Die überörtliche Rechnungsprüfung - Baubereich für die Jahre 2014 bis 2017 wurde in der Zeit vom 28.01.2019 bis 03.04.2019 durchgeführt (mit Unterbrechungen).
Der vollständige Bericht des kommunalen Prüfungsverbandes ist im RIS abrufbar.
TZ 1 Folgenden Feststellungen aus dem Bericht vom 10.10.2016 sind noch nicht vollständig erledigt oder werden noch nicht im vollen Maße umgesetzt:
TZ 10 Vergabegrundsätze durch fehlende Anonymisierung nicht eingehalten
TZ 13 Sicherheits- und Gesundheitsschutz gemäß Baustellenverordnung nicht beauftragt
TZ 17 Nachträge nicht schriftlich vereinbart, unzureichende Dokumentation der Prüfung der Höhe nach, da ohne Kalkulationsnachweise auf Grundlage der Urkalkulation
Beschlussvorschlag:
Für laufende und zukünftige Maßnahmen werden diese Themen entsprechend beachtet.
TZ 18 Überwachung und Prüfung von Ingenieurbauwerken nach DIN 1076 nicht durchgeführt
(vgl. Beschlussvorschlag zu Ziffer 18)
TZ 2 Es wurde kein Wärmeschutznachweis (EnEV-Nachweis) und kein Nachweis über die Einhaltung des sommerlichen Wärmeschutzes erstellt (Baumaßnahme Erweiterung Kindergarten Regenbogen).
Beschlussvorschlag:
Die erforderlichen Nachweise werden noch erstellt.
Bei zukünftigen Baumaßnahmen wird der Wärmeschutznachweis (EnEV-Nachweis) und der Nachweis über die Einhaltung des sommerlichen Wärmeschutzes rechtzeitig erstellt.
TZ 3 Im Baugenehmigungsverfahren wurde kein Abstandsflächennachweis erstellt (Baumaßnahme Erweiterung Kindergarten Regenbogen).
Beschlussvorschlag:
Der Abstandsflächennachweis wurde zwischenzeitlich erstellt.
Bei zukünftigen Baumaßnahmen werden alle erforderlichen Nachweise spätestens mit Baubeginn eingeholt und zu den Bauunterlagen genommen.
TZ 4 Die erforderliche Anzeige der Nutzungsaufnahme mit der notwendigen Bescheinigung hinsichtlich des Brandschutzes (BS II) wurde nicht mindestens zwei Wochen vor der Nutzungsaufnahme der Unteren Bauaufsichtsbehörde vorgelegt (Baumaßnahme Erweiterung Kindergarten Regenbogen).
Beschlussvorschlag:
Die Nutzungsaufnahme wurde ca. 8 Wochen nach der Nutzungsaufnahme dem Landratsamt vorgelegt. Die Bescheinigung des Brandschutzes II wurde ca. 5 Wochen nach der Nutzungsaufnahme dem Landratsamt vorgelegt.
Bei zukünftigen Baumaßnahmen wird die erforderliche Anzeige der Nutzungsaufnahme mit der notwendigen Bescheinigung hinsichtlich des Brandschutzes (BS II) mindestens zwei Wochen vor Nutzungsaufnahme der Unteren Bauaufsichtsbehörde am Landratsamt Dachau vorgelegt.
TZ 5 Die Schlussrechnungen der Gewerke Sanitär-, Zimmerer-, und Dachdeckerarbeiten wurden ohne Durchführung einer Abnahme bezahlt (Baumaßnahme Erweiterung Kindergarten Regenbogen).
Beschlussvorschlag:
Eine Abnahme der vorgenannten Gewerke hat durch die Verwaltung stattgefunden. Es wurde jedoch keine entsprechende Dokumentation erstellt.
Bei zukünftigen Baumaßnahmen erfolgt die Bezahlung der Schlussrechnungen erst nachdem geprüft und durch eine Abnahme dokumentiert wurde, inwieweit die vertraglichen Verpflichtungen vollständig erfüllt sind.
TZ 6 Die Schlusszahlungen wurden geleistet, ohne auf die Ausschlusswirkung der vorbehaltlosen Annahme der Schlusszahlung hinzuweisen (Baumaßnahme Erweiterung Kindergarten Regenbogen).
Beschlussvorschlag:
Bei zukünftigen Baumaßnahmen mit einer Einzelauftragssumme von 10.000,- € wird im Interesse der frühzeitigen Abrechnungsklärung und zum Schutz vor Nachforderungen auf die Ausschlusswirkung der vorbehaltlosen Annahme der Schlusszahlung hingewiesen.
