Sachvortrag:
Die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2011 bis 2015 und der Kasse des Marktes Zusmarshausen durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband wurde in der Zeit vom 23.01.2017 bis 27.03.2017 durchgeführt.
Die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2011 bis 2015 für das Prüfungsgebiet des Bauwesens beim Markt Zusmarshausen wurde in der Zeit vom 28.03.2017 bis 30.05.2017 durchgeführt.
Umfangreiche Prüfberichte liegen vor. Der Markt Zusmarshausen muss zu den einzelnen Textziffern (TZ) eine entsprechende Stellungnahme an das Landratsamt Augsburg abgeben.
Der örtliche Rechnungsprüfungsausschuss hat sich mit den Prüfberichten der überörtlichen Prüfung der Jahresrechnungen 2011 bis 2015 und der Kasse des Marktes Zusmarshausen sowie für das Prüfungsgebiet des Bauwesens in seinen Sitzungen am 28.02.2018, 16.04.2018 und 10.10.2018 eingehend befasst.
Diskussionsverlauf:
GL …, Kämmerer … und Marktbaumeister … erläutern nunmehr die von der Verwaltung in Abstimmung mit der örtlichen Rechnungsprüfung abgestimmte Stellungnahme zu den einzelnen Textziffern (TZ), die nachfolgend abgedruckt wird.
Prüfungsbericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2011 bis 2015 und der Kasse des Marktes Zusmarshausen
zu TZ 1: Gewerbesteuermeldung
Hier wurde eine Gewerbesteuerforderung nachträglich herabgesetzt, so dass eine Überzahlung in Höhe von 130.089 € entstanden ist. Diese hätte ausbezahlt werden müssen, was aber bis dato nicht geschehen ist. Grund hierfür war bzw. ist, eine mündliche Anweisung des damaligen Bürgermeisters, dass der Betrag nicht ausbezahlt wird, da sich das Unternehmen in Insolvenz befindet und sich ein weiteres Unternehmen des gleichen Gesellschafters ebenfalls in Insolvenz befindet und der Markt Forderungen in Höhe von 131.226,99 € hat. Diesbezüglich fanden Telefonate zwischen der Verwaltung und dem Insolvenzverwalter statt.
Sobald das Insolvenzverfahren abgeschlossen ist, könnte eine Aufrechnung der ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeit der beiden Unternehmen erfolgen. Erfolgt keine Aufrechnung, so muss die Auszahlung der Überzahlung durchgeführt und die ausstehenden Forderungen niederschlagen bzw. erlassen werden.
In Folge dessen, müsste die Gewerbesteuermeldung in Summe wieder korrekt sein.
zu TZ 2: Einzelverfügung bei gemeindlichen Konten
Um das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten wurde im Stellenplan 2018 eine Teilzeitstelle bei der Kasse eingeplant. Die konkrete Umsetzung erfolgt mit der Neubesetzung der Stelle.
zu TZ 3: Zahlstelle Standesamt/Einwohnermeldeamt
- Die Formvorschriften werden mittels der zu beschaffenden EDV-Software eingehalten, siehe Buchstabe c).
- Die Kasse der Zahlstelle wird künftig von nur einer Beschäftigten bedient. Bei einem notwendigen Wechsel (Stellvertretung) wird die Kassenübergabe protokolliert.
- Die Schaffung der programmtechnischen Voraussetzungen wird geprüft. Ein entsprechendes Angebot wird eingeholt.
- Zukünftig wird ein Wertebuch geführt.
zu TZ 4: Verbesserung der Kassensicherheit in der Zahlstelle Schwimmbad notwendig
Für die Zahlstelle ist die Anschaffung eines geeigneten Kassenbehältnisses vorgesehen.
zu TZ 5: Tagesgeldabschluss unregelmäßig erstellt; Sparbücher ohne Sperrvermerk; unvermutete örtliche Kassenprüfung
- Es handelt sich um eine Kasse mit geringem Zahlungsverkehr. Aus diesem Grund wird ein wöchentlicher Tagesabschluss nach § 72 Abs. 2 KommHV-Kameralistik vorgenommen. Dies ist bereits in § 23 Abs. 1 Satz 2 der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen vom 01.10.2013 geregelt.
- Die Sparbücher werden entsprechend der Dienstanweisung mit einem Sperrvermerk versehen.
