Auftragsvergabe – Meldewesen im Tourismusbereich und Kurbeitragserfassung sowie Digitalisierung der Gästebetreuung
Daten angezeigt aus Sitzung:
60. Sitzung des Stadtrates, 17.01.2023
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Die Stadt Spalt arbeitet seit vielen Jahren mit dem aktuellen System für Meldescheine. In mehreren Gesprächen mit den Mitarbeitern des HopfenBierGut, wurden die Probleme dokumentiert. Es geht um die Abrechnung der Meldescheine, um die Einführung von Online-Meldescheinen, Datenschutz sowie Zeitersparnis und Mehrwert eines elektronischen zukunftsfähigen Meldewesens.
Es wurde ein Angebot von der Fa. A, Werbe- und Marketingagentur eingeholt. Referenzen erfolgten in verschiedenen Gemeinden. In unserem Bereich hat die Stadt Treuchtlingen erfolgreich die Plattform. Durch die neuen Anforderungen eines elektronischen Meldesystems und den Problemen bei dem bisherigen Anbieter sowie der zukünftigen Betreuung, schlägt das HopfenBierGut vor, das Angebot der Firma A anzunehmen.
Insbesondere die DSGVO und für die Zukunft Möglichkeiten bei der Betreuung von Gästen finden darin Berücksichtigung. Dies sind Statistikmoduls, Gastgeberdatenbanken, Abrechnungsmodule sowie ein Angebot einer Kassenschnittstelle sowie Druck und Gestaltung von perforierten Gästekarten/Meldescheinformularen und Datenträgern. Aus diesem Angebot ergeben sich erheblich geringere Arbeits- und Aufwandszeiten der Mitarbeiter.
Weitere Optionen sind eine digitale Gästemappe für die Gastgeber, die Online-Gästekarte sowie Onlineeingaben der Gastdaten durch den Gast.
Die Firma A kann den Auftrag zügig umsetzen.
Das Angebot lautet Preis Einzelpositionen jährlich netto 2.118,50 €. Im Vergleich zur bisherigen Aufwendung jährlich 2.142 €. Durch die Änderung des Systems sind Preiseinzelpositionen einmalig 3.974 € veranschlagt. Darin enthalten sind die Destinantionsmanagementsoftware TIM, Schnittstelle Kasse, Schulung, Projektleitung und Beratung.
Der aktuelle Softwarewartungsvertrag läuft im Jahre 2023 aus. Es wurde aufgrund der großen Probleme mit der Firma ein frühzeitiger Ausstieg besprochen. Sollte dieser nicht möglich sein, erfolgt die Vertragsbindung an die Firma A Ende des Jahres 2023.
Mit dem Systembeauftragen Thomas Meyer wurde die Änderung abgesprochen und für unbedingt notwendig erachtet.
Beschlussvorschlag
Die Stadt Spalt beschafft das elektronische Meldewesen für Kurabgabe, Meldescheine, Online-Meldescheine mit entsprechenden Datenschutzvorgaben von der Firma A. Der Auftrag wird zum Preis von einmalig € 3.974 vergeben. Enthalten ist die Destinationsmanagementsoftwäre TIM, Schnittstelle Kasse, Schulung und Projektleitung. Der Preis Einzelposition jährlich beträgt 2.118,50 € für einen Softwarelizenzvertrag.
Das HopfenBierGut hat entsprechende Referenzen geprüft. Die Laufzeit des Projektes beträgt 3 Jahre. Danach kann mit Frist von 6 Monaten zum Jahresende die Zusammenarbeit gekündigt werden.
Beschluss
Die Stadt Spalt beschafft das elektronische Meldewesen für Kurabgabe, Meldescheine, Online-Meldescheine mit entsprechenden Datenschutzvorgaben von der Firma A. Der Auftrag wird zum Preis von einmalig € 3.974 vergeben. Enthalten ist die Destinationsmanagementsoftwäre TIM, Schnittstelle Kasse, Schulung und Projektleitung. Der Preis Einzelposition jährlich beträgt 2.118,50 € für einen Softwarelizenzvertrag.
Das HopfenBierGut hat entsprechende Referenzen geprüft. Die Laufzeit des Projektes beträgt 3 Jahre. Danach kann mit Frist von 6 Monaten zum Jahresende die Zusammenarbeit gekündigt werden.
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Abstimmungsergebnis
Dafür: 21, Dagegen: 0
Datenstand vom 12.06.2024 12:43 Uhr
