Die Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
Es wird folgender § 3a eingeführt:
§ 3a
Umgang mit Dokumenten und elektronischen Medien
(1) 1Der Verschwiegenheitspflicht unterfallende schriftliche und elektronische Dokumente sind so aufzubewahren, dass sie dem unbefugten Zugriff Dritter entzogen sind. 2Im Umgang mit solchen Dokumenten beachten die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung die Geheimhaltungsinteressen und den Datenschutz. 3Werden diese Dokumente für die Tätigkeit als Mitglied der Gemeinschaftsversammlung nicht mehr benötigt, sind sie zurückzugeben oder datenschutzkonform zu vernichten bzw. zu löschen.
(2) 1Beschlussvorlagen sind interne Ausarbeitungen der Verwaltung für die Gemeinschaftsversammlung. 2Eine Veröffentlichung der Beschlussvorlagen und weiterer Sitzungsunterlagen durch Mitglieder ist nur zulässig, wenn der Gemeinschaftsvorsitzende und die Gemeinschaftsversammlung unter Berücksichtigung des Datenschutzes zugestimmt haben und die Unterlagen nur Tatsachen enthalten, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. 3Die Veröffentlichung von Beschlussvorlagen und weiteren Sitzungsunterlagen zu nichtöffentlichen Sitzungen ist nicht zulässig.
(3) Die Mitglieder, die über die technischen Voraussetzungen zum Versenden und Empfangen elektronischer Post verfügen, können dem Gemeinschafsvorsitzenden schriftlich eine elektronische Adresse mitteilen, an die Einladungen im Sinne des § 22 übersandt bzw. von der Anträge im Sinne des § 23 versandt werden.
§ 16 erhält folgende Fassung
Form und Frist für die Einladung
(1) Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung und der Leiter der Geschäftsstelle werden schriftlich oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. 2Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail, die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. 3Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.
(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit sowie des Datenschutzes nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Hat das Mitglied der Gemeinschaftsversammlung sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.
(4) 1Die Ladungsfrist beträgt 7 Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.
(5) 1Die Nutzung elektronischer Medien während der Sitzung darf nur erfolgen, soweit durch sie eine aktive Sitzungsteilnahme nicht gefährdet und der Sitzungsverlauf nicht gestört wird.
(Bisherige Fassung:
1Die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung und der Leiter der Geschäftsstelle werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung zu den Sitzungen eingeladen. 2Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden. 3Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist.
(2) 1Die Ladungsfrist beträgt 7 Tage; sie kann in dringenden Fällen bis auf 24 Stunden verkürzt werden. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nach Satz 1 Halbsatz 1 nicht mitgerechnet.)
(4) 1Die Nutzung elektronischer Medien während der Sitzung darf nur erfolgen, soweit durch sie eine aktive Sitzungsteilnahme nicht gefährdet und der Sitzungsverlauf nicht gestört wird. 2Für die Fertigung von Ton- und Bildaufnahmen durch Mitglieder gelten § Abs. 2 Sätze 3 und 4 entsprechend.)
§ 17 Abs 1 erhält folgende Fassung
1Anträge, die in einer Sitzung behandelt werden sollen, sind schriftlich oder elektronisch zu stellen und ausreichend zu begründen. 2Bei elektronischer Übermittlung sind Geheimhaltungsinteressen und der Datenschutz zu beachten; schutzwürdige Daten sind durch De-Mail oder in verschlüsselter Form zu übermitteln. 3Anträge sollen spätestens am 10. Tag vor der Sitzung beim Gemeinschaftsvorsitzenden eingereicht werden. 4Soweit ein Antrag mit Ausgaben verbunden ist, die im Haushaltsplan nicht vorgesehen sind, soll er einen Deckungsvorschlag enthalten.
(bisherige Fassung:
1Anträge, die in einer Sitzung behandelt werden sollen, sind schriftlich zu stellen und ausreichend zu begründen. 2Sie sollen spätestens bis zum 10. Tag vor der Sitzung beim Gemeinschaftsvorsitzenden eingereicht werden. 3Soweit ein Antrag mit Ausgaben verbunden ist, die im Haushaltsplan nicht vorgesehen sind, soll er einen Deckungsvorschlag enthalten.)
