- Elektronisches Anordnungswesen
Aufgrund der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen öffentliche Auftraggeber bis zum 18.04.2020 elektronische Rechnungen im Sinne der Richtlinie empfangen können. Die EU-Richtlinie bezieht sich auf den vergaberechtlichen Oberschwellenbereich (i. d. R. ab 221.000,00 €). Bayern wird über die europäischen Vorgaben hinaus die Behörden auch zum Empfang von elektronischen Rechnungen unterhalb des EU-Schwellenwertes (mit Ausnahme einer Bagatellgrenze) verpflichten, um die Digitalisierung gemäß Bay. E-Government-Gesetz weiter voranzutreiben.
Um die Verwaltung effizienter aufzustellen, soll der gesamte Rechnungsprozess in allen Bearbeitungsstufen durchgängig elektronisch und transparent abgebildet werden, d. h. die Digitalisierung des Vorgangs vom Rechnungseingang (Einlesen der elektronischen Rechnung bzw. Einscannen der Eingangsrechnung) über die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit samt notwendiger qualifizierter Signaturen bis hin zum Kassenvollzug.
Innerhalb der im Rathaus eingesetzten Software CIP-KD bietet komuna das neue Modul „Elektronisches Anordnungswesen“ zu einem Anschaffungspreis von rd. 5.500,00 € (Elektronisches Anordnungswesen rd. 3.700,00 €, Integrationskit „Digitale Signatur“ rd. 1.800,00 €) an. Für die Einrichtung und Schulung werden ca. 12 - 15 Stunden á rd. 150,00 € zzgl. einer Anfahrtspauschale je Mitarbeiter von rd. 400,00 € abgerechnet. Die monatlichen Softwarepflegegebühren betragen insgesamt rd. 150,00 €.
Dieses Modul ermöglicht den elektronischen Empfang und die direkte Weiterverarbeitung von Rechnungen. Einige relevante Rechnungsdaten werden automatisch in den Anordnungsmasken von CIP – KD vorausgefüllt, sodass der Mitarbeiter lediglich eine Sichtprüfung auf Richtigkeit durchführen muss. Ein wesentlicher Vorteil liegt außerdem darin, dass ab dem Einscannen im Posteingang der Vorgang beauskunftet werden kann. Die Erfassung zeitkritischer Sachverhalte (z.B. Skontofristen), Plausibilitätsprüfungen und Kommentarmöglichkeiten ebenso wie Stapelbearbeitung, erleichtern die tägliche Arbeit. Die E-Rechnung ist dabei „nur“ eine weitere Möglichkeit, Rechnungsdokumente in den automatischen Workflow des Anordnungswesens einzustellen. Über die eigentliche Rechnungsverarbeitung hinaus bietet das Modul die Integration zusätzlicher Funktionen von CIP – KD an. Dazu gehören u. a. die Inventarverwaltung und die Anlagenbuchhaltung.
Für die Mitarbeiter die „Sachlich und rechnerisch richtig“ zeichnen oder Anordnungsbefugnis besitzen müssen am Landratsamt Ansbach Zertifikate zur Identifikation, Verschlüsselung und elektronischen Signaturerstellung beantragt werden.
- Rechnungserstellung/Fakturierung
Zur Rechnungserstellung steht den Fachbereichen für die Abrechnung von Leistungen, die nicht in fachbezogenen Programmen abgerechnet werden können, keine Software zur Verfügung. Bisher werden diese Rechnungen von verschiedensten Sachbearbeitern als Word- oder Excel-Dokument erstellt. Hier ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG nicht gewährleistet. Bei Formfehlern oder unvollständigen Rechnungen kann es sein, dass die Vorsteuer nicht abgezogen wird und hohe Umsatzsteuernachzahlungen drohen. Eine große Gefahr besteht außerdem darin, dass bisher und vor allem künftig, nach Einführung der Besteuerung der öffentlichen Hand, kein oder der falsche Steuersatz verwendet wird. Eine korrekte Rechnungsstellung ist die Voraussetzung für die steuerlichen Veranlagungen und die Möglichkeit, Forderungen anzumahnen.
Speziell im Hinblick auf die Einführung eines Tax Compliance System, dass der Sicherstellung gesetzeskonformen Verhaltens im Steuerbereich dient, ist ein einheitliches Rechnungserstellungssystem, bei dem die Fehlerquote bei der Eingabe durch entsprechende Vorbelegungen minimiert werden kann, unumgänglich. Sowohl finanzielle als auch strafrechtliche und reputative Risiken, die sich aus etwaigen Gesetzesverstößen ergeben könnten, sind unbedingt zu vermeiden.
Komuna bietet uns hierfür innerhalb der eingesetzten Software CIP-KD das Modul „Rechnungserstellung/Fakturierung“ zu einem Anschaffungspreis von rd. 2.500,00 € an. Für die Einrichtung und Schulung werden ca. 6 Stunden á rd. 150,00 € zzgl. einer Anfahrtspauschale je Mitarbeiter von rd. 400,00 € abgerechnet. Die monatlichen Softwarepflegegebühren betragen insgesamt rd. 75,00 €.
Durch die Eingliederung des Fakturierungsmodules in die bestehende Software CIP-KD verschlankt sich der komplette Workflow. Rechnungspositionen werden automatisch der jeweils relevanten Haushaltsstelle zugeordnet und es wird automatisch eine Annahmeanordnung erstellt. Voraussetzung dafür ist der Einsatz von CIP-Archiv (bereits im Einsatz) und dem elektronischen Anordnungswesen.
Beide Module sind bei mehreren Kommunen seit längerer Zeit erfolgreich im Einsatz.
