Verwaltung; Einführung eines Ratsinformationssystems
Daten angezeigt aus Sitzung:
4. Sitzung des Gemeinderates, 28.07.2020
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Die Verwaltung beabsichtigt für die Zusammenarbeit mit den Gemeinderätinnen und Gemeinderäten ein Ratsinformationssystem der Fa. Komuna einzuführen. Dieses EDV-Programm baut auf ein vorhandenes Datenmanagement-System auf, dass seit ca. zwei Jahren in der Gemeindeverwaltung im Einsatz ist.
Vorteil der Einführung eines solchen Systems ist
- schnelle und einfache Zurverfügungstellung der Tagesordnung und weiteren Informationen an die Gemeinderätinnen und Gemeinderäte
- Kostenersparnis für Druck und Porto
- umfangreiche Suchfunktion für gespeicherte Vorgänge
Voraussetzungen für den Betrieb:
- PC oder Laptop mit Internetverbindung
- für Mobilgeräte wird eine App angeboten, die für die verschiedenen Betriebssysteme funktioniert
Kosten:
- einmalige Kosten für Ratsinformationssystem 800,00 €
- einmalige Kosten für Sitzungs-App 800,00 €
- Schulungsaufwand (je nach Anzahl der Schulungen) einmalig gesamt ca. 2.000,00 €
- Monatlicher Aufwand für Hosting, Softwarepflege (Programm + App) usw. 99,00 €
Selbstverständlich kann jeder Gemeinderat über die Nutzung der Software/App entscheiden. Wahlweise können die Unterlagen auch weiterhin in Papierform zur Verfügung gestellt werden.
Bei einer Entscheidung zur Beschaffung des Ratsinformationssystems ist aufgrund der Auslastung der Fa. Komuna erst im Jahr 2021 mit der Installation zu rechnen. Die Beträge werden deshalb auch erst im Jahr 2021 fällig und müssen deshalb im Haushalt 2021 vorgesehen werden.
Die Gemeinderäte befürworteten die Neuanschaffung des Systems. Es wurden lediglich die hohen laufenden Kosten kritisch gesehen, wobei auch hier die Kosten für Druck und Porto gegengerechnet werden können und somit nur ein sehr geringer Mehrbetrag schlussendlich überbleibt. Als großen Fortschritt wurde v.a. die integrierte Suchfunktion gesehen, mit welcher sich sehr schnell Beschlüsse und Unterlagen aus vergangenen Sitzungen finden lassen.
Beschluss
Der Gemeinderat beschließt die Einführung des Ratsinformationssystems der Fa. Komuna. Die Verwaltung wird beauftragt die erforderlichen Schritte in die Wege zu leiten.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 13, Dagegen: 0
Datenstand vom 15.03.2021 10:32 Uhr
