Am 19.11.2019 fand von 9 Uhr 12 und von 13 bis 15 Uhr die örtliche Rechnungsprüfung für das Haushaltsjahr 2018 statt. Die Prüfung wurde vom Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinde Pettendorf, unter Vorsitz von Gemeinderatsmitglied Dr. Christian Schweiger, durchgeführt. Neben dem Vorsitzenden haben die Ausschussmitglieder Ludwig Bink, Michael Dotzler und Norbert Meyer teilgenommen.
Der Bericht der Rechnungsprüfer befindet sich in der Anlage.
Dabei wurden von den Rechnungsprüfern nachfolgende erläuterungsbedürftige Feststellungen getroffen, zu denen wie folgt Stellung bezogen wird:
4.2 GEWERBESTEUERN
Die Nachprüfung gab keinen Anlass zu Beanstandungen. Seitens Fa. STRABAG wurde angefragt, Gewerbesteuerzerlegungsanteile abzuführen. Der Ausschuss bittet um Mitteilung darüber, wie diese Anfrage beschieden wurde, und um eine erneute Kurzvorstellung des Verfahrens.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Zerlegung der Gewerbesteueranteile erfolgt gemäß § 4 GewStG und § 12 AO. Der Gewerbesteuerpflichtige muss eine Zerlegung beim Finanzamt in einer sog. Zerlegungserklärung, § 14 a GewStG anzeigen. Das Finanzamt weist den Anteil der jeweiligen Gemeinde zu.
Die Fa. Strabag hat entsprechende Gewerbesteueranteile abgeführt. Detailauskünfte unterliegen der Nichtöffentlichkeit.
5.1 EBS AM HÜPBERG
Die Maßnahme wurde geprüft. Die Aufzeichnungen wurden als schlüssig und nachvollziehbar erachtet. Zu
beanstanden ist, dass die Schlussrechung der Fa. Englhard noch aussteht. Lediglich die 4. Abschlagsrechnung vom 20.07.2018 liegt vor.
Stellungnahme Kämmerei:
Die Schlussrechnung liegt seit Dezember 2019 vor und befindet sich derzeit bei der Rechnungsprüfung beim Ing.-Büro Geitner, Ursensollen.
5.2 PRÜFUNG DES SACHBUCHS UND ZUGEORDNETER BELEGE
Haushaltsstelle Bezeichnung Bemerkung
- 1300.93540 Schutzanzüge: Das vereinbarte Skonto in Höhe von 2 Prozent wurde abgezogen (erfolgte erst 2019).
Stellungnahme der Kämmerei:
Skontierung war erst nach abschließender Rechnungsstellung in Abzug zu bringen.
- 3520.96000 Bücherei Stichprobenartige Prüfung der Belege; Auffälligkeiten:
a) Rechnungen müssen häufig auf verschiedene Maßnahmen aufgeteilt werden. Im Sinne der
Entlastung der Verwaltung wäre es wünschenswert, wenn beauftragte Betriebe von vornherein separate Rechnungen stellen würden (beispielsweise Abgrenzung Jugendraum vs. Bücherei). Eventuell kann dies mit entsprechenden Hinweisen bei Auftragserteilung erreicht werden.
b) „DOM-Zylinder“: Hier erfolgte eine Erstattung an eine Verwaltungsangestellte. Der Aktenvermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ wurde unter anderem von ebendieser unterzeichnet. Ist dies regelkonform?
Stellungnahme Kämmerei:
Zu a) Grundsätzlich werden Firmen gebeten eine Rechnungsaufteilung bei der Rechnungsstellung durchzuführen, soweit diese von Anfang an so erforderlich ist. Bei kleinen Aufträgen, die insbesondere von Handwerksbetrieben durchgeführt werden, ist diese Vorgehensweise noch nicht der Regelfall.
Zu b) Grundsätzlich ist es nicht zulässig, dass bei persönlicher Beteiligung die sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt wird, vgl. hierzu auch die Feststellung der außerordentlichen, überörtlichen Kassenprüfung. Die Vorgehensweise wird künftig stringent eingestellt. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Anordnung in diesem Fall ausschließlich vom Ersten Bürgermeister und dem Geschäftsleiter unterschrieben wurden, so dass vor Erstattung des Geldbetrages nochmals eine Prüfung nach dem „4-Augen-Prinzip“ erfolgte und ein Missbrauch 100%ig ausgeschlossen werden konnte.
