Die Niederschrift zur örtlichen Rechnungsprüfung 2020 der Stadt Heilsbronn und der Stadtwerke wurde im Info-Archiv bereitgestellt.
Zum Punkt 1) Haushaltsausgabereste
Ursächlich für das hohe Niveau der Haushaltsausgabereste im Jahr 2020 sind hauptsächlich noch nicht durchgeführte bzw. nicht vollendete Baumaßnahmen, mitunter verursacht durch die Corona-Pandemie. Gemäß § 79 Abs. 2 KommHV ist in der Haushaltsrechnung festzustellen, welche übertragbaren Ausgabemittel noch verfügbar sind und in welcher Höhe sie als Haushaltsausgabereste in das folgende Jahr übertragen werden. Eine Beschränkung, in welcher Höhe diese Übertragung maximal stattfinden darf, schreibt das kommunale Haushaltsrecht nicht vor. Die Verwaltung ist aber nach wie vor bestrebt, Haushaltsausgabereste nach Möglichkeit und Sinnhaftigkeit zu reduzieren.
Zum Punkt 2) Offene gemeindliche Forderungen Stadt/Stadtwerke
Seit dem 1. Februar 2022 wird die Stadtkasse neben dem Kassenverwalter wieder durch eine zweite Vollzeitkraft verstärkt. Nach Beendigung der Jahresabschlussarbeiten 2021 soll die Beitreibung von offenen gemeindlichen Forderungen der Stadt und Stadtwerke primär verfolgt werden (inkl. der Aufarbeitung von Altfällen). Verjährungsunterbrechende Maßnahmen sind für laufende Forderungen auf dem aktuellen Stand; diese Aufarbeitung bei Altfällen wird baldmöglichst angegangen (s.o.).
Zum Punkt 3) Personalausgaben/ Personalmanagement
Die Verwaltung dankt dem Stadtrat und dem Rechnungsprüfungsausschuss dafür, dass die stetig steigenden personalintensiven Aufgabenmehrungen und Bürokratisierung erkannt wurde und der Stadtrat es möglich machte, zusätzliches Personal einzustellen.
Diesem Thema widmete sich der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Prüfung ausführlich und hat sich mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht. Hier ist, wie auch vom Rechnungsprüfungsausschuss angemerkt, eine Balance zwischen Bürgerfreundlichkeit und der Notwendigkeit, dass MitarbeiterINNEN einen Sachverhalt ohne laufende Störung durchdenken zu können, zu beachten. Im Sinne der Behördenleitung wurde stets auf Bürgerfreundlichkeit geachtet. Dazu ist es durch die erhöhte Erreichbarkeit (Telefon, Mobiltelefon, E-Mail) auch erforderlich, dass die Mitarbeiter sich konsequent und bedarfsgerecht selbst Freiräume schaffen.
- persönliche und telefonische Erreichbarkeit an zwei Nachmittagen einschränken
Die persönliche Erreichbarkeit ist bereits an zwei Nachmittagen eingeschränkt (Dienstag und Mittwoch). An diesem beiden Tagen auch telefonisch nicht erreichbar zu sein, erscheint aus folgenden Gründen problematisch: Rückrufe können nicht eingehen, erwartete Anrufe werden abgeblockt. Teilzeitkräfte sind evtl. nicht erreichbar. In der Praxis ist die Kommunikation über Email stark angestiegen und nimmt ebenfalls einigen Raum ein.
- Einrichtung einer einheitlichen Servicenummer, um Anliegen aufzunehmen und an zuständigen Mitarbeiter per Vordruck weiterzuleiten sowie Zwischennachricht bei einer nicht umgehend möglichen Bearbeitung
Die Idee zur Einrichtung einer einheitlichen Servicenummer ist ein Gedankenanstoß, wir halten dies jedoch für unsere noch kleine Verwaltung nicht für zielführend.
