Die überörtliche Rechnungsprüfung wurde in der Zeit vom 16.07.2018 bis 12.11.2018 (mit Unterbrechungen) durchgeführt.
Der vollständige Bericht des kommunalen Prüfungsverbandes für die Jahre 2014 bis 2017 ist im RIS abrufbar.
TZ 1 Folgenden Feststellungen aus dem Bericht vom 20.05.2015 wurden nicht oder nicht ausreichend beachtet wurden:
TZ 5 Für den Pausenverkauf an der Schule wäre eine Zahlstelle einzurichten.
TZ 6 Unerledigte Verwahrgelder und Vorschüsse konnten nicht nachgewiesen werden.
TZ 16 Forderungen werden nicht rechtzeitig zum Soll gestellt.
TZ 19 Die Dienstanweisung für das Kassen- und Finanzwesen wäre zu überarbeiten. Zahlstellen und Handvorschüsse sowie zum eingesetzten automatisierten Verfahren wären noch Dienstanweisungen zu erlassen.
Eine Feststellung, wie unter TZ 9 (Zugriffsrechte im Finanzverfahren CIP.KD) des o.g. Berichts getroffen wurde, musste in diesen Bericht erneut aufgenommen werden.
Die übrigen Feststellungen können als erledigt betrachtet werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Es werden die entsprechenden Maßnahmen ergriffen, um die vorgenannten Textziffern innerhalb der nächsten 12 Monate abzuarbeiten.
TZ 2 Die Einschaltung einer Anwaltskanzlei für den Forderungseinzug erscheint rechtlich und wirtschaftlich bedenklich; der Umfang der marktgemeindlichen Rechtsschutzversicherung wäre zu klären.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Einschaltung einer Anwaltskanzlei erfolgte vergangenheitlich aus dem Grund, dass für diesen Bereich nicht das Personal im erforderlichen Umfang vorhanden war.
Die bisherige Vorgehensweise wurde bereits eingestellt. Die entsprechenden Aufgaben werden zukünftig durch die beiden Mitarbeiterinnen der Kasse erledigt.
TZ 3 Fehlende Anordnungen und Belege bei Integrationsbuchungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Integrationsbuchungen aus separaten Vorverfahren als auch die Übernahme der Ergebnisse aus den integrierten Personenkont
en erfolgen bereits nur noch bei Vorliegen förmlicher bzw. allgemeiner Zahlungsanordnungen.
TZ 4 Es wurde kein stellvertretende/r Kassenverwalter/in bestellt; die entsprechenden Aufgaben eines Stellvertreters werden beim Markt nicht wahrgenommen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Eine stellvertretende Kassenverwalterin wurde zwischenzeitlich bestellt. Eine Bestellung konnte aufgrund des bestehenden Personaldefizits erst in der Juni-Sitzung erfolgen.
TZ 5 Mietkautionen wurden nicht im Sachbuch für Verwahrgelder gebucht.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Mietkaution werden bereits seit Beginn 2019 über die gesamte Laufzeit ihres Bestehens im Sachbuch für Verwahrgelder gebucht oder im Fall einer Verpfändung des auf den Mieter lautende Mietkautionskontos ohne Buchung im Sachbuch für Verwahrgelder entsprechend verwahrt.
TZ 6 Örtliche Kassenprüfungen wurden nicht ausreichend durchgeführt.
Stellungnahme der Verwaltung:
Zukünftig wird jährlich mindestens eine unvermutete Prüfung der Kasse und ihren Zahlstellen Bürgerbüro, Standesamt, Bücherei sowie den ausgereichten Handvorschüssen durch den Ersten Bürgermeister durchgeführt.
TZ 7 Hinweise zum Haushalts- und Kassenwesen
Die Sonderrücklage „Gebührenausgleichsrücklage Abwasserbeseitigung“ wird dauerhaft unverzinst zur Kassenbestandsverstärkung eingesetzt. Sonderrücklagen dürfen lediglich als innere Darlehen im Vermögenshaushalt in Anspruch genommen werden und nicht zur Kassenbestandsverstärkung eingesetzt werden. Die Inanspruchnahme von Mitteln der Sonderrücklagen als innere Darlehen wäre entsprechend zu verzinsen. Die Zinserträge müssen den Sonderrücklagen gutgeschrieben werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Inanspruchnahme von Sonderrücklagen zur Kassenbestandsverstärkung wird auch zukünftig erforderlich sein. Eine entsprechende Verzinsung wird den Sonderrücklagen gutgeschrieben.
