glasfaserinfrastruktur, der Ausbau des Tremmelhauser Wegs und weitere laufende Ausgaben des Investitionshaushaltes.
zu 5.3 Kalkulation zur Beitrags- und Gebührensatzung Kanal (Entwässerungssatzung)
Die Kalkulation der Beitrags- und Gebührensatzung ist ein Beispiel dafür, dass die Gemeinde Pettendorf aus Gründen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit auch komplexere verwaltungsrechtliche Aufgabenstellungen mit eigenem Personal löst. Eine Beitrags- und Gebührenkalkulation wäre mit ca. 10.000 € Zusatzkosten für die Fachbüros verbunden. Jedoch wird für die nächste Kalkulation angedacht auf ein Fachbüro zurückzugreifen, da der Aufwand mittlerweile enorm ist und andere Pflicht- und Linienaufgaben teilweise über Wochen durch diese projektartigen Arbeiten beeinträchtigt werden.
zu 5.4 Ausschreibung der Planungsleistungen für die Baumaßnahme Tremmelhausen
Die Ausschreibung der Planungsleistungen war aufgrund der Fördervoraussetzungen (ANBest-K) für das Projekt durchzuführen, obwohl wir bereits zur Beantragung der Förderung eine Entwurfsplanung mit dem Ingenieurbüro A erstellten und hofften, mit diesem Büro weiter arbeiten zu können. Das ALE setzte jedoch eine Angebotseinholung voraus, die mindestens drei Bewerber erforderte.
Wie allen Verfahren, bei denen die Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter zu erfolgen hat, musste eine Vergabe an den zweifelsfrei leistungsfähigen Bieter C erfolgen, da dieser trotz der höheren Kostengrundlage das günstigste Angebot vorlegte.
Auszug aus dem Beschluss zur Vergabe der Planungsleistungen:
Aufgrund der Förderrichtlinien des Amtes für Ländliche Entwicklung (ALE) bedarf es für die Vergabe der Planungsleistungen (LPh 1 - 4) einer separaten Ausschreibung.
Die Ausschreibung wurde am 26.10.2020 unter Beteiligung von drei Fachbüros durchgeführt. Diese wurden gebeten, bis spätestens 05.11.2020 ein verbindliches Angebot abzugeben. Folgende Angebote liegen geprüft vor:
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Lfd.Nr.
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Bieter
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Angebotssumme brutto
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Angebot vom
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1.
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C
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11.916,48 €
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05.11.2020
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2.
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A
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12.268,86 €
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03.11.2020
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3.
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B
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14.719,92 €
|
05.11.2020
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zu 5.5 Ratsinformationssystem
Die vollständige Nutzung der papierlosen Ladung durch alle Gemeinderatsmitglieder ist aus Sicht der Verwaltung wünschenswert, kann jedoch ohne entsprechende Regelung in der Geschäftsordnung nicht zwangsweise angeordnet werden. Derzeit sieht die Geschäftsordnung des Gemeinderates der Gemeinde Pettendorf ein Optionsmodell vor. Die Entscheidung obliegt somit den Rätinnen und Räten, dürfte sich jedoch mit zunehmender Digitalisierung der Verwaltung und der Kommunikation im Allgemeinen spätestens ab der Periode 2026 bis 2032 von selbst regeln. Jedoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass es auch künftig Personen geben wird, die auf die konventionelle „Papierladung“ bestehen.