Die unvermuteten örtlichen Kassenprüfungen werden seit 2012 regelmäßig jährlich durchgeführt.
zu TZ 6: Aufträge über Liefer- und Dienstleistungen nicht ausgeschrieben
Die Vorgaben zur Ausschreibung von Liefer- und Dienstleistungen werden künftig beachtet.
zu TZ 7: Unterwertverkauf einer gemeindlichen Immobilie
Bei den Grundstücksgeschäften wurden die entsprechenden Beschlüsse der Gremien eingeholt.
Künftig werden bei der Veräußerung kommunaler Vermögensgegenstände neben den Vorschriften der Gemeindeordnung auch die zitierte Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern beachtet und nach Möglichkeit Wertermittlungen durchgeführt.
zu TZ 8: Die Einleitungsgebühren wären neu zu kalkulieren
Der Markt hat eine neue Kalkulation der Benutzungsgebühren für die öffentliche Entwässerungseinrichtung in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse liegen vor und der Marktgemeinderat hat bereits eine Änderung der Beitrags- und Gebührensatzung beschlossen, die am 01.01.2018 in Kraft getreten ist.
zu TZ 9: Die Wassergebühren wären neu zu kalkulieren
Der Markt hat eine neue Kalkulation der Benutzungsgebühren für die öffentliche Wasserversorgungseinrichtung in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse liegen vor und der Marktgemeinderat hat bereits eine Änderung der Beitrags- und Gebührensatzung beschlossen, die am 01.01.2018 in Kraft getreten ist.
zu TZ 10: Die Friedhofssatzung und die Übertragung von hoheitlichen Tätigkeiten auf einen Bestattungsunternehmer wären in Einklang zu bringen
Der Markt hat eine Gebührenkalkulation für das Bestattungswesen in Auftrag gegeben. Sobald die Ergebnisse vorliegen, wird eine Änderung der Friedhofsgebührensatzung beschlossen und auch die Übertragung von hoheitlichen Tätigkeiten geregelt.
zu TZ 11: Bestattungsdienstleistungen wären auszuschreiben
Aus einer früheren Überprüfung ist bekannt, dass die Gebühren für die Bestattungsdienstleistungen im Markt Zusmarshausen, verglichen mit den umliegenden Gemeinden, gering sind. Die Notwendigkeit einer Ausschreibung wird nicht gesehen.
zu TZ 12: Hinweise zur Gebührenerhebung für Bestattungsleistungen
Der Markt hat eine Gebührenkalkulation für das Bestattungswesen in Auftrag gegeben. Sobald die Ergebnisse vorliegen, wird eine Änderung der Friedhofsgebührensatzung beschlossen. Auch vertragliche Regelungen werden dann überprüft.
zu TZ 13: Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der inneren Kassensicherheit beim Einsatz finanzwirksamer Verfahren
a)Die Rechtevergabe, sowohl in den Programmen als auch auf den Netzwerklaufwerken, wird im Rahmen der neu zu beschaffenden Serverhardware und der daraus zu erfolgenden Softwareinstallation durchgeführt. Die Durchführung ist für das Jahr 2019 vorgesehen.
Des Weiteren wurde bereits Ende des Jahres 2017 ein Informationssicherheits-Konzept (VdS 3473) und die Umsetzung dessen in Auftrag gegeben. Mittels der Umsetzung werden die Buchstaben aa) bis dd) erledigt. Die unter Buchstabe bb) genannte Funktionstrennung ergibt sich durch einen Personalwechsel sowie die Neuverteilung der Aufgaben.
- Siehe Rechtevergabe unter Buchstabe a).
- Die Datenbank von adebisKiTA wurde bereits auf MS SQL umgestellt.
- Siehe TZ 2 und anstelle der USB-Sticks werden zukünftig HBCI-Smartcards verwendet.
zu TZ 14: Beseitigung von Gefährdungspotenzialen der System- und Netzwerksicherheit
- Die Zugriffsrechte in der Datenbank wurden bereits umgestellt.
- Entsprechende Baumaßnahmen werden für das Jahr 2019 vorgesehen.
- Siehe TZ 13 Buchstabe a).
- Siehe TZ 13 Buchstabe a).
- Der Benutzer „Eisele“ ist nicht mehr vorhanden.
zu TZ 15: Die Sicherheit der Anlagensteuerung in der Kläranlage wäre sicherzustellen
Die Trennung wird sukzessive bei allen Außenstellen durchgeführt. Ferner wird die vorhandene EDV-Ausstattung überarbeitet.
zu TZ 16: Fehlendes Notfallkonzept; Betriebsdokumentation; Dienstanweisung; Haushaltsrechtliche Freigabe; Integrationsgrad finanzwirksamer Verfahren
Siehe TZ 13 Buchstabe a). Im Rahmen der Einführung des Informationssicherheits-Konzeptes (VdS 3473) werden die Buchstaben a) bis d) erledigt.
