TZ 1 – Erledigung früherer Prüfungsfeststellungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Das Landratsamt Ebersberg teilte mit Schreiben vom 21.01.2019 mit, dass die Textziffern als erledigt anzusehen sind.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 a) – Beschluss über die Entlastung nach Rechnungslegung gem. Art. 102 Abs. 3 Gemeindeordnung (GO), Ausschluss des Ersten Bürgermeisters wegen persönlicher Beteiligung
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Erste Bürgermeister ist gemäß Art. 49 Abs. 1 GO von Beratung und Abstimmung zur Entlastung nach Rechnungslegung wegen persönlicher Beteiligung auszuschließen. Dies wird seit der Beschlussfassung zur Jahresrechnung 2018 praktiziert und auch künftig beachtet.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Umsetzung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 b) – Zeitpunkt örtliche Kassenprüfung und Einbeziehung Handvorschüsse
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Anregungen werden künftig beachtet.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 c) – Örtliche Kassenprüfung bei Wechsel Kassenverwalter
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Anregung wird seit 2020 umgesetzt und auch künftig beachtet.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 d) – Zugriff Barkasse nur durch einen Mitarbeiter, Kassenübergabe im Vertretungsfall
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Zugriff auf eine Zahlstelle durch vier Mitarbeiter wurde dahingehend geändert, dass nun jeder Mitarbeiter mit ständigen Kassenaufgaben eine eigene Barkasse führt. Kassenübergaben im Vertretungsfall sind damit gegenstandslos.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die bereits erfolgte Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 e) – Überschreitung der Barkassen-Höchstbeträge
Stellungnahme der Verwaltung:
Die für die Zahlstellen geltenden Höchstbeträge waren nicht mehr Zeit gemäß und wurden mit dem Erlass der neuen Dienstanweisung für die Zahlstellen und für die Hand- und Wechselgeldvorschüsse in der Fassung vom 01.06.2019 hinsichtlich der Anzahl der Kassen und der Höchstbeträge angepasst. Abrechnungen mit der Hauptkasse erfolgen bei Erreichen der Höchstbeträge.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 f) – Buchung Negativzinsen für Rücklagen
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Negativzinsen wurden noch während der Prüfung auf die richtige Haushaltsstelle umgebucht. Künftig wird auf richtige Buchung geachtet.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die bereits erfolgte Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 g) – Erwähnung Kreditaufnahme und Verpflichtungsermächtigung in der Haushaltssatzung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Aussagen zur Kreditaufnahme und Verpflichtungsermächtigung werden künftig in der Satzung genannt, auch wenn Kreditaufnahmen oder Verpflichtungsermächtigungen nicht zutreffen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 2 h) – Ausweisung aller Gruppierungsziffern in der Jahresrechnung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Unstimmigkeiten wurden mit dem Software-Anbieter bereinigt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 3 – Differenzen Allgemeine Rücklage wegen fehlender Zinsbuchungen, Verprobung
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Soll-Bestand der allgemeinen Rücklage wurde noch während der Prüfung im Haushaltsjahr 2019 buchungstechnisch bereinigt. Die Verprobung wird künftig durchgeführt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 4 – Berichtigung der Meldung Gewerbesteuer-Ist-Einnahmen
Stellungnahme der Verwaltung:
Eine entsprechende Berichtigungsmeldung wurde noch während der Prüfung abgegeben. Künftig wird nach Abschluss des jeweiligen Haushaltjahres das gemeldete Ist-Aufkommen mit der vierteljährlichen Kassenstatistik und dem Sachbuch abgestimmt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 5 – Mietkauton wurde nicht als Verwahrgeld gebucht
Stellungnahme der Verwaltung:
Für das Mietkautionssparbuch wurde noch während der Prüfung ein neuer Zahlweg angelegt und die dazugehörige Buchung auf das Verwahrkonto veranlasst.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 6 – Gemeindeeigenes Konto war nicht in den Büchern geführt
Stellungnahme der Verwaltung:
Das Konto wurde noch während der Prüfung aufgelöst und die Gelder auf dem gemeindlichen Girokonto vereinnahmt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 7 – Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen ist überarbeitungsbedürftig
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen im Sinne von § 86 KommHV Kameralistik wurde am 31.05.2019 erlassen.
