Gemeinderat Dirk Zehe betritt den Sitzungssaal.
Die bisherige Rechnungserstellung, der Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Um diese Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) ab Herbst 2018 auf Bundes- bzw. ab Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Eine E-Rechnung ist viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen. Dies spart nicht nur das Porto für die Rechnung, sondern vor allem Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung.
Eine Rechnung ist elektronisch (E-Rechnung), wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Der Standard der elektronischen Rechnung ist das Format „XRechnung“.
Ab dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend.
Eine volldigitalisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ist derzeit in der Gemeindeverwaltung nicht möglich. Rechnungen gehen entweder in Papierform oder per E-Mail im Format „pdf“ ein. Anschließend wird durch die Finanzverwaltung eine schriftliche Auszahlungsanordnung erstellt, welche die Bürgermeister als Anordnungsbefugte unterzeichnen. Anschließend wird durch die Kasse der Zahlungsvorgang angestoßen. Die Rechnungen und Auszahlungsanordnungen werden eingescannt und archiviert.
Für eine volldigitalisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnung muss in der Gemeindeverwaltung ein sogenanntes elektronisches Anordnungsverfahren eingeführt werden. Der Ausdruck der schriftlichen Auszahlungsanordnung, sowie das Scannen der Rechnungen und Auszahlungsanordnungen entfällt. Die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen und die Auszahlungsanordnungen erfolgen digital. Auch werden Daten der Rechnung, wie z.B. Bankverbindung, automatisch übernommen und verarbeitet.
In der Gemeindeverwaltung ist die Finanzsoftware „CIP“ des Anbieters komuna GmbH im Einsatz. Die eingesetzte Finanzsoftware muss für das elektronische Anordnungsverfahren modular erweitert werden. Auch ist für die Langzeitarchivierung ein sicheres Speichersystem (WORM-Speicher) nötig.
Einmalige Kosten brutto:
Programm-Modul inkl. digitaler Signatur, Einrichtung und Schulung: 5.795,30 €
Anschaffung WORM-Speicher inkl. Installation: 10.091,20 €
Gesamt: 15.886,50 €
Jährliche Kosten brutto:
Softwarepflege: 992,46 €
Wartungskosten und Replizierung WORM-Speicher: 3.808,60 €
Gesamt: 4.801,06 €
Für die Einführung eines elektronischen Anordnungsverfahrens wurden im Haushalt 2024 keine Finanzmittel eingestellt und stellen somit eine überplanmäßige Ausgabe dar.
Die Fa. komuna ersetzt die Finanzsoftware „CIP“ durch die Finanzsoftware „K1“. Die Umstellung beginnt im Jahr 2025. Für die Anwendung der neuen Finanzsoftware „K1“ ist ein elektronisches Anordnungsverfahren zwingend.
