Daten angezeigt aus Sitzung:  Sitzung des Marktgemeinderates, 27.04.2022

Beratungsreihenfolge

Sach- und Rechtslage

Mit dem Kauf der Server wurde ein 5-jähriger Supportvertrag abgeschlossen, der im April 2023 abläuft. Im Supportvertrag ist zur Reduzierung von Ausfallzeiten die Lieferung und Reparatur der  Hardware innerhalb von einem Werktag nach Meldung beinhaltet. Nach Ablauf des Supportvertrages ist eine solche bevorzugte Behandlung nicht mehr gegeben. Bei einem Hardwareausfall kann die Gemeindeverwaltung ggf. einige Tage bis Wochen nicht elektronisch arbeiten. Gleiches gilt für die angebundenen Kindergärten, den Bauhof und insbesondere auch die Kläranlage.

Eine Verlängerung des Supportvertrages wurde bereits im Oktober 2021 über den Lieferanten der Server beim Hersteller angefragt. Hierbei wurde mitgeteilt, dass eine Verlängerung nicht möglich ist. 

Die austauschbaren Komponenten wie Netzwerkspeicher im Rathaus sowie die externen Backupspeicher im Feuerwehrhaus Altomünster reichen derzeit nicht aus, um die vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband sowie vom externen Datenschutzbeauftragten empfohlenen mindestens 16 Vollsicherungen vorzuhalten (Mo1, Di1, Mit1, Do1, Fr1, Mo2 Di2, Mit2, Do2, Fr,2, Fr3, Fr4, Fr8, Fr12, einmal halbjährlich und einmal jährlich).

Nach Empfehlung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands wird ebenfalls vorgeschlagen Offline-Sicherungsmedien vorzuhalten. Hierbei wird aufgrund der leichteren Handhabung empfohlen, externe Festplatten in ausreichender Größe zu beschaffen und diese in einem Datenschutztresor in einem anderen (gemeindlichen) Gebäude zu lagern. Eine tägliche Sicherung auf externe Festplatten wird nicht als verhältnismäßig angesehen. Der Vorschlag der Verwaltung lautet daher eine Sicherung der 12 letzten Freitage auf externen Festplatten vorzuhalten. Der Standort für den Einbau eines entsprechenden Datensicherungstresors ist noch festzulegen. Der Verwaltungsaufwand für die Erstellung, Prüfung und Hinterlegung an geeigneter der Offline-Sicherung wird auf ca. 1 Stunde wöchentlich geschätzt. 

Bezüglich der Datensicherung besteht die Möglichkeit diese weiterhin im Feuerwehrgerätehaus Altomünster auf Festplatten zu erstellen. Hierfür muss der Festplattenspeicher entsprechend erweitert werden. Ebenfalls besteht jedoch auch die Möglichkeit eine Sicherung im Cloud-Speicher vorzunehmen. Die bestehenden Festplatten im Feuerwehrhaus können dann für eine Sicherung von nichtkritischen Dateien wie Bildern oder Videos genutzt werden. Der Verwaltungsaufwand für jede Form der Sicherung bleibt gleich. Bei einer Sicherung in die Cloud könnte die Sicherung auf externe Festplatten und Erweiterung des Netzwerkspeichers voraussichtlich entfallen. 

Für die Erstellung der entsprechenden Ausschreibungsunterlagen für die erforderliche Hardware (mit einem Supportvertrag für einen Zeitraum von insgesamt bis zu 7 Jahren) wird aufgrund der Komplexität und Kritikalität die Unterstützung durch eine externe IT-Firma benötigt. Es wird vorgeschlagen mit der Firma Davotec zusammen zu arbeiten, die bereits große Bereiche der Netzwerkbetreuung im Rathaus übernimmt.

Aufgrund der angespannten Lieferbedingungen für Hardware wird empfohlen bereits jetzt tätig zu werden.

Alternativ zu der Neubeschaffung der erforderlichen Serverkomponenten besteht grundsätzlich die die Möglichkeit mit dem Server in die Cloud zu gehen. 

Die funktioniert jedoch nicht mit allen in der Gemeindeverwaltung laufenden Anwendungen.

Es wird deshalb auch bei dieser Variante ein eigener (wenn auch kleinerer Server) und dazugehörige Sicherungsmedien gebraucht. Der Verwaltungsaufwand verringert sich daher nur geringfügig.

Von Seiten der Verwaltung wird vorgeschlagen, für alle Anwendung einen eigenen Server mit den dazugehörigen Sicherungsmedien zu betreiben. 