Das vorbereitende Anordnungswesen ist künftig organisatorisch außerhalb der Marktkasse anzusiedeln und die Rechte der Kassenmitarbeiter im finanzwirksamen Verfahren entsprechend einzuschränken. Die innere Kassensicherheit könnte hierdurch weiter erhöht werden, da die Erfassung der Anordnungsdaten, die Freigabe, die Soll- und Ist-Buchung nicht ausschließlich durch die Kasse erfolgen würden. Sollte dies organisatorisch nicht möglich sein, wäre durch entsprechende Einstellung im finanzwirksamen Verfahren zu gewährleisten, dass die erfassten Kassenanordnungen vor der Soll-/Ist-Buchung von einer weiteren Person außerhalb der Marktkasse (z.B. Kämmerei) digital freigegeben werden müssen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Anordnungen werden weiterhin zentral, zukünftig jedoch im Bereich der Kämmerei erstellt und die Rechte im finanzwirksamen Verfahren entsprechend eingeschränkt.
Die Kasse erstellt in unregelmäßigen Abständen für den Markt sowie den Schulverband einen Tagesabschluss. Teilweise wurde über mehrere Tage/Wochen kein Tagesabschluss erstellt. Auskunftsgemäß ist dies der fehlenden Stellvertretung während der Urlaubs- bzw. Krankheitszeit der Kassenverwalterin geschuldet.
Stellungnahme der Verwaltung:
Zukünftig ist durch die Kasse an jedem Tag, an dem Einzahlungen oder Auszahlungen vorgenommen werden, ein entsprechender Tagesabschluss zu erstellen. Dies ist mit der Bestellung der stellvertretenden Kassenverwalterin umzusetzen.
Für die Quittierung von Bareinzahlungen wurden in der Marktkasse Quittungsblöcke aus dem Buchhandel ohne fortlaufende Nummerierung und ohne Bestandsüberwachung verwendet.
Stellungnahme der Verwaltung:
Es wurde bereits veranlasst, dass ab sofort nur noch vornummerierte Vordrucke verwendet werden, die zentral verwaltet und deren Ausgabe an die Beschäftigten der Marktkasse registriert werden.
TZ 8 Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der System- und Netzwerksicherheit in der Informationstechnik
a) Verbesserungen beim Datensicherungskonzept
b) Zugriff auf diverse Verfahrensdatenbanken möglich
c) Virenschutzlösung nicht flächendeckend installiert sowie fehlender zeitgesteuerter Komplettscan
d) Hinweise zur Benutzerkonten- und Gruppenrichtlinienverwaltung über den Verzeichnisdienst „Active Directory"
e) Unzureichender Einbruchschutz für den Serverraum
TZ 9 IT-Einsatz in der Außenstelle Kläranlage
TZ 10 Notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der inneren Kassensicherheit beim Einsatz finanzwirksamer Verfahren
- Restriktive Rechtevergabe beim Einsatz finanzwirksamen Verfahren
- Haushaltsrechtliche Sicherheitsanforderungen im Zahlungsverkehr nicht erfüllt
- Vermeiden von unzureichend abgesicherten Datenbanksystemen
- Fehlender Zugriffsschutz auf Schnittstellendateien
TZ 11 Ordnungsgemäßer Einsatz der elektronischen Belegarchivierung
- Die Revisionssicherheit des elektronischen Belegarchivs war im Prüfungszeitraum nicht sichergestellt.
- Fehlende Vollständigkeit des elektronischen Belegarchivs
- Dienstanweisung elektronische Belegarchivierung
- Festlegungen zur Aussonderung gescannter Belege
TZ 12 Fehlende Dokumentation des IT-Betriebs
Stellungnahme der Verwaltung zu Textziffern TZ 8 bis TZ 12:
Die ersten Verbesserungsmaßnahmen wurden bereits auf den Weg gebracht. Die Umsetzung wird mit dem IT-Dienstleister nach einer entsprechenden Priorisierung in der gebotenen Eile durchgeführt.
TZ 13 Die freiwillige Betriebskostenförderung wäre kritisch zu überprüfen.