- Die haushaltsrechtliche Freigabe der finanzwirksamen Verfahren ist angedacht. Die Ausgestaltung kann derzeit nicht benannt werden.
- Teilweise werden Schnittstellen vom Hersteller nicht angeboten bzw. sind sehr komplex. Des Weiteren ist die Nutzung benutzerabhängig.
zu TZ 17: Erschließungsbeitragssatzung
Die Satzung wird dann an das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetages angepasst, sobald die politischen Bestrebungen, die Satzung generell aufzuheben, beendet sind.
zu TZ 18: Straßenausbaubeitragssatzung
Diese TZ hat sich durch die Abschaffung der Straßenausbaubeiträge erledigt.
zu TZ 19: Zweckentsprechende Verwendung der Sonderrücklage
Die Auflagen aus dem Testament wurden aus Sicht des Marktes erfüllt, zuletzt wurde eine Straße im Baugebiet „Rothseeblick“ nach Ludwig Haslinger benannt.
zu TZ 20: Bürgerstiftung Zusmarshausen
Die aufgeführten Punkte waren dem Gremium bekannt und dieses hat sich bewusst für die Gründung der Bürgerstiftung Zusmarshausen ausgesprochen (siehe TOP 09.06.2016, 15.09.2016, 24.11.2016 und 15.12.2016).
zu TZ 21: Pauschalsätze für die Erstattung von Einsätzen und anderen Leistungen der freiwilligen Feuerwehr sollte überprüft werden
Der Markt hat die Kostenersatzkalkulation in Auftrag gegeben. Sobald die Ergebnisse vorliegen, werden die Satzung und das Verzeichnis der Pauschalsätze neu erlassen.
zu TZ 22: Die Abrechnung der Einsätze der freiwilligen Feuerwehr wurde nicht vollständig überprüft.
Über die Erhebung von Kostenersätzen entscheidet der Markt nach Vorlage der Einsatzberichte der Kommandanten.
zu TZ 23: Durch den Abzug von Mehrkosten der Pflasterung des Gehweges der Schloßstraße vom beitragsfähigen Ausbauaufwand entstanden dem Markt Mindereinnahmen
Bei der Abrechnung der Straßenausbaubeiträge für die Wertinger Straße, Schlossstraße, Ulmer Straße sowie Burg- und Webergasse wurden nur die fiktiven Kosten für die Asphaltierung der Gehwege in Ansatz gebracht. Die Kosten für den städtebaulichen Mehraufwand wurden jeweils vom Markt übernommen. Diesbezüglich liegen die entsprechenden Beschlüsse vor. Die bereits abgerechneten Maßnahmen werden nicht nochmals überprüft, auch im Hinblick auf die Abschaffung der Straßenausbaubeiträge.
Teilbericht des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2011 bis 2015 für das Prüfungsgebiet des Bauwesens beim Markt Zusmarshausen
zu TZ 1: Der Markt beauftragte freiberufliche Leistungen durch Bezugnahme auf ein individuell von dem Vertragspartner formuliertes Angebot. Architekten- und Ingenieurleistungen sollen künftig auf Grundlage einheitlicher Vertragsmuster beauftragt werden.
Der Markt Zusmarshausen wird, soweit sinnvoll, für die weiteren Verträge, Vertragsmuster gemäß HAV-Kom bzw. HIV-Kom verwenden.
zu TZ 2: Die Ingenieurleistungen für den Ausbau der Raiffeisenstraße, Mühlgasse und Zusamstraße wurden als Vollauftrag beauftragt. Wir empfehlen, künftig möglichst Stufenverträge vorzusehen.
Der Markt Zusmarshausen wird, soweit möglich und sinnvoll, bei den zukünftigen Ingenieurverträgen, Stufenverträge vorsehen.
zu TZ 3: Bei dem geprüften Ingenieurvertrag für den Ausbau der Raiffeisenstraße, Mühlgasse und Zusamstraße fehlte die Vereinbarung, dass vom Planer eine Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichend hohen Deckungssummen nachzuweisen ist. Künftig wäre vom Auftragnehmer der Nachweis einzufordern, dass er für die Dauer der Vertragslaufzeit eine Haftpflichtversicherung mit den im Vertrag festgelegten Deckungssummen abgeschlossen hat.