Eine derartige Servicenummer, die erst die Anliegen der Bürger aufnehmen muss, um diese dann per Vordruck an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten bzw. eine Zwischennachricht zu geben, bindet erneut Personal. Unsere Bürger und Geschäftspartner wollen in der Regel einen bestimmten (bekannten) Ansprechpartner. Sie wollen selten komplexe Sachverhalte klären, sondern haben kurze Fragen oder benötigen eine Information, worauf Sie gleich eine Antwort erwarten. Deshalb sehen wir mit einer einheitlichen Servicenummer eher Unzufriedenheit auf Seiten der Bürger und der Verwaltung.
Die bisherige Vorgehensweise ist, dass Gespräche, die an die Vermittlung gerichtet sind, von dieser weitergeleitet werden oder ein Rückruf veranlasst wird.
Um den direkten Kontakt zwischen Bürgern und Verwaltung zu verbessern, werden die Durchwahlnummern der Mitarbeiter veröffentlicht. Der zuständige Mitarbeiter kann dann direkt angewählt werden, um das Anliegen zu besprechen bzw. einen Besprechungstermin zu vereinbaren.
- zentrale Anlaufstelle für persönliche Anliegen (rollierende Besetzung durch alle Fachbereiche)
Das Einrichten einer zentralen Anlaufstelle für persönliche Anliegen durch eine rollierende Besetzung aller Fachbereiche stellt zwar eine ständige Erreichbarkeit der Stadtverwaltung dar. Es können jedoch oftmals nicht die gewünschten Auskünfte gegeben werden (Bsp. Anfrage für einen neuen Reisepass bei einem Mitarbeiter der Bauverwaltung), sodass der Bürger bzw. Geschäftspartner dann wieder weiter verbunden werden muss. Dies würde bei Anrufenden zu Unverständnis führen.
Durch die Zuordnung der Telefonzentrale zum Team „Bürgerservice“ wurde sichergestellt, dass die Telefonzentrale unter Tel. 806-0 grundsätzlich immer besetzt ist und das zuständige Personal die eingehenden Gespräche routiniert an die richtigen Ansprechpartner weiterverbindet.
- ggf. Beschaffung einer zeitgemäßen Telefonanlage oder IT-gestützten Variante
Die aktuelle Telefonanlage wurde im Jahr 2019 rundumerneuert und ist seither auf einem zeitgemäßen technischen Niveau. Neben beispielsweise der Möglichkeit, Telefone über den Arbeits-PC zu bedienen oder der Integration in die Outlook- Kontaktliste, können hierüber auch Service- Hotlines geschaltet werden. Dies geschieht bereits bei der Notfallbereitschaft der Stadtwerke (Tel. 09872 806-806). Der Funktionsumfang der Telefonanlage ist skalierbar, d. h. jede Funktion der Anlage muss mit dem Erwerb der jeweiligen Lizenz freigeschaltet werden. Für die Stadtverwaltung wurden die Lizenzen zur Nutzung der Arbeitsplatztelefone (je Gerät) sowie die grundlegenden Funktionen der Anlage (z.B. Voicemail, Leitungsbündelung, etc.) bereits beschafft. Für die Nutzung weiterer spezieller Funktionen, wie z.B. die oben genannten, müssten die jeweiligen Lizenzen noch erworben werden. Hardwareänderungen an der Anlage selbst sind dabei in der Regel nicht mehr erforderlich. Durch den Umzug der Stadtwerke sowie der Finanzverwaltung in die Sparkassenräume wird die bestehende Telefonanlage erweitert.
Zum Punkt 4) Bauverwaltung
Zunächst wird auf die Ausführungen unter Punkt 3 verwiesen.
Die Einschränkung der telefonischen Erreichbarkeit würde aus Sicht der Bauverwaltung zwar positive Effekte hervorrufen. Demgegenüber wäre jedoch damit zu rechnen, dass Bürgeranfragen regelmäßig nicht zeitnah erledigt werden und BürgerInnen regelmäßig vertröstet werden müssen. Eine Einschränkung der tatsächlichen Erreichbarkeit wird bereits beim Landratsamt Ansbach in Teilen praktiziert und die Rückmeldungen der Bevölkerung hierzu fallen durchweg negativ aus. Im Zuge der räumlichen Neuaufteilung des Rathauses nach Umzug von Teilen der Bediensteten in Räume der Sparkasse wurde bereits darauf geachtet, dass künftig z.B. die Leitung des Sachgebietes sowie dessen Vertreter in separaten Räumlichkeiten arbeiten sollen, sodass diese ungestörter arbeiten können. Zudem ist angedacht, die dann zur Verfügung stehenden Besprechungszimmer auch für schwierigere Sachbearbeitungen ohne Störung zu nutzen.
