Auf Antrag des Bayer. Gemeindetags – Kreisverband Miesbach – beauftragte die Zweckverbandsversammlung am 12.04.2019 den Zweckverband zu prüfen, ob das Kommunale Dienstleistungszentrum Oberland die Mitgliedsgemeinden bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen unterstützen kann. Die Stadt Füssen ist Mitglied dieses Zweckverbandes. Hintergrund ist die Tatsache, dass die Ausschreibung und Vergabe von öffentlichen Aufträgen die Gemeindeverwaltungen häufig vor erhebliche Probleme stellt und in den Verwaltungen kaum noch zu bewerkstelligen ist. Das Bayerische Wirtschaftsministerium empfiehlt den Gemeinden deshalb, sich für diese Aufgabe zusammenzuschließen.
In Zusammenarbeit mit verschiedenen Mitgliedsgemeinden hat die Geschäftsleitung des Zweckverbandes nun ein Konzept für ein „Vergabezentrum“ erarbeitet mit dem Ziel, die Beschaffungsverfahren der Gemeinden rechtssicher und wirtschaftlich durchzuführen. Das Vergabezentrum steht den Gemeinden dabei jederzeit als Ansprechpartner in allen Vergabefragen zur Verfügung.
Folgende Vorteile werden durch das Vergabezentrum beim KDZ Oberland erwartet:
- Effizienterer Einsatz von Fachkompetenz durch die höhere Zahl an Beschaffungsvorgängen je Mitarbeiter*in (= bessere Auslastung von Spezialwissen)
- Durchgängige Gewährleistung aller vergaberechtlichen Dienstleistungen unabhängig von der Personalsituation in den Kommunen
- Einsparungen durch Entbehrlichkeit externer Dienstleister für Vergabeverfahren
- Einsparung von Aufwand für die Einführung der eVergabe in den Kommunen
- Unterstützung bei der Realisierung eines strategischen Beschaffungsmanagements (Berücksichtigung nachhaltiger Kriterien u.a.)
- Aufwandsersparnis in den Kommunen durch gemeinsame Beschaffungen (d.h. einmalige zentrale Durchführung von Verfahren statt zig einzelner Verfahren in den Kommunen; Beispiel: Splitt, Streusalz ….)
- Einsparung durch günstigere Preise bei höheren Beschaffungsmengen
Soweit dieses Konzept von den Mitgliedsgemeinden befürwortet wird, wird das Vergabezentrum mit seinen Dienstleistungen als weitere Aufgabe in die Zweckverbandssatzung aufgenommen (Beschlussfassung erfolgt in der Zweckverbandsversammlung am 8.11.2019). Dieses Konzept basiert auf den Erfahrungen anderer vergleichbarer Organisationseinheiten, insbesondere der Vergabestelle der Stadt Coburg und wurde am 5. September den Mitgliedsgemeinden vorgestellt.
Die Kernpunkte dieses Konzeptes sind:
- Die Verantwortung für die Vergabe incl. der Vergabe selbst verbleibt dabei bei der Gemeinde bzw. Stadt. Die Vergabestelle unterstützt die Kommunen bei der rechtssicheren Abwicklung der Vergabeverfahren und ist somit der „verlängerte Arm“ der Stadtverwaltung. Soweit gewünscht berät das KDZ Oberland die Kommunen bereits im Vorfeld der Vergabe.
- Dabei wird im Gegensatz zur Verkehrsüberwachung bzw. zum Forderungsmanagement keine Aufgabe übertragen. Die Mitgliedsgemeinden können diese Dienstleistung bei Bedarf in Anspruch nehmen.
- Die Finanzierung erfolgt nach folgendem System:
Sockelbetrag: jede teilnehmende Gemeinde hat jährlich einen Sockelbeitrag von 0,33 Euro/Einwohner zu leisten (Anmerkung: mit diesem Sockelbetrag sollen die jährlich anfallenden Sachkosten gedeckt werden).
Vergabeverfahren: pro Vergabeverfahren fällt ein Entgelt i.H.v. 600,00 Euro an.
VgV-Verfahren freiberuflicher Leistung bzw. Verhandlungsvergaben für Planleistungen: da diese Verfahren besonders zeit- und arbeitsintensiv sind, fällt für diese Leistung ein Entgelt i.H.v. 3.000,00 Euro an.
Beratende Leistungen: sollte eine Gemeinde im Vorfeld Beratung benötigen, so verrechnet der Zweckverband hierfür 90,00 Euro je Beratungsstunde.
Sektoren- und Konzessionsvergaben: Individualpreis
Auslagenersatz: nach Aufwand
Gleichzeitig erhebt der Zweckverband für die Schaffung dieser weiteren Abteilung eine sog. Anschubfinanzierungsumlage i.H.v. 1,00 Euro je Einwohner. Sie dient dazu, die Anfangszeit finanziell zu überbrücken. Diese Anschubfinanzierungsumlage wird binnen drei Jahren an die Gemeinden zurückgezahlt.
Diese Kosten wurden so kalkuliert, dass sich das Produkt „Vergabewesen“ selbst trägt und vom Arbeitskreis „Vergabewesen“ abgesegnet. Wie bei der Verkehrsüberwachung werden etwaige Überschüsse an die Gemeinden zurückerstattet.
Ziel ist es, die Dienstleistung ab Mitte 2020 den Gemeinden zur Verfügung zu stellen.
Vergaben, für die weder die Unterschwellenvergabeverordnung noch die VOB bzw. die Schwellenwerte greifen (d.h. Vergaben bis zu 25.000 €) werden in der Regel nicht über den Zweckverband „organisiert“, sondern verbleiben bei der Stadt selbst.
Anmerkungen zu Füssen Tourismus und Kommunalunternehmen, AöR der Stadt Füssen und dem Eigenbetrieb Stadtwerke:
Geklärt wurde mittlerweile auch die Frage, ob „gemeindliche Unternehmen“ (z.B. Kommunalunternehmen, Eigenbetriebe oder Zweckverband) auch die Dienste des Vergabezentrums in Anspruch nehmen können? Zur Beantwortung dieser Frage ist auf die rechtliche Selbstständigkeit des Unternehmens abzustellen.
"Unternehmen" mit eigener Rechtspersönlichkeit wie z.B. Kommunalunternehmen oder Zweckverbände können die Leistungen des Vergabezentrums nicht in Anspruch nehmen, da sie nicht Mitglied im Bereich der Verkehrsüberwachung sein können.
"Unternehmen" ohne eigene Rechtspersönlichkeit wie z.B. Regie- oder Eigenbetriebe (z.B. Eigenbetrieb Stadtwerke) können die Leistungen des Vergabezentrums in Anspruch nehmen, vorausgesetzt die Kommune ist Mitglied im Bereich der Verkehrsüberwachung.
