Im Hinblick darauf, dass die Gemeinde Röslau ab dem 01.01.2023 der Steuerpflicht durch die Neuregelung des § 2b UStG unterliegt, benötigt die Gemeinde eine Dienstanweisung zur Besteuerung der Gemeinde. Das sogenannte Tax Compliance Management System, kurz TCMS. Mit der Einführung des TCMS soll die vollständige und fristgerechte Erfüllung der steuerlichen Pflichten sichergestellt werden, um dadurch finanziellen Konsequenzen und persönliche Haftungsrisiken zu minimieren bzw. zu vermeiden. Ein weiteres Ziel ist die Sensibilisierung der Führungskräfte und Mitarbeiter/Innen auf die steuerrechtlichen Sachverhalte.
Hierzu erlässt der Gemeinderat Röslau folgende Dienstanweisung zur Besteuerung der Gemeinde Röslau mit den dazugehörigen Hinweisen.
PRÄAMBEL
Die Besteuerung der öffentlichen Hand hat nicht zuletzt durch die Neuregelung des § 2b UstG im Jahr 2016 an Bedeutung gewonnen. Die Gemeinde Röslau ist sich ihrer steuerrechtlichen Verpflichtungen bewusst und wird alle Notwendigen organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen ergreifen, um eine angemessene Erfüllung dieser Pflichten sicherzustellen
Die Korrekte Erfüllung der der Gemeinde Röslau obliegenden steuerrechtlichen Verpflichtungen kann nicht allein durch einzelne Mitarbeiter in der Finanzverwaltung gewährleistet werden. Deshalb sind alle Beschäftigten dafür verantwortlich, zur Erfüllung der steuerrechtlichen Verpflichtungen beizutragen. Hierzu muss bei allem Mitarbeiter ein Bewusstsein für steuerrechtliche Sachverhalte entstehen. Die folgende Dienstanweisung dient dazu, die Mitarbeiter für Ihre Verantwortung in Steuerrechtlichen Fragen zu sensibilisieren und ihre arbeits- Und dienstrechtlichen Verpflichtungen zu Konkretisieren.
Weiteres Ziel der Dienstanweisung ist die Sicherstellung der vollumfänglichen Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Gemeinde Röslau.
Neben der Vorbildfunktion der Gemeinde Röslau und den Reputationsrisiken bei Verstoß gegen die geltenden Regelungen sind auch Haftungsrisiken sowohl der Gemeinde Röslau als Körperschaft als auch der gesetzlichen Vertreter zu vermeiden bzw. soweit wie möglich auszuschließen.
Ziel ist, dass bei möglichen Fehlern aufgrund objektiver Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit und daraus resultierender Verkürzung in der Steuerdeklaration stets eine Nachmeldung im Sinne des § 153 AO möglich ist und eine steuerstrafrechtliche Würdigung im Sinne des § 371 AO ausgeschlossen werden kann.
Um diese Ziele mit einer hohen Sicherheit zu erreichen, wurden auf Ebene der Verwaltung sowohl vorbeugende Maßnahmen als auch aufdeckende Kontrollen eingeführt.
Das eingerichtete System zur Sicherstellung der vollumfänglichen Erfüllung steuerlicher Pflichten muss unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen personenunabhängig funktionieren.
Die steuerlich Verantwortlichen müssen ihre steuerlichen Mitwirkungspflichten kennen, um einen transparenten, zeitnahen und personenunabhängigen Informationsfluss zu gewährleisten.
§ 1 GELTUNGSBEREICH
(1) Diese Dienstanweisung regelt die Besteuerung der Gemeinde Röslau
Im Bereich der Ertragssteuern und der Umsatzsteuer. Sie gilt in allen Bereichen der Gemeinde Röslau und ist von allen Beschäftigten zu beachten.
Externe Dienstleister sind in diese Dienstanweisung einzubeziehen. Sie sind über ihre Aufgaben zu unterrichten und auf die Einhaltung dieser Dienstanweisung zu verpflichten. Der externe Dienstleister wird ein Bestandteil des TCMS der Gemeinde Röslau.
(2) Regelungen in dieser Dienstanweisung sind gegenüber speziellen Regelungen
Nachrangig.
