Sachvortrag:
Die Bürgerliste Zusmarshausen hat mit Schreiben vom 09.09.2021 einen Antrag auf zeitnahes Erscheinen von MGR-Sitzungsprotokollen, öffentliche und nichtöffentliche Sitzungen, gestellt. Der MGR hat den Antrag bereits erhalten. Er ist zudem dem Sachvortrag als Anlage beigefügt.
Grundsätzlich wird aus Sicht der Verwaltung auf die Regelung in der Geschäftsordnung verwiesen:
III. Sitzungsverlauf
§ 25 - Eröffnung der Sitzung
(1) Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung. Er stellt die ordnungsgemäße Ladung der Marktgemeinderatsmitglieder sowie die Beschlussfähigkeit des Marktgemeinderats fest und erkundigt sich nach Einwänden gegen die Tagesordnung. Ferner lässt er über die Genehmigung der Niederschrift über öffentliche Sitzungen abstimmen, sofern sie Gegenstand der Tagesordnung sind. Die Niederschrift über die vorangegangene Sitzung soll in der nächsten Sitzung vorliegen.
(2) Die Niederschrift über die zu genehmigenden nichtöffentlichen Sitzungen liegen während der Dauer der Sitzung zur Einsicht für die Marktgemeinderatsmitglieder auf (als Tischvorlage, die nach der Sitzung eingesammelt wird). Der Marktgemeinderat genehmigt die Niederschrift durch Abstimmung.
Die Niederschrift über die vorangegangene Sitzung soll in der nächsten Sitzung vorliegen. Dies ist jedoch nicht immer möglich, da von der Protokollerstellung durch den Schriftführer bis zur Ausfertigung mehrere Arbeitsschritte zu durchlaufen sind:
Entwurfserstellung durch den Schriftführer
Prüfung der Sachvorträge, Diskussionsverläufe und Beschlüsse durch die jeweiligen Sachbearbeiter bzw. Sachgebietsleiter
Zusammenführung der TOP mit Anlagen durch das Vorzimmer
Abschließende Prüfung der Niederschrift und Unterschrift durch den Bürgermeister
Durch Urlaubstage, Vertretungen, Krankheitstage und dem normalen Geschäftsbetrieb kann es zu Verzögerungen kommen.
Von Anfang 2020 bis Juli 2021 wurden 16 Protokolle innerhalb eines Monats zur Genehmigung vorgelegt, 13 Protokolle innerhalb von zwei Monaten. Ausnahme war die Sitzung am 09.09.2021, wo das letzte Protokoll vom 10.06.2021 zur Genehmigung vorlag. Dies hängt mit der Einarbeitung in den Sitzungsdienst der neuen Schriftführerin, mit der Urlaubszeit und der Sommerpause des Gremiums zusammen.
Eine Regelung ist in der Geschäftsordnung bereits enthalten, sollte eine anderweitige Regelung (übernächste Sitzung) erforderlich sein, müsste die Geschäftsordnung entsprechend geändert werden.
Diskussionsverlauf:
MR Juraschek stellt den Antrag vor.
Innerhalb des Gremiums kommt klar zum Ausdruck, dass die Protokolle natürlich möglichst zeitnah zur Genehmigung vorliegen sollen. Aufgrund der hierfür notwendigen Arbeitsabläufe bei der Verwaltung ist dies nicht immer möglich, beispielsweise aufgrund von Urlaub des zuständigen Sachbearbeiters. Die Verwaltung ist jedoch stets bemüht, die Protokolle so zeitnah wie möglich zur Genehmigung vorzulegen. Die Vorlage von fünf nichtöffentlichen Protokollen zur Genehmigung in einer Sitzung stellte eine absolute Ausnahme dar und darf sich nicht mehr wiederholen.
Im Rahmen einer ausgiebigen Diskussion stellt 2. Bürgermeister Walter Aumann einen Antrag zur Geschäftsordnung auf Schluss der Debatte und sofortige Abstimmung.
Beschluss:
Über den TOP 5 ist nunmehr sofort abzustimmen. (Abstimmungsergebnis: Ja 16 / Nein 1)