Regelungen zum Mahnverfahren aus Forderungen der Verkehrsüberwachungen, das nicht von der Gemeindekasse, sondern von der kommunalen Verkehrsüberwachung durchgeführt wird, sind noch zu erlassen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 8 – Abfallwirtschaft – Gebührenkalkulation alle vier Jahre, Nachkalkulation
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Nachkalkulation im Bereich der Abfallgebühren für das Jahr 2018 wurde noch während der Prüfung durchgeführt. Künftig wird auf die Einhaltung des Kalkulationszeitraums und die Erstellung einer Nachkalkulation geachtet.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 9 – Bestattungswesen - Aktualisierung der Anlagenachweise
Stellungnahme der Verwaltung:
Noch während der Prüfung wurden die Anlagennachweise aktualisiert und werden künftig regelmäßig fortgeschrieben.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 10 – Verwaltungskostenbeiträge für kostenrechnende Einrichtungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Neben den seit jeher ermittelten Verrechnungssätzen für Personalkosten werden seit 2018 auch Gemein- und Sachkosten in Höhe von 20 % der Bruttopersonalkosten umgelegt. Die jährliche Ermittlung des Umfangs, in dem Verwaltungsmitarbeiter für Einrichtungen tätig waren, erfolgt künftig.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis
21 dafür : 0 dagegen
TZ 11 – Kostendeckende Verrechnungssätze für den Bauhof
Stellungnahme der Verwaltung:
Neben den seit jeher ermittelten Verrechnungssätzen für Personalkosten werden seit 2018 auch Gemein- und Sachkosten in Höhe von 20 % der Bruttopersonalkosten umgelegt. Verrechnungssätze für Fahrzeuge und Großgeräte müssen noch kalkuliert werden. Diese Kalkulation und anschließende Weiterverrechnung ist beabsichtigt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis
21 dafür : 0 dagegen
TZ 12 a) – Schülerbeförderung – Anzahl der Schultage, Höhe Wegstreckenentschädigung, Zahlung nach Abrechnung
Stellungnahme der Verwaltung:
Seit dem Schuljahr 2019/20 wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von je 0,25 € je nachgewiesenem Kilometer bezahlt. Eine Berichtigung für die Vorjahre erfolgt aktuell in Abstimmung mit dem Bayerischen Landesamt für Statistik.
Die in den Jahren 2015 bis 2017 zu viel bezahlte Wegstreckenentschädigung wurde der Kassenversicherung gemeldet und von dieser im September 2019 vertragskonform reguliert (652,40 Euro).
Tatsächliche Schultage und Schulfehltage werden bei künftigen Abrechnungen berücksichtigt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die künftig beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis
21 dafür : 0 dagegen
TZ 12 b) – Schülerbeförderung – Keine Abschreibungen und Unterhaltskosten für Bushaltestellen
Stellungnahme der Verwaltung:
Da die Buswartestellen nicht dem reinen Schulbusverkehr dienen, werden seit 2018 alle Kosten für die Haltestellen dem Öffentlichen Personennahverkehr (Gliederung 7920) zugeordnet. Eine Berichtigung für die Vorjahre erfolgt aktuell in Abstimmung mit dem Bayerischen Landesamt für Statistik.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 12 c) – Schülerbeförderung – Keine Organisations- und Verwaltungskosten für Bushaltestellen
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Ausschreibungskosten wurden noch während der Prüfung umgebucht.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 12 d) – Schülerbeförderung – Keine kalkulatorische Verzinsung für Bushaltestellen
Stellungnahme der Verwaltung:
Da die Buswartestellen nicht dem reinen Schulbusverkehr dienen, werden seit 2018 alle Kosten für die Haltestellen dem Öffentlichen Personennahverkehr (Gliederung 7920) zugeordnet.
Eine Berichtigungsmeldung ist lt. Bayerischen Landesamt für Statistik nicht erforderlich, da die kalkulatorischen Kosten bei der Pauschalen Zuweisung für die Kosten der Schülerbeförderung nicht zugrunde gelegt wurden.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 13 – Schülerbeförderung – Namentliche Auflistung und Aufbewahrung
Stellungnahme der Verwaltung:
Rückwirkend seit dem Schuljahr 2017/18 werden Schülerlisten erstellt und als anspruchsbegründende Unterlagen aufbewahrt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 14 a) aa) – Funktionstrennung Administrationsrechte – Nutzerrechte
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Rechtekonfiguration im Meldeamts-Programm wurde durch einen Dienstleister vorgenommen und entsprechend der jeweiligen Update-Beschreibungen laufend angepasst. Das Meldeamts-Programm wurde im Juni 2020 durch eine neue Software abgelöst, die Konfiguration der Rechte erfolgt nun über anwendungsspezifische Benutzerrollen. Für die Administratorrechte gibt es eine eigene Benutzerrolle.