§ 2 STEUERSTELLE
(1) Zur Erfüllung der steuerrechtlichen Verpflichtungen wird eine Steuerstelle eingerichtet.
Der Leiter der Steuerstelle ist der Steuerbeauftragte der Gemeinde Röslau.
Die Steuerstelle hat eine qualifizierte Vertreterregelung, so dass die Erfüllung der
steuerlichen Pflichten der Gemeinde Röslau personenunabhängig sichergestellt ist.
(2) Der Steuerbeauftragte kann sich zur Erfüllung seiner Aufgaben Erfüllungspersonen bedienen und steuerrechtliche Beratung in erforderlichen Maßen in Anspruch nehmen.
(3) Der Steuerbeauftragter stellt die Erfüllung der Steuerrechtlichen Verpflichtungen sicher und dient als Ansprechpartner für die sonstigen Beschäftigten und den Bürgermeister. Er hat insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass
- Ausgangsumsätze steuerrechtlich zutreffen gewürdigt werden und gegebenenfalls in Steuererklärungen aufgenommen werden,
- ein Vorsteuerabzug bei Eingangsumsätzen vorgenommen wird, soweit dies rechtlich möglich ist und
- Betriebe gewerblicher Art als solche infiziert und steuerlich korrekt behandelt werden.
Ihm obliegt ferner insbesondere
- die Überprüfung von Auslandsachverhalten,
- die Ermittlung von Vorsteuerabzugsquoten sowie
- die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung.
(4) Die Steuerstelle hat Einsichtsrechte in die Ämter/Referate, unter Berücksichtigung der
Datenschutzgrundverordnung, die seit dem 25.05.2018 anzuwenden ist.
In Zweifelsfragen ist der Datenschutzbeauftragte der Gemeinde Röslau einzubeziehen.
(5) Der Steuerbeauftragter hat regelmäßige Kontrollen innerhalb der Steuerstelle durchzuführen. Insbesondere vor Abgabe jeder Steuererklärung und Steuervoranmeldung sind die ermittelten Besteuerungsgrundlagen zu verproben oder auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Der Steuerbeauftragter setzt den Bürgermeister über die Ergebnisse der Kontrollen in Kenntnis. Die konkreten Kontrollvorgaben werden im Steuerhandbuch näher geregelt.
(6) Der Steuerbeauftragte hat die weiteren Beschäftigten in angemessenem Umfang zu informieren und zu schulen und er kann weitere Maßnahmen treffen, um den notwendigen Informationsfluss zu ihm zu sichern.
(7) Dem Steuerbeauftragten allein obliegt die die Kommunikation mit der
Finanzverwaltung
(8) Der Steuerbeauftragter hat ein Steuerhandbuch für die Gemeinde Röslau zu erstellen und zu pflegen, in dem alle steuerrechtlich relevanten Informationen zu sammeln und die steuerrelevanten Prozesse zu dokumentieren sind. Die Regelungen und Prozesse zu Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten werden vom Steuerbeauftragten einmal jährlich auf ihre Wirksamkeit überprüft und bei Bedarf fortgeschritten.
(9) Der Steuerbeauftragte unterrichtet den Bürgermeister in regelmäßigen Turnus über die steuerliche Situation der Gemeinde Röslau. Darüber hinaus werden dem Bürgermeister die Umsatzsteuervoranmeldungen sowie sämtliche Jahressteuererklärungen vor der Übermittlung an das Finanzamt zur Unterschrift vorgelegt.
§ 3 ALLGEMEINEN PFLICHTEN DER BESCHÄFTIGTEN
(1) Alle Beschäftigten haben die steuerlichen Sorgfaltspflichten einzuhalten. Bei Zweifeln hinsichtlich der korrekten steuerlichen Behandlung von Sachverhalten ist der Steuerbeauftragte hinzuzuziehen. Dies gilt insbesondere beim Abschluss von Verträgen, und Einkäufen im Ausland, aber auch bei Veränderungen der gesellschaftsrechtlichen Struktur, bei Leistungen an das Personal, der Beschaffung und Veränderung der IT-Systemlandschaft und bei der Beschaffung (insb. Bau- und Beförderungsleistungen).
