Der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) hat die Jahresrechnungen 2011 - 2014 und die Kasse der Gemeinde Poing geprüft. Der Bericht erging am 14.12.2015.
Unter Nr. 1 stellte der Bericht im Wesentlichen fest:
a) Die finanziellen Verhältnisse waren insg. betrachtet geordnet.
b) Die Kassenlage war geordnet.
c) Die Feststellungen aus früheren Prüfberichten erachtete die Rechtsaufsichtsbehörde (Landratsamt Ebersberg) als erledigt.
Unter Nr. 2 wurden nur formale Angaben gemacht.
Unter Nr. 3 wurden die Haushaltsansätze und Rechnungsergebnisse sehr summarisch angesprochen und kommentiert, ohne dass damit Beanstandungen oder Empfehlungen verbunden waren. Sie schließt mit der Feststellung der geordneten Kassenlage.
Unter Nr. 4 kamen die Einzelfestellungen (TZ), die nachfolgend kurz angesprochen werden (inkl. Stellungnahme).
TZ 1
Die Feststellungen aus früheren Prüfberichten erachtete die Rechtsaufsichtsbehörde (Landratsamt Ebersberg) als erledigt. Der BKPV ging daher hierauf nicht mehr ein.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 2
Die Nichtvorlage der Jahresrechnung 2013 wurde beanstandet. Diese ist zwischenzeitlich aber erfolgt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 3
Die fehlende örtliche Rechnungsprüfung, Feststellung der Jahresrechnungen und Entlastung der Verwaltung für 2011-13 wurde beanstandet. Diese sind zwischenzeitlich erfolgt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 4
Die Nichtdurchführung einer eigenen örtlichen Kassenprüfung 2014 und in einem Jahr, in dem eine überörtliche Kassenprüfung erfolgte (2011), wurde beanstandet. 2014 wurde die Prüfung lediglich vergessen. Künftig erfolgt die örtliche Kassenprüfung auch in Jahren mit überörtlicher Prüfung.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 5
Einzelne Verfügungsberichtigungen für Gemeindekonten wurden beanstandet. Diese wurden zwischenzeitlich aufgehoben.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 6
Verfügungsberechtigungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen an Dritte wurden beanstandet. Das Verfahren wurde umgestellt, das betroffene Konto aufgelöst.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 7
Unternehmen, an denen die Gemeinde beteiligt ist, stellten ihre Jahresabschlüsse verspätet auf. Die Gemeinde wies diese hierauf hin, hat hierbei aber nur wenig Einfluss. Ein Schaden entstand nicht.
TZ 8
a) Die verspätete Aufstellung der Beteiligungsberichte wurde beanstandet. Dies ließ sich kaum vermeiden, da die nötigen Daten nicht von allen Beteiligungen zeitnah zur Verfügung gestellt wurden. Am 30.11.2017 wird nun der Beteiligungsbericht 2016 aufgestellt.
Ein Schaden entstand nicht.
b) Es wurde beanstandet, dass die Berichte nicht eigenständig aufgestellt wurden, sondern als Teil des Haushaltsvorberichts bzw. des Jahresrechnungsrechenschaftsberichts. Der Bericht erfolgt künftig eigenständig.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 9a
Die Gebührenausgleichsrücklage soll als Sonderrücklage geführt werden und nicht bloß als zahlenmäßig dokumentierter Teil der allgemeinen Rücklage. Die Ermittlung und der Stand wurden nicht beanstandet. Die Sonderrücklage wurde zwischenzeitlich eingerichtet.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 9b
- Für interne Geldstandsbewegungen wurde das Fehlen von Anordnungen bemängelt. Die KommHV kennt hier aber kein entsprechendes Anordnungserfordernis.
- Forderungsverzichte und Erlasse seien ohne Buchungsanordnung verarbeitet worden. Diese Feststellung trifft nicht zu, lediglich bei Stundungen und Niederschlagungen wurde hierauf verzichtet.
- Stundungen und Niederschlagungen wurden auf Grund schriftlicher Verfügungen im Haushalts- und Kassenprogramm erfasst, ohne aus dem Programm selbst eine Buchungsanordnungen zu generieren (die aber letztlich den gleichen Inhalt hat). Das Verfahren wurde umgestellt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 9c
Die Gemeinde hatte einen dreistelligen Gewerbesteuerbetrag für das Jahr 2015 nicht mit der ersten Vierteljahresstatistik 2015, sondern mit der letzten für 2014 gemeldet, da die Zahlung bereits 2014 auf dem Konto einging. Dies war ein bloßes Versehen.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 9d
1. Es wurde beanstandet, dass dem Sportamt Quittungslisten ausgehändigt wurden, die nicht bestandsmäßig erfasst und verwaltet wurden. Diese Quittierungslisten wurden zwischenzeitlich abgeschafft.
Ein Schaden entstand nicht.
2. Unsere Dienstanweisung sah vor, dass Quittierungsberechtigte durch Aushang ersichtlich sein müssen. Der Aushang unterblieb, was beanstandet wurde. Da der Aushang nicht verpflichtend ist, wurde die Regelung aus der Dienstanweisung gestrichen.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 10
Es wurde empfohlen, die leistungsorientierte Bezahlung nach dem TVöD umzusetzen. Ein Regelungsentwurf ist nunmehr in der Bearbeitung bei Personalamt und -rat.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 11, 12
Überschreitungen der regelmäßigen Arbeitszeit bzw. Mehrarbeit und deren z.T. finanzieller Ausgleich wurden in einigen Fällen beanstandet. Die internen Regelungen zu Gleitzeit- und Überstundenguthaben wurden zwischenzeitlich auf Grund einer Empfehlung des Kommunalen Arbeitgeberverbandes überarbeitet.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 13, 14, 17
Die Gewährung von Ballungsraum- und Erschwernis- sowie persönlichen Zulagen wurde in einigen Fällen beanstandet.