Die administrativen Rechte des Online-Banking-Verfahrens müssen nicht an alle Nutzer vergeben werden. Die Gemeinde benötigt einen administrativen Zugang um Updates auszuführen. Die anderen Zugänge können Benutzer spezifisch angepasst werden. Dies erfolgt im Zuge der Umstellung auf elektronische Signaturkarten.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 14 a) bb) – Restriktive Rechtevergabe in finanzwirksamen Verfahren
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Rechtevergabe wurde an die Anforderungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands angepasst.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 14 a) dd) – Historienpflegeberechtigung nicht an Bedienkonten
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Berechtigung „Historienpflegeberechtigt“ im Bedienerkonto der Steuersachbearbeiterin wurde entfernt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 14 b) – Umstellung auf elektronische Signaturkarten
Stellungnahme der Verwaltung:
Für die vorgeschlagene Lösung, anstelle der bisher von den Sachbearbeitern genutzten und auf den jeweiligen Home-Laufwerken gespeicherten Schlüssel Signaturkarten zu verwenden, werden Signaturkartenlesegeräte (wie im Standesamt bereits vorhanden) benötigt.
Jeder Sachbearbeiter, der das Online-Banking-Verfahrens nutzt, benötigt so ein Lesegerät und eine eigene Signaturkarte, die persönlich wie eine private Scheckkarte aufbewahrt werden muss.
Die Signaturkarten werden anstelle des bisherigen Verfahren eingeführt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 14 c) – Berechtigungsverwaltung Gebührenkasse Meldeamts-Programm
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Option „Verwerfen“ war im Meldeamts-Programm gegeben, um digitale Zahlungsvorgänge beenden zu können bzw. für Quittungen, die im Zusammenhang mit anderen Gebühren zu einem späteren Zeitpunkt erstellt werden.
In der seit Juni 2020 eingesetzten neuen Software gibt es die Option „Verwerfen“ in der Gebührenkasse nicht mehr. Die Feststellung wird damit gegenstandslos.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 15 a) – Dienstanweisung für elektronische Belegarchivierung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Dienstanweisung für die elektronische Archivierung und Aufbewahrung von Belegen im Sinne von § 71 KommHV-K (Scan-DA) wurde am 31.05.2019 erlassen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 15 b) – Fehlende Vollständigkeit des Belegarchivs
Stellungnahme der Verwaltung:
Es wird darauf geachtet, dass alle Belege bis zur Jahresrechnung archiviert werden. Die Umstellung des Anordnungswesens für Integrationsbuchungen und die dazu gehörige Dokumentation ist im Rahmen der Umstellung auf das elektronische Anordnungswesen im Juli 2020 erfolgt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 15 c) – Beleganzeige vom unveränderbaren Speichermedium
Stellungnahme der Verwaltung:
Belege und begründende Unterlagen werden entsprechend der haushaltsrechtlichen Vorschriften auf einem sog. Silent Cube mit WORM (write once, read many) -Eigenschaften gespeichert, der Zugriff über die Belegrecherche erfolgte jedoch auf der Datenbank des SQL-Servers. Diese Einstellung wurde aus Performancegründen seinerzeit von dem Dienstleister so gewählt. Da die Daten hier veränderbar sind, mussten die Einstellungen im Verfahren dahingehend angepasst werden, dass die Beleganzeige vom unveränderbaren Speichermedium erfolgt. Die entsprechende Einstellung wurde vorgenommen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die Erledigung durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 15 d) – Hinweise zur Aufbewahrung und Aussonderung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die vom Rechnungsprüfungsausschuss am 04.11.2020 in Abstimmung mit der Gemeindekasse beschlossenen Aufbewahrungsfristen werden entsprechend umgesetzt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 17 c) – Dokumentation Netzwerkkomponenten
Stellungnahme der Verwaltung:
Zur Konfiguration der WLAN-Infrastruktur liegt eine Dokumentation vor. Für die jeweiligen Gewerke gibt es einzelne Dokumentationen sowie das Tool Docusnap zur Echtzeitdokumentation der Umgebung. Aktuell gibt es keine übergreifende Papierdokumentation aller Netzwerkkomponenten, diese muss noch erstellt werden,
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 18 a) – Dienstanweisung zum IT-Betrieb
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Dienstanweisung zum IT-Betrieb wird so bald wie möglich aktualisiert.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 20 – Architektenverträge
Stellungnahme der Verwaltung:
Mit dem Wissen, dass Leistungen von freiberuflich Tätigen stufenweise abgerufen werden sollen, wurde ein Architektenvertrag, auf Grundlage von empfohlenen Vordrucken, mit dem Planungsbüro M. geschlossen. Es bestand Einigkeit mit dem Büro M. hinsichtlich der stufenweisen Beauftragung der Leistungsstufen.