(2) Erhalten Beschäftigte Kenntnis von Tatsachen, die auf eine nicht korrekte Anwendung des Steuerrechts schließen lassen, haben sie unverzüglich den Steuerbeauftragten zu informieren
§ 4 STEUERLICHE PFLICHTEN BEI DER FESTSTELLUNG DER SACHLICHEN
RICHTIGKEIT
Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit eines Anspruches oder einer Zahlungsverpflichtung (§41 Abs. 1 KommHV-Kameralistik, § 37 Abs. 1 KommHV-Doppik) ist zu prüfen, ob der Anspruch oder die Zahlungsverpflichtung einem Betrieb gewerblicher Art zugeordnet werden muss und ob sich Umsatz steuerrechtliche Veranlassungen ergeben. Bei der Prüfung einer Zahlungsverpflichtung (Eingangsrechnung) ist ferner zu prüfen, ob und in welchem Umfang die Gemeinde Röslau zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die diesbezüglichen Feststellungen sind schriftlich (bzw. durch elektronische Signatur) zu bescheinigen und der Steuerstelle zuzuleiten. In Zweifelsfällen ist der Steuerbeauftragter hinzuzuziehen.
§5 BESONDERE PFLICHTEN BEIM AUSSTELLEN VON RECHNUNGEN.
(1) Rechnungen der Gemeinde Röslau dürfen nur von Beschäftigten aufgestellt werden, die hierzu nach der Geschäftsverteilung befugt sind. Rechnungen sind zwingend mit
einer fortlaufenden sachgebietsbezogenen Rechnungsnummer zu versehen.
(2) Der Ersteller einer Rechnung trägt bei unternehmerischer Tätigkeit die Verantwortung für die korrekte Rechnungserstellung (§ 14 UstG), insbesondere für den zutreffenden Ausweis der Umsatzsteuer. In Zweifelsfällen ist der Steuerbeauftragte hinzuzuziehen.
§ 6 SANKTIONEN
Ein Verstoß gegen die in dieser Dienstanweisung niedergelegten Verpflichtungen kann arbeits- oder disziplinarrechtliche Schritte nach sich ziehen.
§ 7 TAX COMPLIANCE-ÜBERWACHUNG UND VERBESSERUNG
- Die Einhaltung der organisatorischen Vorkehrungen und Maßnahmen der Steuer-Richtlinie ist regelmäßig einer sachgerechten Überprüfung durch die Steuerstelle zu unterziehen. Das Rechnungsprüfungsamt / Rechnungsprüfungsausschuss unterstützt im Rahmen seiner Prüfungstätigkeit die Einhaltung der Steuer-Richtlinie. Insbesondere Schnittstellenthemen und die Weiterleitung von Informationen an die Steuerstelle sind Gegenstand dieser Prüfungstätigkeit. Bei der Überprüfung festgestellte Verbesserungsmöglichkeiten werden umgesetzt und allen Beteiligten mitgeteilt. Voraussetzung für die Überwachung ist eine geeignete Dokumentation der Steuer-Richtlinie. Auch Kontrollmaßnahmensollen schriftlich dokumentiert werden.
- Begründet dadurch, dass die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Gemeinde Röslau zum Teil auf den BKPV (Steuerberater) übertragen worden ist, muss dauerhaft sichergestellt werden, dass die zur Durchführung der Tätigkeit notwendigen Informationen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Die Arbeitsergebnisse des BKPV sind einer Plausibilitätskontrolle zu unterziehen und die Tätigkeit des BKPV ist angemessen zu begleiten. Eine geeignete Dokumentation, als Voraussetzung für die Überwachung, ist durchzuführen. Nach Erhalt der Bescheide übermittelt die Gemeinde Röslau dem BKPV die Bescheide zur Prüfung. Die Fristenüberwachung für Rechtsbehelfe erfolgt durch den BKPV.
§ 8 INKRAFTTRETEN
Die Dienstanweisung tritt mit ihrer Ausfertigung durch den ersten Bürgermeister in Kraft und wird allen Beschäftigten gegen Unterschrift zur Kenntnis gebracht.