Um diese Beanstandungen bei zukünftigen Baumaßnahmen ausschließen zu können, wird eine entsprechende Checkliste auf der Basis des Vergabehandbuchs Bayern oder einem ähnlichen Werk entwickelt und jedem Bauvorhaben zugrunde gelegt.
TZ 7 Es liegen keine vollständigen Kostendokumentationen des Planers über die Gesamt- und Gewerkekosten und keine Beschlüsse über die Billigung der Gesamtkosten auf Grundlage der Kostenberechnung vor (Baugebiet Reitwiesen).
Jeweilige Kostenberechnungen für den Kanal- und Straßenbau liegen nachweislich vor.
Die Schlussrechnung der ausführenden Firma für den Kanalbau und die Schlussrechnung des planenden Büros für den Kanalbau liegen zwischenzeitlich vor.
Beschlussvorschlag:
Bislang wurde der Bau- und Umweltausschuss im Rahmen des Beschlusses über die Billigung der (Ausbau-)Planung und der Gemeinderat im Rahmen des Beschlusses über die Durchführung der Ausschreibung und beim Vergabebeschluss über die aktuell zu diesen Zeitpunkten vorliegenden Kosten und sich eventuell ergebenden Abweichungen zu vorangegangenen Kosten für die „großen und damit teuren“ Sparten Kanal- und Straßenbau informiert. In dieser Beschlussfassung wird auch eine Billigung der Kosten gesehen.
Zukünftig wird dies auch für die „Nebenbereiche“ wie Bepflanzung, Straßenbeleuchtung etc. erfolgen.
Da die letzten Erschließungsmaßnahmen an einen Erschließungsträger übertragen wurden und dies für zukünftige Erschließungsmaßnahmen möglicherweise auch angewandt wird, werden die voraussichtlich anfallenden Gesamterschließungskosten im Rahmen der Vergabe zur Beauftragung des Erschließungsträger dem Gemeinderat bekanntgegeben und über die Abschlusszahlen informiert.
TZ 8 Bei Erreichen des Schwellenwertes für freiberufliche Leistungen durch den zu erwartenden Auftragswert ist für die zu übertragenden Leistungen des „Generellen Ingenieurvertrags für Maßnahmen bis ca. 300.000 € anrechenbare Kosten“ eine europaweite Ausschreibung notwendig gewesen (Baugebiet Reitwiesen).
Beschlussvorschlag:
Bereits nach dem mündlichen Hinweis des Prüfers wurde der „Generelle Ingenieurvertrag " mit dem IB Mayr nicht mehr angewendet.
Für zukünftige Baumaßnahmen wird jeweils ein separater Ingenieurvertrag möglichst vor Beginn der Leistungserbringung abgeschlossen.
Bislang wurden bei einem Auftragswert von über 10.000,- € bis zum EU-Schwellenwert keine weiteren Angebote eingeholt, weil die Regularien der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) die Honorarzone und damit letztendlich das Honorar weitgehenst festlegen. Inwieweit dies nach „Infragestellung“ der HOAI zukünftig auch weitergilt, kann derzeit noch nicht abgesehen werden.
Sollte gewünscht werden hier in jedem Fall drei Angebote einzuholen, diese zu bewerten bzw. bewerten zu lassen und den ganzen Vorgang zu dokumentieren, wird deutlich auf die zeitliche Verzögerung bei der Projektumsetzung und die Mehrbelastung der Verwaltung hingewiesen.
TZ 9 Die Gemeinde beauftragte freiberufliche Leistungen durch Bezugnahme auf individuell von den Vertragspartnern formulierten Verträgen. Architekten- und Ingenieurleistungen sollten künftig auf Grundlage eigener einheitlicher Vertragsmuster beauftragt werden (Baugebiet Reitwiesen).
Beschlussvorschlag:
Für jede zukünftige Planungsleistung wird ein separater Ingenieurvertrag - ausgearbeitet durch die Verwaltung auf der Basis einheitlicher und erprobter Vertragsmuster der HAV/HIV-KOM - möglichst vor Beginn der Leistungserbringung abgeschlossen. Auf den damit verbundenen Mehraufwand in der Verwaltung wird hingewiesen.
TZ 10 Künftig sind die Regelungen des § 12a VOB/A zur Geheimhaltung der Bieter einzuhalten.
