Die Gemeinderatsfraktion Die GRÜNEN haben mit Schreiben vom 04.09.2022 beantragt, die Beteiligung an der zentralen Beschaffungsstelle des Zweckverbands Kommunale Dienste Oberland zu prüfen.
Der vorliegende Antrag wird wie folgt begründet:
„Beschaffungsverfahren der öffentlichen Hand verursachen aufgrund ihrer Komplexität einen erheblichen internen Verwaltungsaufwand. Dies betrifft sämtliche Vergabeverfahren, sowohl unterschwellige Dienst- und Bauleistungen als auch Vergaben im Oberschwellenbereich. Mit der zu erwartenden Änderung des § 3 Abs. 7 VgV werden künftig auch Planleistungen vermehrt EU-weit auszuschreiben sein. Bürgermeister und Verwaltung haben bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass die Verwaltung mit der Durchführung der bestehenden Vergaben erheblich belastet ist und andere Projekte nicht entsprechend bearbeitet werden können.
Der Zweckverband Kommunale Dienste Oberland bietet seit 2020 seinen Mitgliedskommunen den Service einer zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle. Kommunale Vergaben können gegen Entgelt von den Vergabespezialisten des Zweckverbands für die Gemeinden schnell und rechtssicher durchgeführt werden. Die Nutzung dieses Dienstes kann somit einen wesentlichen Beitrag zur Entlastung der Verwaltung darstellen.
Bislang nutzen wohl nur wenig Kommunen diesen Service. Presseberichten zufolge arbeitet diese Sparte des Zweckverbands noch defizitär. Um das realistische Potential dieses Services für unsere Kommune prüfen zu können, wird vorgeschlagen, eine(n) Vertreter(in) diese Vergabestelle in den Gemeinderat bzw. einen seiner Ausschüsse einzuladen. So können die Angebote und die anzusetzenden Kosten vorgestellt werden, um eine Entscheidung über die Beteiligung an der Beschaffungsstelle vorzubereiten.“
Laut Homepage des Zweckverbandes Kommunale Dienste Oberland wurde die Zentrale Beschaffungsstelle als weitere Dienstleistung aufgebaut. Seit 07.09.2020 hat sie offiziell ihre Tätigkeit als ausschreibende und beratende Stelle in Fragen des öffentlichen Auftragswesens aufgenommen.
Folgende Leistungen werden für die Gemeinden in diesem Rahmen angeboten:
- Unterstützung bei der Vergabe von Bauleistungen, Lieferleistungen, Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen, soziale und besondere Dienstleistungen, Bau- und Dienstleistungskonzessionen
- Deutschlandweite und europäische Ausschreibungen (unterschwellig/überschwellig)
- Elektronische Vergabe
- Dokumentation
- Beratungsleistungen
In der Sache hat der Antrag vom 04.09.2022 die Fragestellung zum Gegenstand, ob eine Aufgabenstellung innerhalb der Verwaltung (Inhouse) oder aber durch Outsourcing (Extern) gegen Entgelt erledigt werden soll.
Bei der Entscheidung die Vergabekompetenz außer Haus zu verlagern spielen folgende organisatorische und betriebswirtschaftliche Aspekte eine Rolle:
Vorteile von Outsourcing:
Kostensenkung: Experten, die auf ein Gebiet spezialisiert sind, erarbeiten regelmäßig schneller das gewünschte Ergebnis. Unter dem Strich sollte Outsourcing immer dann erfolgen, wenn dies mit einer Kostensenkung einhergeht.
Ganz allgemein sollte unter betriebswirtschaftlichen Aspekten ein Outsourcing-Vorhaben mindestens 20% Kostensenkung bewirken. Alles andere gilt nicht als lohnenswert.
Zielanalyse: Im konkreten Fall ist der Zweckverband bei den Beschäftigten ebenso wie die Gemeinde tarifgebunden und es ist zusätzlich der Overhead des Zweckverbands mit zu vergüten, so dass bei vergleichbarem zeitlichen Input keine Kostensenkung erreichbar ist.