Die Formulierung in den Formblättern „Der Auftraggeber beabsichtigt, die folgenden Leistungen in weiteren Auftragsstufen zu übertragen (…)“ erschien damals risikobehaftet, da noch keine Erfahrungen mit dem Büro vorlagen, weshalb zum Zeitpunkt der Erstellung des Vertragswerkes bei den Leistungsstufen 3 und 4 keine Kreuze gesetzt wurden, damit der Auftragnehmer im Streitfall keinesfalls einen Anspruch ableiten kann.
Fazit:
Das Ingenieurbüro M. wurde stufenweise mit allen Leistungsstufen bzw. –phasen beauftragt. Es kam zu keinerlei Streitigkeit bezüglich des Vertragsinhaltes. Der Gemeinde ist kein Schaden entstanden. Bei später geschlossenen und zukünftigen Verträgen wurden bzw. werden die Kreuze, wie vom BKPV empfohlen, bereits bei Vertragserstellung gesetzt, um einen rechtsunsicheren Zustand zu vermeiden und haushaltsrechtliche Klarheit zu erhalten.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 21 – Planerdaten
Stellungnahme der Verwaltung:
Im laufenden Projekt wurden die Unterlagen nicht anonymisiert, auch nicht bei weiteren Gewerke-Ausschreibungen, da der Name des Planungsbüros bereits aus den ersten öffentlichen Ausschreibungen bekannt war. Das Planungsbüro wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, potentielle Bieter an die Vergabestelle der Gemeinde Pliening zu verweisen.
Fazit:
Trotz nicht anonymisierter Vergabeunterlagen waren dem BKPV bei dem geprüften Projekt keine Anhaltspunkte auf wettbewerbsbeschränkende Folgen oder gar Manipulation erkennbar. Der Gemeinde entstand kein Schaden.
Diese Präventivmaßnahme zur Vorbeugung vor Wettbewerbsbeschränkung und Manipulation schützt Gemeindemitarbeiter ebenso wie Planer bereits vor dem Verdacht solcher Vergehen.
Zum Schutz der gemeindlichen Mitarbeiter werden zukünftig bis zur Angebotsöffnung, nur anonyme Kontaktadressen in Ausschreibungsunterlagen verwendet (z.B. vergabe@pliening.de), eine solche Adresse wurde in der Zwischenzeit eingerichtet.
Planungsbüros werden zukünftig in Ausschreibungsunterlagen nicht genannt. Planungsbüros, mit denen Architekten- oder Ingenieurverträge geschlossen werden, haben grundsätzlich, wie in der Vergangenheit bereits üblich, den Vertragsbestandteil, „Niederschrift und Erklärung über die Verpflichtung“, zu unterschreiben. Hierin wird der verpflichtete Planer auf die Folgen von unter anderem Vorteilsannahme, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung oder Bestechung hingewiesen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 22 – Stufenweise Beauftragung von Planerleistungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Künftig erfolgt die Beauftragung von Planerleistungen stufenweise.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 23 – Schlusszahlungsmitteilung:
Stellungnahme der Verwaltung:
Auf die Ausschlusswirkung der vorbehaltlosen Annahme der Schlusszahlung wird inzwischen und künftig hingewiesen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise der Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 24 – VOB-gerechte Darlegung Anspruchshöhe Nachträge
Stellungnahme der Verwaltung:
Bei Bauverträgen handelt es sich um Werkverträge. Der Auftragnehmer schuldet ein genau definiertes mangelfreies Werk, wofür sich der Auftraggeber zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.
Ein Nachtrag ist eine zusätzliche, vorher nicht vereinbarte Leistung. Damit eine Nachtragsvereinbarung zustande kommt, müssen sich die beiden Parteien erneut einig werden.