Beschlussvorschlag:
Die Ausschreibungsunterlagen werden zukünftig soweit anonymisiert durch die Verwaltung versandt, dass keine Rückschlüsse auf das Planungsbüro gezogen werden.
TZ 11 Bei den geprüften Maßnahmen wurden keine Bauleistungs- und Feuerrohbauversicherungen abgeschlossen.
Beschlussvorschlag:
Bei zukünftigen Maßnahmen wird vor der Ausschreibung geprüft, inwieweit eine Bauleistungs- und Feuerrohbauversicherungen für den Markt sinnvoll ist, und dieses Ergebnis entsprechend dokumentiert.
Auf die in der Praxis häufig zu Problemen führenden Umlage der Versicherungsprämie auf die einzelnen Auftragnehmer wird künftig verzichtet und in den Angebotsunterlagen deutlich erklärt, dass der Auftraggeber eine Bauleistungsversicherung auf eigene Kosten abschließt.
Die Versicherungsbedingungen der durch den Bauherrn abgeschlossenen Bauleistungs- und Feuerrohbauversicherung (Bauherrnrisiko) werden der Ausschreibung beigelegt, sodass die Bieter evtl. noch erforderliche zusätzliche Absicherungen (Unternehmerrisiko) bei der Angebotskalkulation berücksichtigen können.
TZ 12 Die zur Erfüllung der Vorgaben der Baustellenverordnung zur Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten nötigen Leistungen wurden durch die Verwaltung nicht in Auftrag gegeben. Künftig wären die Vorgaben der Baustellenverordnung entsprechend umzusetzen.
Beschlussvorschlag:
Bei zukünftigen Baumaßnahmen werden die Vorgaben der Baustellenverordnung vollumfänglich angewendet.
Dies sind die Leistungen für einen ordnungsgemäßen Sicherheits- und Gesundheitsschutz, insbesondere Vorankündigung, Sigeplan, Baustellenordnung, Unterlage für spätere Arbeiten am Objekt, Einweisungsprotokolle der Belegschaft, Aktennotizen über sicherheitstechnische Begehungen, Überprüfungsprotokolle der Baubetriebsmittel, Unterweisungsprotokolle der ausführenden Firmen.
TZ 13 Bei der Beauftragung von Planungsleistungen wurde die Verpflichtungserklärung gemäß Verpflichtungsgesetz nicht gefordert.
Beschlussvorschlag:
Der Abschluss von zukünftigen Architekten- und Ingenieurverträgen wird über die HAV/HIV-KOM abgewickelt. In diesem Zusammenhang wird bei den einzelnen Verfahrensschritten auch die Erstellung einer „Niederschrift und Erklärung über die Verpflichtung" abgearbeitet.
TZ 14 Bei mehreren Planerverträgen fehlten die geforderten Nachweise der Berufshaftpflichtversicherung.
Beschlussvorschlag:
Bei den bisherigen Honorarverträgen hat der Vertragspartner durch seine Unterschrift bestätigt, dass eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung vorliegt.
Zukünftig wird vor der Unterzeichnung eines Honorarvertrages der Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Abhängigkeit der geschätzten Baukosten angefordert und dem Vertragswerk als Anlage beigefügt.
TZ 15 Der Markt Altomünster hat geänderte und zusätzliche Leistungen bezahlt, für die keine schriftlichen Vereinbarungen vorliegen.
Beschlussvorschlag:
Zukünftig werden Leistungen, die vertraglich ursprünglich in dieser Form nicht vereinbart waren, aber sich im Rahmen der Bauabwicklung als erforderlich erwiesen haben, unter Einhaltung der in der Geschäftsordnung bzw. Dienstanweisung (sollten wir noch machen) hierzu festgelegten Zuständigkeiten möglichst vor der Ausführung und spätestens vor Leistung der Schlusszahlung, nach entsprechender Prüfung des Anspruchsgrundes und Festlegung des Nachtragspreises schriftlich durch den Markt Altomünster beauftragt und als sog. Nachtragsvereinbarung zu den Bauakten genommen.
Da die Maßnahme abgeschlossen sind wird auf eine rückwirkende Genehmigung verzichtet.
TZ 16 Die Nachträge wurden bezahlt, ohne dass der Anspruchsgrund hinreichend belegt bzw. dokumentiert wurde.
Beschlussvorschlag:
Künftig werden von den ausführenden Firmen bzw. den prüfenden Büros zu den angemeldeten Nachträgen nachvollziehbare schriftliche, VOB-gerechte Darlegungen auch zum Anspruchsgrund gefordert und zu den Bauakten genommen.
