Die Jahresrechnung für das Jahr 2021 wurde während des Zeitraums 08. und 09.08. 2022 durch den örtlichen Rechnungsprüfungsausschuss geprüft.
Über das Ergebnis wurde der Stadtrat in der Sitzung am 01.12.2022 durch den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses, Herrn StR Heinrich Rewitzer, in Kenntnis gesetzt.
Aus der Niederschrift des Rechnungsprüfungsausschusses ist zu entnehmen, dass die Prüfung im Wesentlichen ohne Beanstandungen abgeschlossen wurde.
Auf einige kleine Besonderheiten wurde jedoch hingewiesen.
Es wurde festgestellt, dass die Stundenabrechnungen von Angestellten beim Ferienprogramm mangelhaft begründet wurden und somit schlecht nachvollziehbar waren.
Die Feststellung wird zur Kenntnis genommen und künftig beachtet. Auf eine exakte Aufzeichnung der Stunden wird künftig geachtet. Die mit der Durchführung des Ferienprogramms beauftragten Personen werden dahingehend sensibilisiert.
Zum Ergebnis der Überprüfung der Überstunden bei den Beschäftigten wird folgendes angeführt:
Die überdurchschnittlich angehäuften Überstunden im Bereich der Kläranlage werden, verglichen mit den Vorjahren, bereits reduziert. Diese sind aufgrund einer lang andauernden Krankheit des Stammpersonals vertretungsbedingt entstanden. Ein sukzessiver Abbau ist bereits zu verzeichnen und wird weiterhin verfolgt.
Im Bereich der Verwaltung sind vereinzelt überdurchschnittliche Überstunden zu verzeichnen. Zum Teil handelt es sich hierbei um Überstunden von Teilzeitkräften, die sich gegenseitig vertreten. Dem wurde mit einer zusätzlichen Vollzeitkraft entgegengewirkt, welche nach der Beendigung der Aus- und Fortbildung ganztags zur Verfügung steht und entsprechende Vertretungen vornehmen kann.
Alle Bediensteten im tariflichen Bereich sind angehalten, nicht vermeidbare Überstunden unmittelbar nach deren Entstehung bzw. innerhalb einer Woche auszugleichen. Im Großen und Ganzen funktioniert diese Praxis, dennoch werden die Amtsleiter angehalten, in Zukunft verstärkt auf einen Abbau der Überstunden in ihren Abteilungen zu achten.
Eine weitere Feststellung des Rechnungsprüfungsausschusses betraf das Fehlen eines Beschlusses für eine Beschallungsanlage, die für die Stadthalle angeschafft wurde.
Bei der Beanstandung handelt es sich um Ausgabe für die Anschaffung einer neuen Beschallungsanlage für die Stadthalle. Die Ausgabe/Investition wurde im Rahmen der vorbereitenden Besprechungen zur Aufstellung des Haushalts 2021 besprochen und auch schlussendlich in den Haushalt 2021 der Stadt Vohenstrauß unter der Haushaltsstelle 7640.9400 mit einem Betrag von 35.000,00 Euro aufgenommen.
Wie die örtliche Rechnungsprüfung korrekt anmerkt, wäre hierfür – für die Auftragsvergabe – die Beschlussfassung durch den Stadtrat erforderlich gewesen.
Dies ist nicht erfolgt. Die Gründe, warum eine Beschlussfassung nicht erfolgte kann nicht mehr nachvollzogen werden. Daher ist es schwer eine abschließende vollumfängliche Stellungnahme zu dem Sachverhalt abzugeben.
Der fehlerhafte / unglückliche Verlauf dieser Anschaffung könnte vermutlicher Weise auch dem Umstand geschuldet sein, dass der Pächter der Stadthalle sich um die Planung, Montagearbeiten und den Einbau der neuen Beschallungsanlage gekümmert hat. Es kann daher sein, dass dieser die Information über die Einstellung der Mittel in den Haushalt und mit der Freigabe zum Beginn mit der Maßnahme verstanden hat. Es wurden jedoch drei Vergleichsangebote eingeholt und die Beschallungsanlage vom wirtschaftlichsten Anbieter gekauft.
