Der Bereich Bürgerservice nutzt seit über 20 Jahren für die Tätigkeit im Bereich Pass- und Meldewesen bisher die Software „MESO“. Die Firma Komuna teilte im Jahr 2018 mit, dass MESO nach und nach durch MESO VOIS abgelöst bzw. umgestellt wird und in den kommenden Jahren keine Updates mehr für MESO bereitgestellt werden.
Die Verwaltung möchte das Projekt Umstellung MESO auf VOIS im 2. Halbjahr 2023 in Angriff nehmen. Um dies zu realisieren muss der Auftrag im Januar 2022 an die Firma Komuna sowie Mo.Komm erteilt werden.
Aufgrund der Anschaffungskosten wurden zwei Angebote dem Haupt- und Finanzausschuss in der Sitzung vom 13.12.2021 unterbreitet. Die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses sprachen sich einhellig dafür aus bei Komuna zu bleiben, da trotz der augenscheinlich zunächst höheren Kosten, Komuna Meso Vois die insgesamt wirtschaftlichere Lösung darstellt.
Für die Beratung im Gemeinderat sollte die Wirtschaftlichkeit begründet werden. Die zunächst niedrigeren Schulungskosten beim Zweitanbieter wurden in Frage gestellt. Erfahrungsgemäß kostet ein Tag Schulung ca. 1.400 EUR netto, die Ausschussmitglieder erwarten, dass im Nachgang bei der Variante des Anbieters XXX Mehrkosten durch erhöhten Schulungsbedarf zu erwarten sind.
Jetziges Fachverfahren:
MESO
(Preise zzgl. MWSt.)
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Gesamt 2021
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6.610,56 Euro
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Preis auf 5 Jahre gerechnet (§ 13 Abs. 3 Geschäftsordnung)
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33.052,80 Euro
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Angebote neue Fachverfahren:
Produkt 1: Fachverfahren VOIS MESO Komuna & Mo.Komm (Angebot vom 14.10.2021)
(Preise zzgl. MWSt.)
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Gesamt einmalig
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17.835,00 Euro
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Gesamt jährlich
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9.160,00 Euro
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Preis auf 5 Jahre gerechnet (§ 13 Abs. 3 Geschäftsordnung)
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45.800,00 Euro
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Produkt 2: Fachverfahren XXX vom Anbieter XXX (Angebot vom 15.11.2021)
(Preise zzgl. MWSt.)
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Gesamt einmalig
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12.966,54 Euro
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Gesamt jährlich
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9.140,88 Euro
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Preis auf 5 Jahre gerechnet (§ 13 Abs. 3 Geschäftsordnung)
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45.704,40 Euro
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Folgende Vorteile des Programms von Komuna sind noch hervorzuheben:
- Synergieeffekte mit neuen Gewerbeprogramm GESO, Elfried und Wahlprogrammen (beide Programme laufen über Komua)
- Viele Formulare bei VOIS MESO vorhanden, bei Anbieter XXX nur in geringem Umfang
- Bedienung der Anwendung übersichtlicher und besser strukturiert
- Das Vorwissen der Fa. Komuna über die aktuelle Konfiguration der Gemeinde Rohrbach ist ebenfalls ein großer Vorteil, da seit 1999 Kunde bei der Fa. Komuna, sehr gute Zusammenarbeit und Kundenservice; Die Migration des Datenbestands ins neue System ist reibungslos möglich.
Beim System des Anbieters XXX gilt folgendes zu beachten:
- Schnittstelle Gebührenkasse, um die monatlichen Einnahmen incl. Buchungen ins Kassenprogramm zu übertragen. Hierzu muss jede der 4 EWO-Mitarbeiterinnen einmal monatlich einen Kassenabschluss machen. Eine Programmierung der Schnittstelle zwischen OK.EWOplus und CIP durch Komuna ist möglich (Kosten: 700,00 € netto). Bis der reibungslose Ablauf jedoch gegeben ist, muss erst mühsam im laufenden Betrieb getestet werden.
- Schnittstelle Datenabgleich, um Adressänderungen, Sterbefälle etc. vom EWO ins Kassenprogramm zu übernehmen. Eine Programmierung ist nicht möglich, da ein Auslesen der Adressdaten aus dem Programm des Anbieters XXX nicht vorgesehen ist. Der Abgleich müsste manuell erfolgen.
- Rückmeldung auf Seminaren, dass Gemeinden und Städte mit dem Service des Anbieters XXX eher schlechte Erfahrungswerte haben; Fachreferenten bauen Seminare auf MESO bzw. VOIS MESO auf
Der Haupt- und Finanzausschuss empfahl dem Gemeinderat mit Beschluss vom 13.12.2021, die Verwaltung mit der Auftragsvergabe des Produkts 1 an die Firma Komuna und Mo.Komm zu ermächtigen.
