Bisher gibt es in der VGem Offingen im Finanzwesen CIP-KD kein elektronisches Anordnungswesen.
Nach Art. 18 Abs. 1 des Bayerischen Digitalgesetzes (BayDiG) werden öffentliche Kassen dazu verpflichtet, dass sie die Begleichung ihrer Geldforderungen im elektronischen Zahlungsverkehr ermöglichen. In Art. 18 Abs. 2 ist die verpflichtende Annahme digitaler Rechnungen geregelt.
Die Bezahlung mittels elektronsicher Zahlungsmöglichkeiten ist bereits durch die Bekanntgabe der IBAN Daten aber in vielen Fällen inzwischen auch über online gestützte Bezahlverfahren bei Dienstleistungen möglich.
Wörtlich heißt es:
Art. 18 BayDiG
Elektronischer Zahlungsverkehr und Rechnungen
(1) Geldansprüche öffentlicher Kassen können unbar beglichen werden, solange kein sofortiges anderweitiges Vollstreckungsinteresse besteht; die Behörden bieten hierfür geeignete elektronische Zahlungsmöglichkeiten an.
(2) 1Öffentliche Auftraggeber stellen den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicher, soweit für sie gemäß § 106a des Gesetzes gegen Wettbewerbs-beschränkungen eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist. 2Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. 3Das Nähere sowie Ausnahmen kann die Staatsregierung durch Rechtsverordnung festlegen.
Anmerkung: der § 106a GWB wurde bereits aufgehoben.
Das derzeitige Finanzwesen wird daher um ein Modul für ein elektronisches Anordnungswesen ergänzt werden. Dies wird wegen der Vollintegration in das bestehende Finanzwesen ebenfalls über die Fa. komuna bereit gestellt werden..
Von der gesetzlichen Notwendigkeit abgesehen führt eine solche Rechnungsbearbeitung auch zu einem veränderten Workflow (Belegbearbeitungslauf) in allen Mitgliedsgemeinden und mit verwalteten Verbänden der VGem Offingen, da die notwendigen Schritte der Feststellung und Anordnung nur noch über eine elektronische Signatur erfolgen. Ein Hybrid System wird es wegen der Einheitlichkeit des Mandanten nicht geben.
Zudem ist die Einführung mit Kosten verbunden.
Neben den Lizenzen sowie Implementierungs- und Schulungskosten sind auch eine Reihe von zusätzlichen Scannern notwendig, um das dezentrale „Early scanning“ zu ermöglichen.
Im Vorfeld wird daher zunächst der Erhebung des Bedarfs im Lichte der angestrebten Ausgestaltung des Workflows geben müssen.
Derzeit besteht noch eine rein papiergebundene Bearbeitung der Eingangsrechnungen.
Dabei gehen eine Reihe von Belegen in Außenstellen, also außerhalb des VGem Gebäudes und damit der Zentralbuchhaltung ein.
Bspw. in Schulen, Bauhöfen, Feuerwehren, Kindertageseinrichtungen und Gemeinden.
Dort werden diese Belege im Regelfall unmittelbar mit einem Kontierungsstempel versehen und auch durch Unterschrift sachlich und rechnerisch richtig festgestellt. Sie gehen danach auf dem Postweg in die VGem und werden dort in der Buchhaltung erfasst.
Dann wird durch die Buchhaltung eine Zahlungsanordnung respektive Kassenbeleg erzeugt und gedruckt. Erst dann erfolgt die schriftliche Anordnung entweder durch Kämmerer (bis 10.000 € in Gemeinden/bis 5.000 € in den Verbänden) oder die Bürgermeister/Verbandsvorsitzende.
Nach diesen Schritten ist der Beleg zahlungsfähig. Nach Zahlung erhält der Papierbeleg den Vermerk „gebucht Kasse“.
Ab diesem Zeitpunkt erfolgt derzeit dann die Verscannung für das elektronische Archiv. Man spricht hier von einem „Late scanning“.
Aufgrund der komplexen Materie, den individuellen örtlichen Strukturen, den Umstellungs-zeiträumen und den verschiedenen Arten von Kassenbelegen kann derzeit noch keine abschließende Darlegung der Prozessabläufe erfolgen. Hier wird es mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit zu einem evaluierenden Verlauf kommen.
Mit der Einführung ist derzeit folgender eher grober Work-flow vorgesehen.
Die eingehenden Rechnungen werden -postalisch vereinheitlicht- und gehen für jede Körperschaft damit einheitlich an einer festzulegenden Örtlichkeit ein. So ist es bspw. künftig nicht mehr erforderlich, dass Post für Schulen oder den Abwasserverband auch in der Kläranlage und in der Schule eingehen. Sie können zentral an die Verbände mit der Postanschrift der geschäftsführenden Verwaltung direkt an die VGem versendet werden. Da dort dann die sofortige Verscannung einsetzt steht der Belege digital zum selben Zeitpunkt auch den Verbänden zur Verfügung und müssen dort auch digital signiert (festgestellt) werden.
Der Erfolg hängt also wesentlich davon ab, dass die Bewirtschafter bereits im Bestellvorgang bzw. bei den Kreditoren/Lieferanten auf eine entsprechende Adressetikettierung einwirken.
Wegen der langen Vorlaufzeit und den terminlich sehr engen Zeitfenstern bei der Fa. komuna mussten die Module bereits Ende 2022 bestellt werden, um die Einführung im Zeitraum von Mai bis Juni 2023 durchführen zu können.