Im Zuge der Umstrukturierung der Serverumgebung wird vorgeschlagen den elektronischen Rechnungs- und Anordnungslauf einschließlich eines revisionssicheres Anordnungsarchivs - wie vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband empfohlen - einzurichten. Hierfür wird zusätzlich zu den bereits oben beschriebenen Sicherungsstrukturen ein „FAST WORM Archiv“ angeschafft und im Rathaus betrieben. Zur Sicherstellung der Redundanz werden die Daten des Weiteren zusätzlich auf einem externen „FAST WORM Archiv“ in einer Hosting/Cloud-Lösung gesichert. 

Ein Vertreter der Firma Davotec wird in der Sitzung die Ist-Situation und die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten vorstellen.

Finanzielle Auswirkungen

die Neuanschaffung der gesamten Serverumgebung (einschließlich der erforderlichen Sicherungsmedien), der benötigten Lizenzen und der Einrichtung werden auf einen Betrag in Höhe von ca. 100.000,00 €,
den Abschluss eines Supportvertrages werden auf einen jährlichen Betrag in Höhe von ca. 8.000,00 €,
für eine Hosting/Cloud-Lösung der Server werden auf einen jährlichen Betrag in Höhe von ca. 60.000,- €,
die Sicherung der Daten in einer Cloud werden auf ca. 820,- € monatlich geschätzt. Die Kosten in Höhe von ca. 15.000,- € für die Erweiterung des Netzwerkspeichers, Beschaffung von externen Festplatten und einer geeigneten Lagermöglichkeit können hierbei eingespart werden.
die Neuanschaffung einer aufgrund der Cloud-Lösung kleineren Serverumgebung (einschließlich der Sicherungsmedien), der benötigten Lizenzen und der Einrichtung wird auf einen Betrag in Höhe von 45.000,- € geschätzt.
die Einrichtung des elektronischen Rechnungs- und Anordnungslaufs einschließlich eines revisionssicheres Anordnungsarchivs sowie der erforderlichen Schulungen werden auf ca. 20.000,- €
die laufenden Kosten des elektronischen Rechnungs- und Anordnungslaufs einschließlich eines revisionssicheres Anordnungsarchivs werden jährlich auf ca. 5.500,- € 

geschätzt.

	Variante 1 - Eigener Server		Variante 2 - Cloudhosting Server und zusätzlich kleiner dimensionierter Server
	eigene Datensicherung      im Haus	externe Datensicherung      in der Cloud	eigene Datensicherung      im Haus	externe Datensicherung      in der Cloud
Anschaffung/Einrichtung Server	85.000,00 €	85.000,00 €	45.000,00 €	45.000,00 €
Verlängerung Supportvertrag auf 7 Jahre	16.000,00 €	16.000,00 €	10.000,00 €	10.000,00 €
Wartungs-/Betriebskosten Server, 7 Jahre	23.000,00 €	23.000,00 €	23.000,00 €	23.000,00 €
Cloudhosting Kosten Server 7 Jahre	0,00 €	0,00 €	420.000,00 €	420.000,00 €
Anschaffung/Einrichtung Datensicherungsstruktur	15.000,00 €	500,00 €	10.000,00 €	500,00 €
Wartungs-/Betriebskosten Datensicherung, 7 Jahre	6.000,00 €	2.000,00 €	6.000,00 €	2.000,00 €
Kosten Cloudsicherung 7 Jahre	0,00 €	69.000,00 €	0,00 €	69.000,00 €
voraussichtliche Gesamtkosten 7 Jahre	145.000,00 €	195.500,00 €	514.000,00 €	569.500,00 €

 

Beschluss

In der Gemeindeverwaltung wird auch zukünftig eine eigene Serverumgebung betrieben.
Die Daten sollen vorranging in die Cloud gesichert werden. Sollte im Zuge der weiteren Prüfung der daten- und informationssicherheitsrechtlichen Bestimmungen Probleme mit einer Cloud-Sicherung auftreten, wird der bestehende Netzwerkspeicher erweitert und externe Festplatten angeschafft und von einer Cloud-Sicherung abgesehen.
Der Beschaffung der oben beschriebenen erforderlichen Hard- und Sofwarekomponenten wird grundsätzlich zugestimmt.
Der elektronischen Rechnungs- und Anordnungslauf einschließlich eines revisionssicheres Anordnungsarchivs wird eingerichtet.
Die Firma Davotec wird mit der Erstellung und anschließenden Auswertung der Ausschreibungsunterlagen beauftragt.

Abstimmungsergebnis
Dafür: 18, Dagegen: 0