Gemäß Art. 94 Abs. 3 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) hat die Gemeinde jährlich einen Bericht über ihre Beteiligungen an Unternehmen in einer Rechtsform des Privatrechts zu erstellen, wenn ihr mindestens der zwanzigste Teil der Anteile eines Unternehmens gehört.
Der Beteiligungsbericht soll insbesondere Angaben über die Erfüllung des öffentlichen Zwecks, die Beteiligungsverhältnisse, die Zusammensetzung der Organe der Gesellschaft, die Bezüge der einzelnen Mitglieder des geschäftsführenden Unternehmensorgans, die Ertragslage und die Kreditaufnahme im Geschäftsjahr darstellen.
Haben die Mitglieder des geschäftsführenden Unternehmensorgans ihr Einverständnis mit der Veröffentlichung ihrer Einzelbezüge nicht erklärt, sind ihre Gesamtbezüge so zu veröffentlichen, wie sie von der Gesellschaft nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs in den Anhang zum Jahresabschluss aufgenommen werden.
Der Bericht ist dem Gemeinderat zur Kenntnisnahme vorzulegen (Art. 94 Abs. 3 Satz 4 GO). Eine Beschlussfassung ist nicht erforderlich.
Anschließend ist ortsüblich darauf hinzuweisen, dass jeder Einsicht in den Bericht nehmen kann (Art. 94 Abs. 3 Satz 5 GO). Die Beteiligungsberichte werden auch auf der Homepage der Stadt veröffentlicht.
Seit ihrem Wechsel in die Kämmerei bearbeitet Frau Nerb u.a. das – bereits mehrfach vom Bayer. Kommunalen Prüfungsverband als zu intensivierend angemahnte – Beteiligungsmanagement.
Dessen Aufgabe ist dabei nicht mit der Erstellung des jährlichen Beteiligungsberichts erfüllt, sondern gliedert sich grundsätzlich in folgende Bereiche:
Beteiligungsverwaltung
Im Rahmen der Beteiligungsverwaltung werden die wesentlichen Unterlagen im Zusammenhang mit den jeweiligen Beteiligungen zur Auswertung vorgehalten, z. B.
- Gesellschaftsvertrag/Satzung,
- Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat,
- Geschäftsanweisung für Vorstand/Geschäftsführung,
- langfristige und besondere Verträge/Geschäftsführerverträge inkl. Ergänzungen,
- Organisationsplan/-handbuch,
- Übersicht über unternehmensinterne Vorschriften,
- Informationen über eingesetzte EDV-Systeme z. B. im Bereich Rechnungswesen, Kasse etc.,
- Geschäftsführerbeschlüsse,
- Beschlussvorlagen und Protokolle der Aufsichtsratssitzungen,
- Beschlussvorlagen und Protokolle der Gesellschafterversammlungen,
- Planungsrechnung (Wirtschaftspläne, Finanzpläne),
- Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV, Anhang), Lageberichte,
- Prüfungsberichte des Abschlussprüfers; ggf. Management-Letter des Abschlussprüfers,
- gegebenenfalls Zwischenberichte der Geschäftsführung an die Gesellschafter,
- Prüfungspläne und jährliche Tätigkeitsberichte der Innenrevision,
- Prüfungsberichte sonstiger Prüfer (z. B. Betriebsprüfung),
- Sammeln der Beteiligungsberichte.
Beteiligungscontrolling
Unter Controlling versteht man grundsätzlich die betriebswirtschaftliche Steuerung der Organisation und der Prozesse eines Unternehmens oder einer Verwaltung. Besonders wichtig ist es dabei, alle relevanten Informationen auszuwählen und zu analysieren. Das Beteiligungscontrolling unterstützt die Stadt als Gesellschafter bei der Steuerung der Beteiligungen, indem sowohl Stadtverwaltung als auch die in die Unternehmensgremien entsandten Mitglieder des Stadtrats mit Controlling-Informationen versorgt werden. Dabei handelt es sich um steuerungsrelevante Informationen in Bezug auf die jeweiligen Beteiligungen und deren Entwicklung.
Das Beteiligungscontrolling umfasst hierbei die Erarbeitung und Vorgabe konkreter Festlegungen im Hinblick auf die unternehmerischen Aufgaben und Ziele für die Beteiligungen sowie deren Überwachung. Hierzu sollten entsprechend dem jeweiligen (satzungsmäßigen) Unternehmensgegenstand steuerungsrelevante Kennzahlen gebildet werden (z. B. Gesamterfolg, Vermögensentwicklung, Unternehmensfinanzierung, Liquidität); dies vor allem unter dem Gesichtspunkt der Aussagefähigkeit für die Kreisräte und als Informationsbasis für eine gezielte Steuerung per Beschluss. Controllingaufgaben in diesem Zusammenhang sind u. a.:
- Analyse von Wirtschaftsplänen und deren Übereinstimmung mit den Zielvorgaben der Stadt
- Aufbau eines standardisierten unterjährigen Berichtssystems zur Information der politischen Entscheidungsgremien
- Informations- und Abstimmungsgespräche mit den Geschäftsführern
- Analyse und Kommentierung der Jahresabschlüsse und Prüfberichte der Abschlussprüfer
- Teilnahme an den „Bilanz-Sitzungen“
- Erstellung von Sonderberichten
Hinweis: Es ist nicht die Aufgabe der Beteiligungssteuerung bzw. des Beteiligungscontrollings, in das operative Geschäft der Gesellschaft und damit in den Verantwortungsbereich der GmbH-Geschäftsführung bzw. des Vorstands des Kommunalunternehmens einzugreifen.
Mandatsträgerbetreuung
Im Rahmen der Mandatsträgerbetreuung werden die in die Aufsichtsgremien der Beteiligungsunternehmen entsandten Vertreter informiert und beraten. Schwerpunkt ist die fachliche Unterstützung der in die Aufsichtsgremien entsandten Mitglieder durch Empfehlungen und Stellungnahmen. Hierzu ist jedoch erforderlich, dass dem Beteiligungsmanagement rechtzeitig die Tagesordnungen der Aufsichtsratssitzungen und die von der Unternehmensleitung erstellten Beschlussvorschläge zugehen. Nur bei rechtzeitiger und umfassender Information ist es möglich, die Vertreter der Stadt im Aufsichtsgremium adäquat zu beraten und in ihrer Aufgabenerfüllung im Sinne der städtischen Interessen als Gesellschafter zu unterstützen.
Die Mandatsträgerbetreuung ist die wichtigste Aufgabe des kommunalen Beteiligungs-managements.
Die Aufgaben sollten neutral und mit hoher Sachkompetenz, insbesondere auch in betriebswirtschaftlicher und gesellschaftsrechtlicher Hinsicht, wahrgenommen werden. Regelmäßige Schulungsmaßnahmen zu den Rechten und Pflichten der in die Aufsichtsgremien entsandten Vertreter sollten unter dem Gesichtspunkt der kommunalrechtlichen Besonderheiten für Beteiligungsunternehmen durchgeführt werden, insbesondere zu Beginn der Wahlperioden und bei Neubestellungen.
(In Anlehnung an den „Leitfaden für das Beteiligungsmanagement in den Landratsämtern“, des Bayer. Innovationsrings in Zusammenarbeit mit dem Bayer. Kommunalen Prüfungsverband und in Abstimmung mit dem Bayerischen Staatsministerium des Innern, für Bau und Verkehr)
Derzeit arbeiten wir dabei noch an der Teilaufgabe der Beteiligungsverwaltung, die weiteren Stufen werden dann, angepasst an die Bedürfnisse der Stadt Füssen, erarbeitet.