TZ 17 Ein Teil der Nachträge wurde bezahlt, ohne dass die Anspruchshöhe hinreichend belegt bzw. dokumentiert wurde.
Beschlussvorschlag:
Künftig werden von den ausführenden Firmen bzw. den prüfenden Büros zu den angemeldeten Nachträgen nachvollziehbare schriftliche, VOB-gerechte Darlegungen auch zur Anspruchshöhe gefordert und zu den Bauakten genommen.
TZ 18 Für die Ingenieurbauwerke (hier: Brücken) in der Unterhaltslast der Kommune fand keine regel
mäßige Überwachung statt, Bauwerksbücher sind nicht vorhanden.
Beschlussvorschlag:
Sämtliche Brücken und „grenzwertigen“ Durchlässe werden bis Ende 2020 erfasst und daraufhin geprüft, inwieweit ein prüfpflichtiges Ingenieurbauwerk vorliegt.
Die vorhandenen Bauwerksbücher werden bis Ende 2020 dahingehend überprüft, ob diese den geltenden Anforderungen der DIN 1076 entsprechen und ggf. auf den aktuellsten Stand gebracht.
TZ 19 Der Markt führt Feuerbeschauen nur im „ausgewählten Einzelfall" durch. Die unvollständige Durchführung der Feuerbeschau ist unzulässig, weil dann der Zweck nach § 1 Feuerbeschauverordnung, nämlich Gefahren für Leben, Gesundheit, Eigentum oder Besitz, die durch Brände entstehen können, zu verhüten, verfehlt wird.
Beschlussvorschlag:
Eine Feuerbeschau im Sinne der Verordnung hat bislang nur im ausgewählten Einzelfall (Gaststätte Maierbräu auf Veranlassung des Kaminkehrers und Sportgelände des FC Pipinsried wegen Regionalligaaufstieg) stattgefunden.
Mit einem externen Dienstleister wurde die Thematik „Feuerbeschau" im August 2017 vorbesprochen und ein erster Entwurf für eine Dienstanweisung zur Organisation der Feuerbeschau ausgearbeitet, die bis zum Ende des 1. Quartals 2020 fertiggestellt wird. Erst mit Einstellung des zweiten Bautechnikers konnte dieses Thema fortgeführt werden, da als nächster Schritt zumindest die personelle Verantwortung im Ansatz geklärt ist. Ein entsprechendes Fortbildungsseminar für diese Thematik wurde im November 2019 bereits besucht.
Eine Auflistung der Sonderbauten konnte vom Landratsamt Dachau bisher nicht zur Verfügung gestellt werden.
Unabhängig von der Feuerbeschau im eigentlich Sinn werden die Gebäude der Gemeinde (Kindergärten, Bauhof, Kläranlage, Rathaus) und des Schulverbandes mit der externen Fachkraft für Arbeitssicherheit im Abstand von zwei Jahren begangen und die Mitarbeiter alle zwei Jahre in Sachen Brandschutz unterwiesen. Bei dieser Gelegenheit werden die Themen Fluchtwege, Rauchmelder etc. betrachtet. Zukünftig werden diese Begehungen auch entsprechend dokumentiert. Für die Unterweisungen liegen entsprechende Nachweise vor.
Für die weitere Vorgehensweise ist angedacht, einen externen Dienstleister einzuschalten, insbesondere um die zu beschauenden Gebäude festzulegen und ein Gefühl für die Durchführung zu entwickeln."
Zusammenfassung
- Die stichprobenartige Prüfung der ausgewählten Baumaßnahmen, die als Eigenplanungen bzw. von externen Planern abgewickelt wurden, hat insgesamt ein positives Bild ergeben.
- Die Prüfungsbeanstandungen lassen erkennen, dass die Verwaltung ihre Aufgaben bei der Überprüfung der Unternehmerabrechnungen größtenteils sachgerecht wahrgenommen hat.
- Die vergaberechtlichen Bestimmungen wurden weitestgehend eingehalten, bis auf die versäumte europaweite Ausschreibung des „Generellen Ingenieurvertrags für Maßnahmen bis ca. 300.000 € anrechenbare Kosten" und die fehlende Anonymisierung bei den Vergaben der Erschließung des Baugebiets „Reitwiesen".
Einzelne Schwächen, insbesondere die fehlenden schriftlichen Nachtragsvereinbarungen, konnten den insgesamt guten Eindruck nicht schmälern.