Einschlägig hierfür ist:
Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (folgend VOB) - Teil B
§2 Vergütung
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(6)
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1.
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Wird eine im Vertrag nicht vorgesehene Leistung gefordert, so hat der Auftragnehmer Anspruch auf besondere Vergütung. Er muss jedoch den Anspruch dem Auftraggeber ankündigen, bevor er mit der Ausführung der Leistung beginnt.
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2.
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Die Vergütung bestimmt sich nach den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und den besonderen Kosten der geforderten Leistung. Sie ist möglichst vor Beginn der Ausführung zu vereinbaren.
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Die Gemeinde als Bauherrin übergibt die Aufgabe der Nachtragsprüfung, bei großen Bauprojekten, freiberuflichen Planungsbüros. Diese prüfen und beurteilen die Notwendigkeit der Nachträge sowie die Angemessenheit der Preise, sodass der Bauherrin letztendlich ein Entscheidungsvorschlag vorgelegt wird.
Es ist vertraglich geregelte Pflicht des freiberuflichen Planungsbüros, dass seine Leistungen den allgemein anerkannten Regeln der Technik, dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einschließlich der Grundsätze und Voraussetzungen für einen späteren wirtschaftlichen Betrieb des Bauwerks oder der baulichen Anlage sowie den öffentlich-rechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Zum Thema Nachträge muss darauf hingewiesen werden, dass sich die Bauauftrag gebende Seite grundsätzlich in einer schlechten Verhandlungsposition befindet, da die Bauauftrag nehmende Seite, mit dem Hauptauftrag, bereits auf der Baustelle eingerichtet ist. Manche Auftragnehmer bieten Nachträge getreu dem Motto "akzeptiere meinen Preis oder lass es sein“. Auch gibt es Fälle, dass Aufträge mit günstigen Angeboten gewonnen werden, das Geld über die Nachträge verdient wird.
Letztendlich bleibt vom Auftraggeber abzuwägen,
ob man den Nachtragsteller wiederholt gemäß § 2 Abs. 6 Nr. 2 Satz 1 VOB/B auffordert:
- seine besonderen Kosten der geforderten Leistung aufzugliedern,
- seine Beschaffungskonditionen mittels Lieferantenrechnungen offenzulegen (Achtung Betriebsgeheimnis),
- seine Nachtragskalkulation näher zu erläutern,
- seine Stundensätze an den vertraglichen Hauptauftrag anzupassen (und im Gegensatz die Stundenanzahl als Faktor zu erhöhen...)
oder gar die Nachtragsleistung in einer gesonderten Ausschreibung dem Wettbewerb unterstellt und im Gegenzug
- den Fertigstellungstermin des Projekts auf einen späteren Zeitpunkt verschiebt,
- Behinderungsanzeigen der Nachfolgegewerke riskiert,
- Mehrkosten und Rechtstreitigkeiten mit den Nachfolgegewerken riskiert.
Manchmal stellt es daher eine wirtschaftliche Alternative dar, einen Nachtrag zu akzeptieren.
Fazit:
Stets wurden Nachträge von den beauftragten freiberuflichen Planungsbüros wie von Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung nach bestem Wissen und Gewissen sowie dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beurteilt.
Zukünftig werden alle am Bau Beteiligten von Anfang an auf die vom BKPV aufgezeigte Vorgehensweise bei Nachträgen hingewiesen.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Stellungnahme der Gemeindeverwaltung und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 25 – Anpassung Verwaltungskostensatzung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Verwaltungskostensatzung wird so bald als möglich aktualisiert.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 26 a) – Benutzungsgebühr Leichenhalle
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Höhe der Gebühr für die Benutzung des Leichenhauses abhängig von der Nutzungsdauer wird bei der Neukalkulation im Jahr 2021 berücksichtigt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 26 b) – Zuführung von Kostenüberdeckungen an Sonderrücklage
Stellungnahme der Verwaltung:
Bei den Kostenrechnenden Einrichtungen werden Kostenüberdeckung seit 2019 der Sonderrücklage zugeführt.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands, die Erledigung und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
21 dafür : 0 dagegen
TZ 26 c) – Beförderungsnachweise für Schülerbeförderung
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Beförderungsnachweise werden künftig zur Monatsrechnung gefordert.
Beschluss:
Der Gemeinderat Pliening nimmt die Feststellung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands und die beabsichtigte Vorgehensweise durch die Gemeindeverwaltung zur Kenntnis.