Aus diesen Gründen dankt die Bauverwaltung dem Rechnungsprüfungsausschuss für die Sensibilität und würde zunächst die Entwicklungen und Rückmeldungen abwarten, sobald die vorgenannten Maßnahmen umgesetzt wurden.
Es wird darüber hinaus festgestellt, dass die bautechnischen Bediensteten ausschließlich die nach Organisationsgutachten deren Aufgabengebieten zugeordnete Tätigkeiten übernehmen und hierbei vermehrt von den übrigen Mitarbeitenden des Sachgebietes unterstützt werden. Fach- oder sachgebietsfremde Aufgaben werden von bautechnischen Bediensteten nicht übernommen.
Zum Punkt 5) Stadtwerke
- Straßenbeleuchtung
Nach derzeitigem Stand wird die Umstellung der restlichen Peitschenlampen auf LED Technik bereits Ende 2022 umgesetzt sein. Bei gleichbleibenden Fördermodalitäten werden zukünftig Pilzleuchten (Gelblicht) ebenfalls auf LED Zug um Zug erneuert Die geplanten Maßnahmen in der Straßenbeleuchtung liegen im Zeitplan und werden bis 2024 umgesetzt.
- Personal
Dankenswerterweise nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss den Vorschlag der Verwaltung im Werkausschuss vom 09.11.2021 hinsichtlich der Notwendigkeit eines weiteren Technikers auf. Augenblicklich absolviert ein Elektroniker, der bei den Stadtwerken ausgebildet wurde, seine Technikerausbildung. Der Arbeitsvertrag ruht zur Zeit. Planmäßig wird dieser nach seiner Ausbildung im Jahr 2023 bei den Stadtwerken Heilsbronn eingesetzt.
Zum Punkt 6) Straßenunterhalt
Zu diesem Punkt trifft der Rechnungsprüfungsausschuss lediglich feststellende Ausführungen, zu denen keine Stellungnahme der Verwaltung erforderlich ist.
Zum Punkt 7) Spielplätze/ Straßenunterhalt
Der Einrichtung einer Arbeitsgruppe zur Erarbeitung eines Spielplatzkonzeptes steht nichts entgegen. Der Ausschuss für Kultur, Tourismus & Sozialangelegenheiten bat darum, der Arbeitsgruppe eine Übersicht aller städtischen, innenstadtnahen Grundstücksflächen zur Verfügung zu stellen. Sobald die personelle Zusammensetzung der Arbeitsgruppe bekannt ist, kann die Übersicht übersandt werden. Im Übrigen bittet die Verwaltung um Mitteilung, inwiefern eine Mitwirkung in dieser Arbeitsgruppe erforderlich wäre.
Zum Punkt 8) Bauhof
Die Ingenieurleistungen für die energetische Sanierung des Bauhofes wurden zwischenzeitlich beauftragt.
Die Fahrzeugersatzbeschaffungen sind im Stadtrat zu beraten und die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses werden dabei zu beachten sein. Der Ölabscheider wird zeitnah ertüchtigt/ausgetauscht.
Zum Punkt 9) Kaufverträge Neubaugebiete – Weiterveräußerung von Grundstücken
Keine Stellungnahme erforderlich
Der 1. Bürgermeister Dr. Pfeiffer bedankt sich bei den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses (Frau Schaaf, Herr Prager, Herr Böhm, Herr Oehler) für die Prüfungstätigkeit.
Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses, Herr Prager, berichtet über die Prüfungstätigkeit im Rathaus am 25. und 26.11.2021 und stellt den Prüfungsbericht vor.
