Satzung über die Aufgaben und Benutzung
des Stadtarchivs Schrobenhausen
Die Stadt Schrobenhausen erlässt auf Grund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 22.08.1998 (GVBl. S. 796, BayRS 2020-1-1-I) zuletzt geändert am 09.03.2021 (GVBl. S. 74) und auf Grund des Art. 13 Abs. 1 und 2 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22.12.1989 (GVBl. S. 710) folgende Satzung:
ABSCHNITT I
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich
Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Stadtarchiv Schrobenhausen.
§ 2 Begriffsbestimmung
- 1Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Stadt Schrobenhausen und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen oder juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. 2Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. 3Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv Schrobenhausen ergänzend gesammelt wird.
- Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
- Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
ABSCHNITT II
Aufgaben
§ 3 Aufgaben des Stadtarchivs
- 1Die Stadt Schrobenhausen unterhält ein Archiv. 2Das Stadtarchiv ist die städtische Fachdienststelle für alle Fragen des städtischen Archivwesens und der Stadtgeschichte einschließlich der Geschichte der eingemeindeten Ortsteile.
- 1Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischer Ämter sowie der städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften zu archivieren. 2Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Stadt, der eingemeindeten Ortsteile und der Funktionsträger der in Satz 1 genannten Stellen.
- 1Das Stadtarchiv kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen archivieren. 2Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.
- 1Das Stadtarchiv kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. 2Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. 3Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Stadtarchiv.
- 1Das Stadtarchiv berät die städtische Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. 2Es kann außerdem nichtstädtische Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein städtisches Interesse besteht.
- Das Stadtarchiv fördert die Erforschung der Stadtgeschichte.
- 1Das Stadtarchiv kann in geringem Umfang Transkriptionen historischer Handschriften erstellen und dem Benutzer zur Verfügung stellen, ist hierzu jedoch nicht verpflichtet. 2Das Stadtarchiv berät den Benutzer, dieser ist jedoch selbst für die Erforschung seines Forschungsthemas verantwortlich.
§ 4 Auftragsarchivierung
1Das Stadtarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). 2Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. 3Die Verantwortung des Stadtarchivs beschränkt sich auf die in § 5 Absatz 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen.
§ 5 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes
- 1Das Stadtarchiv hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. 2Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.
- Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.
- Rechtsansprüche Betroffener auf Berichtigung sind in der Weise zu erfüllen, dass zu berichtigende Unterlagen um eine Richtigstellung ergänzt werden. Ist dies nicht möglich, sind die Unterlagen besonders zu kennzeichnen.
- 1Der Betroffene kann verlangen, dass Unterlagen, die sich auf seine Person beziehen, eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er glaubhaft macht, durch eine falsche Tatsachenbehauptung beeinträchtigt zu sein. 2Dies gilt nicht für Feststellungen, die in einer rechtskräftigen gerichtlichen oder in einer bestandskräftigen behördlichen Entscheidung enthalten sind. 3Nach dem Tod des Betroffenen kann die Beifügung einer Gegendarstellung von den Erben sowie von den Ehegatten, den Kindern oder den Eltern verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran geltend machen können.
ABSCHNITT III
Benutzung
§ 6 Benutzungsberechtigung
1Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benutzung zur Verfügung. 2Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden. 3Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll vorliegen.
§ 7 Benutzungszweck
1Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. 2Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.
§ 8 Benutzungsantrag
- 1Die Benutzung ist beim Stadtarchiv schriftlich zu beantragen. 2Der Benutzer hat sich auszuweisen.
- 1Im Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. 2Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. 3Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.
- Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.
- Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.
§ 9 Schutzfristen
- 1Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen. 2Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benutzt werden. 3Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. 4Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. 5Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinn der §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die Schutzfristen des § 5 des Bundesarchivgesetzes. 6Die Schutzfristen gelten nicht für Maßnahmen nach § 5 Absatz 1 Satz 2.
- 1Mit Zustimmung des Ersten Bürgermeisters können die Schutzfristen vom Stadtarchiv im einzelnen Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. 2Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. 3Die Schutzfristen können vom Stadtarchiv mit Zustimmung des Ersten Bürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.
- 1Die Benutzung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig. 2Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.
- 1Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Stadtarchiv zu stellen. 2Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2 hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.
- Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur benutzt werden, wenn die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.
§ 10 Benutzungsgenehmigung
- 1Die Benutzungsgenehmigung erteilt das Stadtarchiv. 2Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck. 3Sie kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.
- Die Benutzungsgenehmigung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
- Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland
oder eines ihrer Länder gefährdet würden,
- Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
- Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,
- der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,
- ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
- Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.
- Die Benutzungsgenehmigung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
- die Interessen der Stadt verletzt werden könnten,
- der Antragsteller gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht eingehalten hat,
- der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
- Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist oder
- der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.
- Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
- Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
- nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
- der Benutzer gegen die Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder
- der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
- 1Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. 2Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei der Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
- Im Falle einer Entscheidung auf Grund Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Absatz 3 Buchstabe a holt das Stadtarchiv vorher die Zustimmung des Ersten Bürgermeisters ein.
- Wird die Benutzung von Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 3 BayArchivG beantragt, so hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.
§ 11 Benutzung im Stadtarchiv
- 1Die Benutzung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Stadtarchivs. 2Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.
- Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
- 1Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. 2Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.
- 1Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. 2Das Stadtarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
- 1Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Kamera, Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer, Smartphone oder beleuchtete Leselupe bedarf besonderer Genehmigung. 2Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird. 3Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu rauchen, zu essen und zu trinken. 4Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen nur an den vom Archivpersonal ausgewiesenen Stellen abgelegt werden.
§ 12 Reproduktionen
- 1Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. 2Reproduktionen werden durch das Stadtarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt.
- Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Stadtarchivs zulässig.
- Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Stadtarchiv und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.
- Das Urheberrecht verbleibt beim Stadtarchiv. Rechte Dritter bleiben unberührt.
§ 13 Versendung von Archivgut
- 1Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Stadtarchivs besteht kein Anspruch. 2Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. 3Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
- Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
- Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
- 1Zur Versendung freigegebene Archivstücke sind vom Entleiher angemessen zu versichern. 2Die Kosten für Verpackung, Versand und Versicherung gehen zu Lasten des Entleihers, der auch die Gefahr der Versendung trägt.
§ 14 Belegexemplar
1Von jeder Veröffentlichung, die unter Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. 2Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. 3Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.
§ 15 Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.
Schrobenhausen, den TT.MM.JJJJ
STADT SCHROBENHAUSEN
Reisner
Erster Bürgermeister