Der Markt Zusmarshausen wird sich bei den zukünftigen Ingenieurverträgen eine Berufshaftpflichtversicherung vorlegen zu lassen.
zu TZ 4: Die für die Baugewerke durchgeführten Vergaben wurden unvollständig dokumentiert; wesentliche Verfahrensschritte sind nicht dokumentiert. Wir empfehlen, für die Erstellung der Vergabedokumentation die Formblätter des VHB Bayern zu verwenden.
Der Markt Zusmarshausen beabsichtigt, für die zukünftigen Vergaben, eine Vergabedokumentation mit der Dokumentation der wesentlichen Verfahrensschritte durchzuführen.
zu TZ 5: Die geprüften Angebote waren nicht gekennzeichnet. Künftig wären die Angebote nach §14a Abs. 3 Nr. 2 VOB/A in allen wesentlichen Teilen zu kennzeichnen.
Die geprüften Angebote werden künftig in allen wesentlichen Teilen gekennzeichnet.
zu TZ 6: Bei der Baumaßnahme „Ausbau der Raiffeisenstraße, Mühlgasse und Zusamstraße“ war der Planer namentlich einschließlich Kontaktdaten angegeben. Künftig wäre dafür zu sorgen, dass aus den Vergabeunterlagen keine Rückschlüsse auf den Planer gezogen werden können.
Der Markt Zusmarshausen beabsichtigt, dass bei den künftigen Vergabeunterlagen keine Rückschlüsse auf den Planer gezogen werden können.
zu TZ 7: Die LPH 9 wurde vollständig vor der Leistungserbringung vergütet. Künftig wäre die Erbringung der Leistungen der LPH 9 vor der Auszahlung einzufordern und Zahlungsansprüche nach den kommunalrechtlichen Grundsätzen zu prüfen und zu dokumentieren.
Die LPH 9 ist für Mängelansprüche keine Verjährungsfrist im Vertrag vereinbart, so beträgt sie für Bauwerke gemäß VOB Teil B §13, 4 Jahre. Nach diesem Zeitraum kann die LPH 9 (Objektbetreuung) abgeschlossen werden.
Die LPH 9 wurde auf Grund des geringen Kostenumfanges (gemäß HOAI 2013 bei Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerken lediglich 1%, damals geltende HOAI 2009 lediglich 3%), des hohen Zeitaufwandes der Prüfung am Ende der Gewährleistungszeit (erneute komplette Rechnungsprüfung) und auf Grund des Zieles die Baumaßnahme abzuschließen, vor Erbringung der Leistung ausbezahlt. Auch hinsichtlich des Haushaltes wird damit eine Haushaltsstelle für die jeweilige Maßnahme bis zum Abschluss der Gewährleistungsfrist (4 Jahre nach Fertigstellung und Abnahme) erforderlich. Das Ingenieurbüro ist dem Markt über Jahrzehnte bekannt. Die Zuverlässigkeit hinsichtlich der Erbringung der LPH 9 war ebenfalls bekannt.
Sollten die o.g. Gründe nicht ausreichend sein, dass die LPH 9 bereits nach Fertigstellung der LPH 8, ausbezahlt wird und im Anschluss erbracht wird, so wird vom Markt Zusmarshausen die LPH 9 erst nach der Erbringung der Leistung, ausbezahlt.
zu TZ 8: Die Schlussrechnung für Bauabschnitt 1 war aufgegliedert in 15 Einzelrechnungen, die Schlussrechnung für Bauabschnitt 2 in 12 Einzelrechnungen. Eine Gesamtabrechnung bei den beiden Bauabschnitten fehlte. Ein Soll-Ist-Vergleich zwischen Auftrags- und Abrechnungsmenge war damit ohne weiteres nicht möglich. Zukünftig wäre bei vergleichbaren Maßnahmen eine Gesamtabrechnung vertraglich zu vereinbaren.
Die Aufgliederung der Schlussrechnung in 15 Einzelrechnungen (1. BA), 12 Einzelrechnungen (2. BA) erfolgte auf Grund der Notwendigkeit der Nachweise für die Berechnung der Ausbau- bzw. Erschließungsbeiträge für die Anwohner.
Der Gesamtkostennachweis konnte durch die Kämmerei im Zuge der Überwachung der Haushaltsstelle durchgeführt werden. Durch eine vertragliche Vereinbarung sowohl der Aufgliederung in Einzelrechnungen als auch eine Gesamtabrechnung aller Einzelrechnungen sind Mehrkosten zu erwarten.
Darüber hinaus traten Rechnungen auf Privatgrund auf, welche direkt mit dem Grundstückseigentümer vereinbart und abgerechnet wurden. Diese Leistungen waren teilweise zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht bekannt bzw. wurden während der Baumaßnahme mit dem Grundstückseigentümer vereinbart.
