Die EDV-Software (Vectron-Software) der Registrierkasse im Museum HopfenBierGut muss zum Jahresbeginn 2022 aktualisiert werden.
Ist-Stand der bestehenden EDV-Software (Vectron-Software):
- reine Registrierkasse für Erfassung der Umsätze
- eingeschränktes Berichtswesen (nur über generierte Umsätze)
- keine betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Reports möglich
Mit Blick auf erforderliche Ansprüche sowie Forderungen und Regelungen von Seiten des Gesetzgebers und der Finanzbehörden sind Anpassungen für ein zeitgemäßes Kassensystem mit entsprechender Programmierung notwendig.
In diesem Zusammenhang wurde uns nahegelegt die bestehende beschriebene Kassensoftware um ein WWS (Warenwirtschaftssystem) zu ergänzen, welches wiederum folgende Tools beinhalten sollte:
- Anfrage-/ Angebots-, Auftrags- und Bestellwesen
- Rechnungstellung und Zahlungsverkehr mit OPOS-Listen (buchhalterische Abwicklung)
- Kalkulation
- Lagermanagement
- Artikel- und Kundenstammdaten (Pflege und Historie)
- Auswertungen, Reports
Folgende Bereiche sollen mit einem angepassten Kassen- und Warenwirtschaftssystem abgedeckt und abgebildet werden können:
Museumladen, Angebote Museum, Angebote Bierwerkstatt, Inhalte, Aufgaben, Abwicklung, Produkte des touristischen Bereiches (z. B. Führungen, Veranstaltungen)
Die bestehende Hardware kann erhalten bleiben, muss jedoch zudem zwingend um ein EAN-Code Lesegerät sowie einen EAN-Code Drucker ergänzt werden.
Alle vorbeschriebenen Abläufe werden durch den EAN-Code nochmals optimiert.
Bei Beantragung der Förderung für den Umbau des Museumsladens wurde bereits geprüft, ob ein entsprechendes System förderfähig ist und im Rahmen der Förderung berücksichtigt werden könnte.
Dies war jedoch nicht möglich.
Es wurden in Zusammenarbeit und Abstimmung mit der EDV-Abteilung, Hr. Thomas Meyer, auch mit Blick auf die erforderliche Kompatibilität zum bestehenden System bereits entsprechende Angebote eingeholt.
Insgesamt wurden 4 in Frage kommende Anbieter angefragt, wobei es sich bei einem der Anbieter um den Lieferanten des bestehenden Kassensystems handelt, der jedoch nur kassenrelevante Anpassung vornehmen jedoch kein passendes Warenwirtschaftssystem anbieten kann.
Die Auswertung der Angebote stellt sich wie folgt dar:
Angebotsübersicht - notwendige Aktualisierung der vorhandenen Vectron-Software:
- Notwendige Aktualisierung der EDV-Software (Vectron-Kasse), Anschaffung EAN-Code Leser sowie EAN-Code Drucker:
Kosten sind netto-Beträge
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Anbieter Vectron-Software
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Kosten
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Gesamtkosten
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1.
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2.163 €
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2.163 €
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- Integration Warenwirtschaftssoftwarelösung mit CRM in vorhandene Vectron-Kasse
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Anbieter WWS-Software
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Kosten
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Zzgl. Aktualisierung Vectron-Software
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Gesamtkosten
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2.
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2.900,00 €
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2.163,00 €
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5.063,00 €
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3.
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4.218,00 €
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2.163,00 €
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6.381,00 €
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4.
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5.251,89
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0 € Ein System mit integrierter Kassensoftware
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5.251,89 €
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Aus der Auswertung geht hervor, dass der Anbieter 4 das wirtschaftlichste Angebot unterbreitet hat, da das Angebot alle erforderlichen Komponenten als Gesamtlösung beinhaltet.
Für die Umsetzung der Maßnahme bietet sich idealerweise der kommende Januar 2022 an, da das Museum und der Museumsladen wegen der Umbauarbeiten geschlossen sind. In diesem Zeitraum könnten die umfangreichen Anpassungen integriert bzw. getestet werden, damit das System ab Februar 2022 zur Wiedereröffnung von Museum und Museumsladen störungsfrei in Betrieb gehen kann.
Ziel der Maßnahme:
- Geltende Ansprüche und Forderungen an ein zeitgemäßes EDV-Kassensystem umsetzen.
- Optimierung der Prozesse im Kassenbereich -> Entlastung der Mitarbeiter und Kosten
- Optimierung Arbeitsalltag und Abläufe im Museumsladen
- Optimierung in der Tourist Information
- Fehlerquellen ausschalten und die Potenziale eines Warenwirtschaftssystems nutzen
- Das integrierte CRM (Kundenbeziehungsmanagement) im Warenwirtschaftssystem wird zudem auch als Vertriebssystem der Tourist Information und dem Museum dienen, um alle Bereiche mit anfallenden Abläufen /Aufgaben von Kontaktverwaltung, Angebotsgestaltung, Rechnungsstellung, Berichtswesen und Marketingmaßnahmen zu unterstützen.
Damit Schaffung einer bisher nicht vorhandenen touristischen Kundendatenbank, die den zukünftig notwendigen Ansprüchen einer zeitgemäßen Tourist Information perfekte Lösungen bietet.
