Sachvortrag:
MR Philipp Meitinger hat mit Schreiben vom 19.09.2021 die Erstellung der Sitzungsprotokolle als Ergebnisprotokolle gestellt. Der Antrag ist dem Sachvortrag beigefügt.
Aus Sicht der Verwaltung wird zunächst auf die Regelungen in der Geschäftsordnung verwiesen:
IV. Sitzungsniederschrift
§ 32 - Form und Inhalt
- Über die Sitzungen des Marktgemeinderats werden Niederschriften gefertigt, deren Inhalt sich nach Art. 54 Abs. 1 GO richtet. Die Verhandlungen des Marktgemeinderates sind niederzuschreiben (Art. 54 Abs. 1 Satz 1 GO). Die Niederschriften werden getrennt nach öffentlichen und nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten geführt. Niederschriften sind jahrgangsweise zu binden. Es werden Ergebnisprotokolle geführt, in denen der wesentliche Verlauf der Beratung dargestellt wird. Entscheidungsrelevante Kernaussagen sind aufzunehmen.
Das Führen von Ergebnisprotokollen ist bereits in der Geschäftsordnung geregelt. Allerdings mit dem Zusatz, dass der wesentliche Verlauf der Beratung dargestellt wird und entscheidungsrelevante Kernaussagen aufzunehmen sind.
Grundsätzlich muss eine Niederschrift nach Art. 54 Abs. 1 GO mindestens enthalten:
- Tag und Ort der Sitzung
- Namen der anwesenden Mitglieder
- Namen der abwesenden Mitglieder
- die behandelten Gegenstände
- die Beschlüsse
- das Abstimmungsergebnis
Gebräuchlich, so die Ausführungen des Bayerischen Gemeindetages, sind sog. Ergebnisprotokolle, in denen der wesentliche Verlauf der Beratung dargestellt wird. Das führt nicht selten zu Streitigkeiten über den Inhalt der Niederschrift. Vor diesem Hintergrund und auch im Hinblick auf einen möglichst geringen Verwaltungsaufwand sollte genau überlegt werden, ob über den in Art. 54 Abs. 1 GO genannten Mindestinhalt hinaus weitere Angaben in der Sitzungsniederschrift unbedingt erforderlich sind. Im Regelfall wird ein reines „Beschlussprotokoll“ genügen.
Ob eine Änderung der Geschäftsordnung notwendig ist, kann nur der Marktgemeinderat entscheiden.
Diskussionsverlauf:
MR Meitinger erläutert seinen Antrag.
Die Erstellung der Sitzungsprotokolle, wie sie jetzt erfolgt, sollte nach Ansicht der Mehrheit im Gremium beibehalten werden.
Beim Erlass der Geschäftsordnung wurde bereits festgelegt, dass Ergebnisprotokolle und keine Wortprotokolle geführt werden, in denen der wesentliche Verlauf der Beratung dargestellt wird.
MR Winkler stellt innerhalb der Diskussion den Antrag zur Geschäftsordnung auf Schluss der Debatte und sofortige Abstimmung.
Beschluss:
Über den TOP 6 ist nunmehr sofort abzustimmen. (Abstimmungsergebnis: Ja 8 / Nein 9 - Damit ist der Antrag abgelehnt.)
Wenn man die Geschäftsordnung nunmehr erneut ändert und lediglich noch Ergebnisprotokolle gefertigt werden, kann nicht mehr nachvollzogen werden, wie der Marktgemeinderat letztendlich zu den einzelnen Entscheidungen gelangt ist. Die Niederschrift der Protokolle stellt ein Dokument bzw. eine Urkunde im Rechtsverkehr dar, in der der Diskussionsverlauf für die Zukunft festgehalten werden soll.
