Die Prüfung des Bauwesens, insbesondere der Bauausgaben, umfasste die Jahresrechnungen 2015 bis 2019 mit einem Investitionsvolumen von insgesamt rd. 12,6 Mio. €. Der BKPV sah keine wesentlichen strukturellen Fehlstellungen in der Wirtschaftsführung bei der Bauabwicklung.
Die stichprobenartige Prüfung der Hochbaumaßnahme „Erweiterung Kinderkrippe“ ergab keine Feststellungen von grundsätzlicher Bedeutung oder mit finanziellen Auswirkungen. Es wurde empfohlen, künftig die folgenden Hinweise zu beachten.
TZ 1:
Die Gemeinde forderte regelmäßig vom Planer nicht den vertraglich geschuldeten Nachweis seines Haftpflichtversicherungsschutzes in Höhe der benannten Deckungssummen ein. Künftig wäre der Nachweis des Haftpflichtversicherungsschutzes spätestens nach Vertragsabschluss anzufordern:
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Gemeinde machte in der bisherigen Verwaltungspraxis von der Möglichkeit der Einforderung des Berufshaftpflichtversicherungsschutzes des Planers keinen Gebrauch. Künftig wird dies beachtet und spätestens nach Vertragsabschluss der Nachweis des Berufshaftpflichtversicherungsschutzes des Planers eingefordert.
TZ 2:
Der externe Planer wurde nicht auf die gewissenhafte Erfüllung seiner Obliegenheiten nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichtet. Der BKPV empfiehlt, künftig vorsorglich eine Verpflichtung der Planer vorzunehmen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Auf Basis einer stets vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den beauftragten Planern, von der aufgrund einer vorangegangenen Auswahl nach fachlicher und persönlicher Kompetenz und Eignung ausgegangen werden konnte, wurde auf die bezeichnete Verpflichtung bislang verzichtet. Die Empfehlung des BKPV wird jedoch bei künftigen Aufträgen in die Entscheidungsfindung eingestellt.
TZ 3:
Bei der geprüften Baumaßnahme fehlte seitens des beauftragten Planers eine vertraglich geschuldete Kostenermittlung. Künftig wäre auf die vertragsgerechte Erbringung und rechtzeitige Vorlage der Kostenermittlungen zu achten.
Stellungnahme der Verwaltung:
Es wird künftig darauf geachtet, dass neben den standardmäßig erstellten Kostenschätzungen und -berechnungen auch eine Kostenermittlung aufgrund vom Planer bepreister LV vorgelegt werden.
TZ 4:
Die Gemeinde hat geänderte und zusätzliche Leistungen bezahlt, für die keine schriftlichen Vereinbarungen vorliegen. Zukünftig sind Nachtragsleistungen unter Einhaltung der Zuständigkeiten schriftlich zu beauftragen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Es wird künftig darauf geachtet, dass sämtliche Beauftragungen von Nachträgen - auch geringeren Wertes - schriftlich durchgeführt werden.
TZ 5:
Nachträge wurden bezahlt, ohne dass der Anspruchsgrund hinreichend belegt bzw. dokumentiert wurde. Künftig sind zu Nachträgen nachvollziehbare schriftliche Darlegungen der ausführenden Firma bzw. des prüfenden Büros auch zum Anspruchsgrund zu fordern.
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Hinweis wird künftig beachtet und die Dokumentation entsprechend verbessert.
TZ 6:
Nachträge wurden bezahlt, ohne dass die Anspruchshöhe hinreichend belegt bzw. dokumentiert wurde. Künftig sind zu Nachträgen VOB-gerechte Darlegungen der ausführenden Firma bzw. des prüfenden Büros auch zur Anspruchshöhe zu fordern.
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Hinweis wird künftig beachtet und die Dokumentation entsprechend verbessert. Hierzu können Ergänzungen der Regelungen zur Zuständigkeit für die Beauftragung von Nachträgen in der Geschäftsordnung des Gemeinderates vorgemerkt werden.
TZ 7:
Abschlagszahlungen wurden ohne prüfbare Leistungsnachweise geleistet, bis zur Höhe von 71% der Auftragssumme. Zur Vermeidung von Überzahlungen wäre künftig darauf zu achten, dass schon den Abschlagsrechnungen ausreichende Leistungsnachweise beiliegen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Hinweis wird künftig beachtet.
TZ 8:
Die Kostenverfolgung während der Bauausführung sollte verbessert werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen. Seitens der Verwaltung ist geplant, eine begleitende Kostenverfolgung während der Bauausführung aufzubauen. Das seitens des BKPV hierzu übergebene Muster einer umfassenden Projektübersicht als Arbeitshilfe wird begrüßt.
TZ 9:
Die vorgefundene Aktenordnung der Baumaßnahme wies bei den Gewerkeakten eine relativ niedrige Gliederungstiefe auf. Bei den allgemeinen Bauakten war die Gliederung uneinheitlich. Für die Ablage der Unterlagen sollte eine einheitliche, logisch gegliederte Aktenstruktur verwendet werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Der Hinweis wird künftig beachtet.
Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung vom 21.04.2021 über den Teilbericht über die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnung 2015 – 2019 für das Prüfungsgebiet des Bauwesens und den von 1. Bürgermeister Keck veranlassten Umgang mit den festgestellten Hinweisen ausführlich beraten.
Er nahm den Teilbericht über die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnung 2015 – 2019 für das Prüfungsgebiet des Bauwesens und des vom 1. Bürgermeister Keck veranlassten Umgangs mit den festgestellten Hinweisen zustimmend zur Kenntnis.