Röslau, 10.11.2022
GEMEINDE RÖSLAU
Gebhardt
1. Bürgermeister
Hinweise zur Dienstanweisung der Gemeinde Röslau:
VORBEMERKUNG
Um steuerliche Haftungsrisiken zu vermeiden, ist jeder Gemeinde zu empfehlen, eine organisatorische Basis für den korrekten Vollzug der steuerlichen Verpflichtungen zu schaffen. Insbesondere empfiehlt sich eine diesbezügliche Dienstanweisung. Das vorliegende Muster soll die Erstellung einer solchen erleichtern. Da die Organisation in den Bayrischen Gemeinden sehr unterschiedlich ist, kann sie nur als Vorschlag dienen. Es ist unerlässlich, die Dienstanweisung an die jeweiligen Verhältnisse anzupassen.
Im Hinblick auf die geregelten Prozesse empfiehlt sich eine Prüfung, ob und inwieweit diese von der EDV abgebildet werden können. Eine automatisierte Verarbeitung erleichtert nicht nur den Vollzug ganz erheblich, sondern kann auch Fehler vermeiden.
Zu § 1
Von der Dienstanweisung nicht erfasst sind die lohnsteuerrechtlichen Verpflichtungen der Gemeinde Röslau. Die Dienstanweisung ist von allen Beschäftigten zu beachten. Damit sind auch die Bereiche außerhalb des Rathauses (z.B. Schule, Bürgerhaus) miterfasst, da auch dort steuerrechtlich relevante Sachverhalte denkbar sind.
Zu § 2
Es ist sinnvoll, die steuerlichen Kompetenzen und die Verantwortlichkeiten in einer Stelle zu konzentrieren. Die Festlegung auf die konkrete Person ist im Geschäftsverteilungsplan zu treffen. In der Gemeinde Röslau besteht die Steuerstelle regelmäßig nur aus einer sachkundigen Person, dem Kämmerer. Hier ist besonderes Augenmerk eine wirksame Vertretung gerichtet.
ZU § 2 ABS. 4
Besteht die Steuerstelle nur aus einer Person sollte diese selbst kontrolliert werden. Dies kann durch eine andere sachkundige Person innerhalb der Verwaltung, aber auch durch Externe gesehen, beispielweise im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit oder durch Steuerberater. Die Vorschriften über die örtliche und überörtliche Prüfung (Art. 103 GO, Art. 105 GO) bleiben unberührt. Im Fall der Gemeinde Röslau wird der Kämmerer durch den Rechnungsprüfungsausschuss und den 1. Bürgermeister kontrolliert.
ZU § 4
Durch die Zuständigkeitsregelung in §4 wird ein erheblicher Teil der Steuerlichen Entscheidungen im Rahmen der Feststellung der sachlichen Richtigkeit getroffen. Es ist deshalb unerlässlich, dass die feststellenden Personen hinreichende steuerliche Kenntnisse vermittelt bekommen.
Alternativ können die steuerlichen Bewertungen und Entscheidungen auch ganz oder teilweise von der Steuerstelle war genommen werden. Dann wären von dort sogenannte Teilbescheinigungen bezüglich der steuerlichen Feststellungen abzugeben.
Ebenso ist eine Kombination aus beiden Modellen denkbar. Beispielweise könnte angeordnet werden, dass die Steuerliche Richtigkeit grundsätzlich von der Steuerstelle erfolgen soll, aber in einzelnen Bereichen oder Ämter dezentral erfolgt.
Konkretere Lösungen sind auf Grund der Größe der Verwaltung hier nicht möglich. Jeder Sachbearbeiter leitet in Röslau auch sein Sachgebiet.
Zu § 5
Für die korrekte Anwendung des Umsatzsteuerrechts ist die richtige Rechnungserstellung von zentraler Bedeutung. Im Hinblick darauf sollte gerade in kleineren Gemeinden der Kreis der Rechnungserstellermöglichst klein gehalten werden, da diese über die notwendigen Kenntnisse verfügen müssen. Es empfiehlt sich, eine geeignete Software zu nutzen. Die Regelungen der KommHV sind hierbei einschlägig zu betrachten.
