Der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (BayVGH) hat mit Urteil vom 20. Juni 2018 entschieden: Die Gemeindeordnung lässt zu, dass an Ratsmitglieder als Sitzungsladung lediglich eine unverschlüsselte E-Mail versendet werden kann. In dieser E-Mail werden dann nur Zeit und Ort der Sitzung mitgeteilt, während die zugehörige Tagesordnung nur über einen in der E-Mail enthaltenen Link im gemeindlichen Ratsinformationssystem eingesehen werden kann.
Für die Stadtverwaltung würde dies bedeuten, dass die Sitzungsladungen künftig nicht mehr postalisch verschickt oder ausgefahren werden müssten, sondern die Ladung per einfacher E-Mail verschickt werden könnte.
Eine entsprechende Verfahrensweise müsste laut BayVGH jedoch im Einklang mit der jeweiligen Geschäftsordnung stehen. Die städtische Geschäftsordnung ermöglicht aktuell eine Ladung per E-Mail nicht. Die bisherige Regelung lautet wie folgt:
§ 24
Form und Frist für die Einladung
(1) 1Die Stadtratsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung zu den Sitzungen eingeladen. 2Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden. 3Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 4Die weiteren Unterlagen werden in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) zur Verfügung gestellt.
(2) 1Die Ladungsfrist beträgt mindestens 3 Tage. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.
Unter Berücksichtigung der o.g. Gerichtsentscheidung hat der Bayer. Gemeindetag eine entsprechende Formulierung ausgearbeitet und den Gemeinden zur weiteren Verwendung zur Verfügung gestellt. § 24 der städtischen Geschäftsordnung könnte somit wie folgt geändert werden:
§ 24
Form und Frist für die Einladung
(1) 1Die Stadtratsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. 2Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem, technisch individuell gegen Zugriffe Dritter, geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. 3Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.
(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Bei elektronischer Ladung werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.
(4) 1Die Ladungsfrist beträgt mindestens 3 Tage. 2Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.
Die Verwaltung empfiehlt, die Geschäftsordnung für den Stadtrat Ichenhausen 2014 - 2020 wie oben dargestellt zu ändern und die Ladungen sowohl für die Ausschüsse als auch für den Stadtrat ab der kommenden Sitzungsrunde im Januar 2019 nur noch per E-Mail zu versenden.