Auf Grund von Anpassungsarbeiten an der Grundstücksgrenze waren oftmals die Arbeiten auf Privatgrund erforderlich.
Sollte ein Gesamtkostennachweis trotz möglicher Überwachung über die Haushaltsstelle durch die Kämmerei und trotz möglicher anfallender Mehrkosten, erforderlich sein, so wird dies durch die technische Bauverwaltung veranlasst.
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in der Sitzung am 10.10.2018 beschlossen, dass der derzeit vorhandene Gesamtkostennachweis durch die Kämmerei ausreicht.
zu TZ 9: Den Abschlagsrechnungen lagen überwiegend keine zahlungsbegründenden Unterlagen bei. Künftig wäre im Rahmen der sachlichen und rechnerischen Feststellung der Anspruch auf Zahlung dem Grund und der Höhe nach zu prüfen (vgl. § 41 Ab. 1 KommHV-Kameralisitik).
Die Abschlagsrechnungen wurden vom Ingenieurbüro geprüft. Mit dem Ingenieurbüro wurde vereinbart, die Aufmaßunterlagen zu der jeweiligen Rechnung einzufordern. Mit Vorlage der Schlussrechnung wurden dann sämtliche originale Aufmaßunterlagen gesammelt vorgelegt.
Ein Nachweis der Leistung war somit sichergestellt. Darüber hinaus konnte durch die wöchentlichen Baustellen-Jour-Fix-Termine die Durchführung der Maßnahme und deren Umgriff nachvollzogen werden.
Bei einer Vorlage sämtlicher Aufmaßunterlagen zu jeder Abschlagszahlung für jede Rechnung wird dies zukünftig bei Maßnahmen ähnlich der Mühlgasse oder Raiffeisenstraße bei welchen 15 Einzelrechnungen (1.BA) bzw. 12 Einzelrechnungen (2. BA) erforderlich sind, einen zusätzliche Papieraufwand, damit kombiniert einen enormen Stauraum und damit kombiniert einen hohen Verwaltungs- und Zeitaufwand zur Folge haben.
Ein Nachweis im Zuge der Schlussrechnung wird ohnehin vorgelegt. Sollte dies notwendig sein, so wird dies von der Bauverwaltung veranlasst.
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in der Sitzung am 10.10.2018 beschlossen, dass die derzeitige Handhabung der Führung der Aufmaßunterlagen ausreichend ist.
zu TZ 10: Die Landschaftsbauarbeiten wurden beschränkt ausgeschrieben. Grundsätzlich wäre öffentlich auszuschreiben. Abweichungen hiervon wären zu begründen und in der Vergabedokumentation festzuhalten, wenn die für Beschränkte Ausschreibungen geltenden Wertgrenzen überschritten werden. Die Vergabegrundsätze werden künftig strikter zu betrachten, insbesondere hinsichtlich des Vorgangs der öffentlichen Ausschreibung.
Der Markt Zusmarshausen wird zukünftig die Wertgrenzen einhalten und eine Überschreitung der Wertgrenzen in der Vergabedokumentation begründen.
zu TZ 11: Die Beauftragung erfolgte auf Grundlage eines pauschalierten Nebenangebots. Pauschalpreisnebenangebote wären künftig dahingehend zu prüfen, ob sie auf einer bloßen Mengenreduzierung beruhen und damit nicht gleichwertig zum Verwaltungsvorschlag sind, oder auf einer Alternativkonstruktion basieren, so dass die Einsparung mit dem Verwaltungsvorschlag nicht erzielt werden kann.
Der Markt Zusmarshausen beabsichtigt, zukünftig Pauschalierungen zu vermeiden.
Sollte ein pauschaliertes Angebot berücksichtigt werden, so ist dies künftig dahingehend zu prüfen, o
b sie auf einer bloßen Mengenreduzierung beruhen oder auf einer Alternativkonstruktion basieren.
MR Alfred Hegele fügt hinzu, dass sich der örtliche Rechnungsprüfungsausschuss in mehreren Sitzungen mit dem Prüfbericht befasst hat. Aus seiner Sicht ist der Prüfbericht enttäuschend, da er viele Aussagen wie „könnte, sollte oder wird empfohlen“ beinhaltet.
MR Hörmann vertritt die Ansicht, dass Zug um Zug in einem praktikablen Rahmen Änderungen umgesetzt werden sollen.
2. Bgm Steppich hat noch Fragen zu den Nebenangeboten, die von MBM Völk beantwortet werden.