Steigerung der Qualität: Die Konzentration des externen Dienstleisters auf eine einzige Leistung kann eine Steigerung der Qualität bewirken.
Zielanalyse: Der Schwerpunkt der Vergaben findet im Bereich des technischen Bauamts statt. Dort hat die Gemeinde eigenes qualifiziertes, routiniertes und geschultes Personal. Der BKPV hat in dem in der Gemeinderatssitzung vom 20.07.2022 vorgestellten Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2016 bis 2020 für das Prüfungsgebiet des Bauwesens „keine wesentlichen strukturellen Fehlstellungen in der Wirtschaftsführung bei der mit der Abwicklung von Hochbau- und Tiefbaumaßnahmen betrauten Abteilung festgestellt.“
Nachteile von Outsourcing:
Erhöhter Kommunikationsbedarf: Eine erfolgreiche Auslagerung von Aufgaben lebt von einer einwandfreien Kommunikation. Nur wenn alle Wünsche, Anforderungen und Besonderheiten bis ins kleinste Detail besprochen werden, kann davon ausgegangen werden, dass letztendlich alle Beteiligten zufrieden sind. Das große Problem hierbei ist, dass eine detaillierte und permanente Absprache mit externen Anbietern sehr viel Zeit frisst – Zeit, die eventuell an anderer Stelle fehlen wird.
Zielanalyse: Reibungsverluste durch die erforderliche Abstimmung mit externen Dienstleistern sind nicht zu vermeiden.
Mangelnde Weiterbildungsmöglichkeiten durch Outsourcing für feste Mitarbeiter: Wenn jede halbwegs anspruchsvolle Aufgabe ausgelagert wird, bedeutet dies, dass vorhandene Beschäftigte im Aufgabenzuschnitt beschnitten werden würden.
Zielanalyse: Anstatt die eigenen Beschäftigten zu fördern und weiterzubilden, würde durch Outsourcing der qualitative Aufgabenzuschnitt und damit einhergehend die Mitarbeiterzufriedenheit ohne ein tatsächliches Erfordernis gesenkt.
Flexibler Einsatz der gemeindeeigenen Beschäftigten: Gemeindeeigene Beschäftigte kennen die Zielsetzungen des Gemeinderats und der zu erledigenden Arbeitsvorgänge. Fallen zusätzliche und anderweitig gelagerte Aufgaben an, können diese von den entsprechenden eigenen Beschäftigten übernommen werden.
Zielanalyse: Bei Vergaben handelt es sich um eine fortlaufend anfallende Daueraufgabe insb. im Bereich des technischen Bauamts. Bei einer Aufgabenerledigung durch gemeindeeigenes Personal besteht die Möglichkeit dieses bedarfsgerecht auch für andere Aufgaben einsetzen zu können.
Zusammenfassend ist es aus Sicht der Verwaltung nicht empfehlenswert den Bereich Vergaben an den Zweckverband Oberland auszulagern, da dieser Bereich eine Daueraufgabe darstellt. In der Regel sind Aufgaben, welche gelegentlich und nicht regelmäßig anfallen an Externe zu vergeben. Daueraufgaben sollten jedoch grundsätzlich intern durch das vorhandene Personal bearbeitet werden.
Zudem treten die Vergaben vermehrt im technischen Bauamt auf, in diesem Bereich sollte vorzugsweise eine zusätzliche Teilzeit-Stelle geschaffen werden, um die anfallenden Aufgaben in vollumfänglich bewerkstelligen zu können (siehe TOP 24). Die Vergaben werden meist von den Planungsbüros vorbereitet, der Gemeinde obliegt dann die Durchsicht der entsprechenden Leistungsverzeichnisse und deren Bekanntmachung in den Portalen. Mit der Zuschaltung von Inhouse-Kapazitäten (m/w/d) sind die anfallenden Aufgabenstellungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht gut zu bewältigen.