Stellungnahme der Verwaltung:
Diese Textziffer ist nicht mehr einschlägig, da die Trägerschaft mit der AWO beendet wurde. Der aktuelle Trägervertrag beinhaltet entsprechende Regelungen zu den angesprochenen Themen.
Die Nebenkostenabrechnung 2017 wurde zwischenzeitlich korrigiert.
TZ 14 Eingruppierung des Personals in den marktgemeindlichen Kindertageseinrichtungen
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Kinderpflegerinnen werden auch zukünftig in EG S 4 TVöD eingruppiert
TZ 15 (Beleg-)Prüfungen bei der örtlichen Kindertageseinrichtung sollte stichprobenartig durchgeführt werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Bei den Kindergärten außerhalb des Gemeindegebiets wurden bereits vergangenheitlich die Betreuungsvereinbarungen der entsprechenden Kinder angefordert.
Zukünftig erfolgt dies auch beim Kindergarten Regenbogen.
TZ 16 Die Abrechnung der Einsätze der freiwilligen Feuerwehren wurde nicht vollständig überprüft.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Einsatzberichte werden zukünftig - soweit möglich - vollständig aus dem Programm ELDIS (oder einem Nachfolgeprogramm) zur Abrechnung ausgedruckt.
Es ist nicht korrekt, dass die Feuerwehrkommandanten über den Umfang der Kostenersätze entscheiden. Die Verwaltung ist jedoch auf die Fachkompetenz der Kommandanten angewiesen und spricht die Einsätze vor der Abrechnung mit diesen durch (daraus kann sich z.B. ergeben, dass nicht alle anwesenden Feuerwehrdienstleistenden für einen Einsatz erforderlich waren und deshalb in einem reduzierten Umfang abgerechnet werden) und entscheidet anschließend im Rahmen des ihr zustehenden Ermessens über den Umfang der Erstattungsfähigkeit.
Im Rahmen der Kommandantenversammlung wurden die Kommandanten darauf hingewiesen, dass alle Einsatzberichte der Feuerwehren vollständig und zeitnah an die Verwaltung weitergeleitet werden.
Die Feuerwehreinsatzberichte der vergangenen Jahre werden überprüft, ob die festgestellten Aufwendungs-/Kostenersatzpflichten - unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen - nachträglich geltend gemacht werden können.
TZ 17 Die Ermessensausübung bei der Festsetzung von Aufwands- und Kostenersatz war unzureichend dokumentiert.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Ermessensausübung im Einzelfall wird zukünftig ausreichend begründet und dokumentiert.
TZ 18 Die Berechnung der Verwaltungskostenbeiträge sollte überprüft werden.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Verwaltungskostenbeiträge für die Abwasserbeseitigung, das Bestattungswesen und den Straßenentwässerungsanteil werden weiterhin auf der Basis von Schätzungen vorgenommen.
Zukünftig wird zusätzlich ein Verwaltungsgemeinkostenzuschlag für die Sach- und IT-Kosten berücksichtigt.
Zusammenfassung
- Die finanziellen Verhältnisse des Marktes waren im Berichtszeitraum geordnet, die Kassenlage war angespannt.
- Der Haushaltsausgleich wurde in allen Prüfungsjahren mit einer überplanmäßigen Zuführung vom Verwaltungs- an den Vermögenshaushalt erreicht. Der Markt verfügte 2014 und 2017 über zufriedenstellende bzw. 2015 und 2016 über günstige freie Finanzspannen.
- Das Nettosteueraufkommen des Marktes (744 €/EW) lag im Berichtszeitraum unter dem Landesdurchschnitt (820 €/EW).
- Zur Finanzierung seines Investitionsbedarfs von rd. 18,0 Mio konnte der Markt auf Eigenmittel von rd. 6,9 Mio zurückgreifen. Kredite mussten i.H. von rd. 7,5 Mio € zur Finanzierung aufgenommen werden. Der Schuldenstand erhöhte sich im Berichtszeitraum auf nunmehr rd. 15,5 Mio €. Die Pro-Kopf-Verschuldung lag im letzten Berichtsjahr mit rd. 1.969 € weiter deutlich über dem zuletzt für 2016 veröffentlichten Landesdurchschnitt von 784 €.
- Die allgemeine Rücklage betrug zum Ende des Berichtszeitraums rd. 1,1 Mio €. Die Sonderrücklage für den Gebührenausgleich der Abwasserbeseitigung belief sich Ende 2017 auf rd. 487 T€.
