Im Zeitraum vom 26.10.2016 bis 28.10.2016 fand bei der Gemeinde Pettendorf die überörtliche Kassenprüfung durch die Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamts Regensburg statt.
Die Kassenbestandsaufnahme ergab keine Beanstandungen, vgl. I. des Prüfberichts.
Aus der weitergehenden Kassenprüfung ergaben sich nachfolgende Feststellungen:
TZ 1: Die bereinigten Bestände Verrechnung im Tagesabschluss (Zahlungswege-Istbestände) sind zu bereinigen.
Stellungnahme Verwaltung zu TZ 1:
Die Bestände im Buchungsweg 99 wurden bereinigt. Für die Zukunft wird der Zahlungsweg 99 im Rahmen des Tagesabschlusses besonders kritisch überprüft.
TZ 2: Im Zuge der Schwebepostenverwaltung ist darauf zu achten, dass die Bestände bei der Kontrolle der aufsummierten Beträge künftig in regelmäßigen Abständen in aufgeschlüsselter Form den einzelnen Zahlwegen zugeordnet werden.
Stellungnahme Verwaltung zu TZ 2:
Ebenso wie bei TZ 1 werden die Schwebeposten bis 31.12.2016 ausgebucht.
TZ 3: Die Kassengeschäfte sind beim Kassenverwalter zu konzentrieren. Kassenfremde Geschäfte sollten hingegen anderweitig verteilt werden.
Stellungnahme Verwaltung zu TZ 3:
Mit Wirkung ab 01.01.2017 werden die betroffenen Aufgabenbereiche „Veranlagung von Steuern“ und „Versicherungswesen“ auf das Sachgebiet 21, Kämmerei, übertragen.
TZ 4: Unnötige Konten sollten aufgelöst werden.
Stellungnahme Verwaltung zu TZ 4:
Die Konten für die Dorfquelle Kneiting, den Jugendtreff sowie das Tagesgeldkonto für den SV werden zum 31.12.2016 aufgelöst.
TZ 5: Ich empfehle, die Zahlstelle im EWO aufzulösen oder aber in eine Einnahmekasse umzuwandeln. Die Grundsätze der inneren Kassensicherheit sind zu beachten. Eine Dienstanweisung wäre für den Betrieb der Einnahmekasse zu erstellen.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 5
Die Umstellung wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, also noch im Haushaltsjahr 2016 vollzogen. Die Dienstanweisung wird der überörtlichen Rechnungsprüfung zur Einsichtnahme vorgelegt. Für die Auflösung der Zahlstelle spräche die Verwaltungsvereinfachung, dagegen der Umstand, dass alle Bürgerinnen und Bürger wieder extra in der Kasse vorsprechen müssten.
TZ 6: Die äußere Kassensicherheit ist nicht gegeben.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 6: Im Rahmen der Neumöblierung der Kassenräume werden Maßnahmen getroffen, die ergonomischen Aspekte zu verbessern. Gleichzeitig wird die Kasse in einen nicht einsehbaren Bereich (Schrank) untergebracht. Dabei wird auch hier auf die Erhöhung des Sicherheitsstandards geachtet.
TZ 7: Förmliche örtliche Kassenprüfungen wurden nicht durchgeführt.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 7: Die unvermuteten örtlichen Kassenprüfungen werden ab sofort mindestens einmal jährlich durchgeführt. Die Niederschriften werden zentral gesammelt und könnten zusätzlich der überörtlichen Rechnungsprüfung jährlich per E-Mail zur Kenntnis gegeben werden.
TZ 8: Vor der Bewilligung zinsloser Stundungen von Beitragsforderungen für landwirtschaftlich genutzte Grundstücke wurden die die gesetzlichen Voraussetzungen für eine entsprechende Bewilligung nicht vollständig ermittelt und geprüft.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 8: Der Hinweis betrifft überwiegend Stundungsfälle aus dem Zeitraum vor 2002. Altfälle werden derzeit umfassend aufgearbeitet. Den Ausführungen wird gefolgt.
TZ 9: Gemäß Nr. 4 zu § 1 VVKommPrV ist die Kennzeichnung von Unterlagen mit roter Farbe grundsätzlich der überörtlichen Rechnungs- und Kassenprüfung vorbehalten.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 9: Der Rotstift wird unter Berücksichtigung der VVKommPrV nicht mehr verwendet.
TZ 10: Die Verwendung von Tippex auf Belegen ist unzulässig.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 10:
Der Hinweis wird beachtet.
TZ 11: Bei der Einführung der elektronischen Belegführung wurden nicht alle Vorgaben eingehalten.
Stellungnahme der Verwaltung zu TZ 11:
Dem Hinweis, eine Dienstanweisung auf Grundlage des Entwurfes des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes zu erstellen, wird gefolgt. Die Dienstanweisung soll ab 01.01.2017 gelten.