- 3600.95000 LEADER Belege in Ordnung
Stellungnahme Kämmerei:
Nicht erforderlich
Hier fiel auf, daß manche Betriebe für diese Einzelmaßnahme mehrere Rechnungen stellten, die in
Summe um die 10 TEUR ergeben (9949,09 EUR =5685,61 EUR + 3768,14 EUR + 495,34 EUR; 10791,99
EUR = 6385,58 EUR + 4107,42 EUR + 298,99 EUR). Es wird gebeten, dem Gemeinderat anhand dieses
Beispiels aufzuzeigen, wie die Vergaben hier erfolgten und welche Beschlüsse dazu im Gemeinderat gefasst
wurden.
Stellungnahme Kämmerei:
Zur Durchführung der Maßnahmen wurde ein Grundsatzbeschluss gefasst. Im Weiteren erfolgte eine Beschlussfassung, bei der der Gemeinderat über den Baufortschritt und die notwendigen, aufwendigen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Elektrik informiert wurde. Hierzu wurde am 06.09.2018 nachfolgender Beschluss gefasst:
„Der Gemeinderat nimmt die Kostensteigerungen zur Kenntnis und genehmigt die im Sachverhalt dargestellten Mehrausgaben.
Abstimmung 12 : 0“
- 6300.95025 Bauhof Montagegrube
Belege in Ordnung
Stellungnahme Kämmerei:
Nicht erforderlich
5.3 PROJEKTÜBERSICHT
Im Ausschuß wurde folgender Vorschlag entwickelt: Die Verwaltung wird gebeten, ab sofort Projekte und
Maßnahmen oberhalb einer zu definierenden Wertgrenze (beispielsweise 10.000 EUR) in einer Liste zu
führen und dabei mittels Befüllung folgender Spalten Transparenz über etwaige finanzielle Abweichungen
zu erzeugen:
• Kostenschätzung
• Kostenberechnung
• Vergabesumme
• Schlussrechnungssumme
Stellungnahme Kämmerei:
Im Rahmen des Projektcontrollings bei größeren (Bau-)Maßnahmen ist diese Vorgehensweise bereits vom SG 11, Bauverwaltung etabliert. Dem Vorschlag soll gefolgt werden, ein geeignetes Projektcontrolling wird entwickelt.
5.4 PETTENDORF BLÜHT
5.4.1 FÖRDERMÖGLICHKEITEN
In einem der Ordner fand sich eine Darstellung zu den potentiell förderfähigen Aufwendungen. In Summe
werden hier Quellen in Höhe von 170.000 EUR aufgezeigt. Laut Kenntnisstand des Ausschusses wurden die
Töpfe LEADER und Nena genutzt (in Summe etwa 90.000 EUR). Es stellt sich die Frage, ob die weiteren
Fördermöglichkeiten geprüft wurden und weshalb diese nicht verfolgt wurden.
Stellungnahme Kämmerei:
Die von den Rechnungsprüfern kontrollierten Dokumente beziehen sich auf Grundlagenarbeiten, bei denen weitreichende Maßnahmen (170.000 €), die im Ergebnis nicht weiter verfolgt wurden, dargestellt sind.
Tatsächlich wurden vom Umweltministerium für “Pettendorf blüht“ Mittel in Höhe von 90.000 € anerkannt, davon 72.000 € als Fördermittel.
Für das LEADER-Projekt „Bienenerlebniswelt Pettendorf – Bienenlehrpfad“ wurden vom ALEF 36.000 € genehmigt, davon 18.000 € als Fördermittel.
Beide Projekte sind noch nicht abgeschlossen.
5.4.2 BEAUFTRAGUNG WERBEAGENTUR
Es fanden sich mehrere Angebote seitens der Werbeagentur CP². Leider erschloss sich nicht, welches davon letztlich angenommen wurde (kein Vermerk oder ähnliches auffindbar).
Stellungnahme Kämmerei:
Der Einwand kann nur bedingt nachvollzogen werden, da die Vergabe des Auftrages zur Logoentwicklung an CP² nach Gemeinderatsbeschluss erfolgte, Beschluss 05.10.2017 und 01.02.2018 In der Sachakte befinden sich jedoch Angebotsschreiben zu Teilaspekten, wie z. B. Design Briefpapier, Hinweisschilder etc., die (noch) nicht beauftragt wurden bzw. noch weitergehende Maßnahmen abschließend vorgesehen sind (Termin mit CP² in der 4. KW/2020 vorgesehen).