Bezüglich der Ballungsraumzulage wurde der Schaden (rd. 5 TEUR) der Kassenversicherung gemeldet.
Bezüglich der Erschwerniszulage hält die Verwaltung ihr Handeln für korrekt. Zwischenzeitlich werden die Arbeitsvorgänge aber über ein gesondertes EDV-Programm erfasst. Ein Schaden ist hier nicht ersichtlich.
Bei den persönlichen Zulagen wurden Teile von den Betroffenen zurück gefordert, der Rest bei der Kassenversicherung (rd. 1 TEUR) geltend gemacht.
TZ 15
In zwei Fällen waren für Nebentätigkeiten Gemeinderatsbeschlüsse nachzuholen bzw. anzupassen, wobei die Tätigkeiten selbst unproblematisch waren. In einem dieser Fälle sah der Prüfer den Umfang mit 40 Std./Monat zu hoch an, da nur max. 32 Std./Monat zulässig seien. Dies wurde durch einen neuen Gemeinderatsbeschluss erledigt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 16
Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen der Bücherei und des Wertstoffhofes ist von einer Dienstvereinbarung auf einen Arbeitsvertrag und den TVöD umzustellen. Im Fall der Bücherei wird dem gefolgt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 18a
Die dienstlichen Beurteilungen der Beamten erfolgten zuletzt im Jahr 2000. Aktuelle Beurteilungen erfolgten 2017.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 18b
Eine Beförderung wurde dem Versorgungsband nicht zeitnah gemeldet. Die Meldung wurde nachgeholt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 18c
Bei einem Dienstunfall wurde beim Schädiger ein um rd. 100 EUR zu niedriger Schadenersatz geltend gemacht. Der Betrag wurde zwischenzeitlich nachträglich geltend gemacht.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 18d
Die Gemeinde zahlte die Aufwandsentschädigung für ihre ehrenamtlichen Behindertenbeauftragten nur auf Grund eines Gemeinderatsbeschlusses, nicht aber auf Grund einer Entschädigungssatzung.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ ohne (nach 18 und vor 19)
Die Hinweise des Prüfers zur Vergabedokumentation und zum Vergabeumfang in der jeweiligen Leistungsphase im Baubereich sowie zu Aufmaßunterlagen bei Rechnungsstellungen wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig berücksichtigt. Die Vergaben selbst wurden nicht beanstandet.
Die Geschäftsordnung wurde entsprechend einigen Hinweisen (Klarstellung der Zuständigkeitszuordnung) zwischenzeitlich angepasst.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 19
Die Neukalkulation der Bestattungsgebühren wurde empfohlen. Sie erfolgte zwischenzeitlich.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 20
Es wurde empfohlen, den Dienstleistungsvertrag für den Friedhof zu kündigen und neu auszugestalten. Dem wurde zwischenzeitlich gefolgt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 21
Für einige Forderungen im Friedhofsbereich hätten Bescheide an Stelle von Rechnungen erstellt werden sollen. Die Verwaltung steht zwar auf dem Standpunkt, dass unsere "Rechnungen" alle Voraussetzungen eines Verwaltungsaktes erfüllt haben, der Formularaufbau wurde aber dem eines Bescheides optisch angepasst. In der Satzung wurde das Wort "Gebührenrechnung" durch "Gebührenbescheid" ersetzt.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 22
Der Prüfer regte Änderungen der Friedhofgebührensatzung an, die zwischenzeitlich umgesetzt wurden.
Ein Schaden entstand nicht.
TZ 23
Ein offenes Widerspruchsverfahren wurde beanstandet. Der Vorgang wurde zwischenzeitlich dem Landratsamt Ebersberg zur Entscheidung vorgelegt.
Ein Schaden entstand nicht.
Unter Nr. 5 kam nur der Hinweis auf eine u.U. erforderliche Meldung an die Kassenversicherung. Diese Meldungen, soweit geboten, erfolgten zwischenzeitlich.
In 9 Anlagen wurden Angaben erfasst, ohne dass damit Beanstandungen oder Empfehlungen verbunden waren.
Anlage 1 Formale Angaben zur Gemeinde
Anlage 2 Kassenbestandsaufnahme vom 12.03.2015
Anlage 3 Ergebnisse der Haushaltsrechnungen 2011-14
Anlage 4 Zahlen zur Beurteilung der dauernden Leistungsfähigkeit
Anlage 5 Betragstabelle zu Steuern, Zuweisungen und steuerlichen Ausgaben
Anlage 6 Ergebnisse der größeren Einrichtungen und Unternehmen
Anlage 7 Personalausgaben und -stand
Anlage 8 Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen
Anlage 9 Finanzplan zum Haushaltsplan 2015
Am 28.07.2016 hat die Verwaltung zum Bericht gegenüber dem Landratsamt Ebersberg Stellung genommen.
Das Landratsamt nahm den Bericht und die Stellungnahme zur Kenntnis und erklärte hierauf mit Schreiben vom 07.10.2016, dass die Feststellungen damit als erledigt betrachtet werden.
Der Gemeinderat behandelte den Sachverhalt heute in nicht öffentlicher Sitzung und erklärte sein Einverständnis mit der Stellungnahme der Verwaltung und dem darin ggf. beschriebenen Vorgehen.