Zudem befand sich die bestehende Beschallungsanlage, welche noch die ursprünglich vom Bau der Stadthalle war, in einem defekten Zustand. Um Veranstaltung unter optimalen Voraussetzungen abhalten zu können, versteht sich das Vorhandensein einer funktionierenden Beschallungsanlage, so dass hier zudem ein gewisser Zeitdruck mit in die Sachlage einfloss. All dies könnten die Ursachen für den Ablauf der bemängelten Anschaffung gewesen sein.
Durch den fehlenden Beschluss wurden die vergaberechtlichen Bestimmungen jedoch nicht außer Beachtung gelassen, da – wie bereits erwähnt – drei Angebote eingeholt wurden und vom wirtschaftlichsten Anbieter die Anlage bezogen wurde. Zudem ist die getätigte Ausgabe für ein Gebäude (Stadthalle) das im Eigentum der Stadt Vohenstrauß steht und somit nicht an bzw. für „Fremdes“ ausgegeben worden. Der Stadt ist daher kein finanzieller Nachteil oder Schaden entstanden.
Seitens der Verwaltung wird der Beanstandung des örtlichen Rechnungsprüfungsausschusses beigepflichtet, dass ein Beschluss erforderlich gewesen wäre.
Die Beanstandung wird daher zur Kenntnis genommen und beachtet. Bei zukünftigen Anschaffungen wird nochmals vermehrt darauf geachtet, dass ein solcher Ablauf nicht mehr praktiziert wird.
Es wurde von Seiten des Rechnungsprüfungsausschusses angeregt zu prüfen, ob bei der Bestellung von Büchern oder anderen Waren auch lokale Händler zum Zuge kommen könnten.
Bei der Beschaffung sind gemäß § 31 Abs. 2 KommHV die Grundsätze des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration zu beachten, hier wird der Standort einer Firma nicht als Kriterium für die Vergabe genannt. Vielmehr ist eine Beschränkung des Wettbewerbs auf ortsansässige Unternehmen unzulässig.
Zudem ist bei Büchern für die Bücherei das Problem gegeben, dass diese speziell eingebunden werden müssen, damit Sie von der Bibliothekssoftware erfasst werden können.
Zur Feststellung des Rechnungsprüfungsausschusses bezüglich den Zahlungen an den Versicherer führt die Verwaltung aus:
Es handelt sich bei den bestehenden Versicherungsverträgen um „Altverträge“ das bedeutet, dass bei einer Neuausschreibung andere Konditionen auf aktuellem Niveau angeboten werden würden.
Der aktuelle Versicherer bietet speziell für die Bedürfnisse von Kommunen ihre Versicherungen an. Zudem ist sein Service zuverlässig und bisher nicht zu beanstanden. Es ist fraglich, ob „normale“ Versicherungen ebenfalls derartige Leistungen für Kommunen bieten können.
Das Wichtigste bei einer Versicherung ist der Vertrag selbst („Bedingungswerk“) ein Vergleich derartiger Verträge kann nicht durch die Verwaltung erfolgen, daher müsste ein Ausschreibungsverfahren durch ein Fachbüro durchgeführt werden. Bei Versicherungsverträgen
ist es sehr schwierig die Verträge zur vergleichen, da jede Versicherung ihre Leistungen etwas anders ausgestaltet.
Theoretisch wäre es auch möglich, dass der bisherige Versicherer die Ausschreibung gewinnt, allerdings würden nach der Ausschreibung neue Tarife gelten und daher könnte eine Steigerung der Ausgaben für die Versicherungen eintreten.
Auf eine telefonische Nachfrage bei der Versicherung hin wurde ein Optimierungsvergleich (Prüfung, ob Schadensklasse getauscht werden kann) für die Flotte der Stadt Vohenstrauß angestoßen, das Ergebnis ist noch offen.
Wenn der Stadtrat mit den eben gemachten Erledigungsvermerken einverstanden ist, so wäre nach Art. 102 Abs. 3 GO die Jahresrechnung 2021 festzustellen und über deren Entlastung zu beschließen.
Vom rechnerischen Ergebnis der Jahresrechnung wurde der Stadtrat in der Sitzung am 03.03.2022 in Kenntnis gesetzt.
Das Ergebnis dieser Jahresrechnung ist dieser Sitzungsniederschrift als Anlage beigefügt.
