Das Prüfungsergebnis des überörtlichen Prüfungsberichts für die Jahre 2015 – 2020 wurde dem Gemeinderat bekannt gegeben:
Zusammenfassung Prüfergebnis
Die finanziellen Verhältnisse der Gemeinde Oerlenbach waren im Berichtszeitraum geordnet. Der Verwaltungshaushalt konnte in allen Berichtsjahren mit einer Zuführung an den Vermögenshaushalt ausgeglichen werden. Der Haushalt schloss stets mit einem Überschuss im Sinne von § 79 Abs. 3 Satz 2 KommHV ab. Die Finanzlage der Gemeinde Oerlenbach und die Kassenlage waren in den Berichtsjahren günstig. Die dauernde Leistungsfähigkeit lag im Berichtszeitraum auf einem hohen Niveau. Die Gemeinde verfügte somit stets über eine günstige finanzielle Bewegungsfreiheit. Der allgemeinen Rücklage konnten im Prüfungszeitraum kontinuierlich Mittel zugeführt werden.
Eine Kosten- und Leistungsrechnung zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung nach § 11a KommHV wurde bislang nicht eingeführt.
Behandlung der Einzelfeststellungen und Prüfungsanmerkungen:
4.1 Erledigung früherer Prüfungsanmerkungen
Die Feststellungen aus unserem letzten Prüfungsbericht vom 08.05.2015 über die überörtliche Rechnungsprüfung werden als erledigt angesehen. Falls erforderlich, werden sie als neue Feststellungen beschrieben.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.1:
Ohne Anmerkungen
4.2 Rücklagenhöhe unstimmig
Da der Buchungsbestand mit dem tatsächlichen Rücklagenbestand nicht übereinstimmte, wurde der Gemeindeverwaltung aufgetragen eine nachträgliche Ermittlung der Rücklagenbestände durchzuführen. Der Unterschiedsbetrag kam laut Auskunft der Verwaltung dadurch zustande, dass die ehemalige Kämmerin nicht alle Buchungen in der Rücklage erfasst hatte. Eine Nachermittlung über den abweichenden Betrag brachte keine nachvollziehbaren Ergebnisse.
Die tatsächliche allgemeine Rücklage errechnet sich aus den Kontoauszügen und Buchungen bis 31.12.2020. Der Rücklagenbestand wurde anhand der Buchungen bis zum Anfangsbestand im Jahr 2015 auf 1.114.220,14 € zurückgerechnet. Der Stand der allgemeinen Rücklagemittel lag Anfang 2015 somit bei 1.114.220,14 Euro und hat sich bis Ende 2020 auf 3.579.588,21 Euro erhöht (vgl. Anlage 5).
Künftig ist die IST-Rücklage, zum 31.12. jeden Jahres, mit den tatsächlichen Entnahmen und Zuführungen buchungstechnisch, in Verbindung mit den dafür eingerichteten Konten, zu prüfen und entsprechend darzustellen (evtl. Excel Liste).
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.2:
Die IST-Rücklage wird zukünftig mit den tatsächlichen Entnahmen und Zuführungen buchungstechnisch dargestellt. Eine Übersicht hierzu wird am Jahresende angefertigt.
4.3 Der IT-Sachbearbeiter war zum Zeitpunkt unserer Prüfung sowohl stellvertretender Kassenverwalter als auch Administrator für die EDV. Eine ausreichende Funktionstrennung ist somit nicht gegeben.
Nach § 37 Abs. 1 Nr. 10 KommHV-Kameralistik sind die Aufgabenbereiche ,,Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren“ und die Fach- und Kassenaufgaben gegeneinander abzugrenzen und dafür Verantwortliche zu bestimmen (zur Funktionstrennung s.a. Schreml/Bauer/Westner, a.a.O., Erl. 14 zu § 37 KommHV—Kameralistik). Das Zusammentreffen von ,,geldnahen Tätigkeiten" und weitreichenden (administrativen) Rechten im Finanzwesen begegnet aus Sicherheitsgründen erheblichen Bedenken. Wir verkennen nicht, dass aufgrund der Größe der Gemeinde und der entsprechenden Personalausstattung der Verwaltung eine vollständige Trennung von Fach-, Buchung- und von Kassenaufgaben im Einzelfall nur schwer oder gar nicht möglich ist. Es ist mit dem Softwareanbieter und Netzwerkbetreiber zu überprüfen ob der IT-Sachbearbeiter administrative Eingriffsrechte als stellvertretender Kassenverwalter für das Programm „CIP – KD“ von Komuna hat und somit eine Manipulation ausgeschlossen werden kann.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.3:
Da der stellvertretende Kassenverwalter auch EDV-Administrator ist, wurden die administrativen Berechtigungen im Bereich des Programmes CIP-Kommunal mit einem neuen Passwort versehen. Der stellvertretende Kassenverwalter hat nur noch die Rechte eines Sachbearbeiters. Das neue Passwort ist nur dem Kämmerer bekannt.
4.4 Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen
Die Gemeinde hat das automatische Finanz- und Kassenwesen über die Softwarelösung „CIP – KD“ von Komuna eingeführt. Eine Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen wurde zwar zum 01.02.2018 durch die Gemeinde Oerlenbach erlassen (§ 37 Abs. 2 KommHV), diese ist aber aufgrund des Personalwechsels und der Einführung der EC-Kartenzahlung nicht mehr aktuell.
Die bestehende Finanz- und Kassendienstanweisung wäre entsprechend anzupassen bzw. zu erweitern, um einen ordnungsmäßigen Einsatz der automatisierten Verfahren sicherzustellen. Darüber hinaus empfehlen wir, auf der Grundlage von § 37 Abs. 2 KommHV-Kameralistik und der AFS-HKR (Anforderungen an den Einsatz fortgeschrittener Signaturen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der bayerischen Kommunen; IMS vom 30.4.2019) eine Dienstanweisung zu erlassen, die den Umgang mit den elektronischen Signaturen und den Signaturanwendungskomponenten regelt. Hier sollten z.B.
- die technische Ausstattung,
- das Beantragungs- und Identifizierungsverfahren,
- die zuständige Registrierstelle,
- Unterrichtungspflichten und Verhaltensregeln zum Umgang mit den
Signaturerstellungseinheiten,
- Sperrung von Zertifikaten und Sperrberechtigung bei Rückgabe oder Verlust
des persönlichen Signaturschlüssels,
- die Signierung von Anordnungsstapeln (sog. Komfortsignatur) und
- die jeweiligen Kontrollpflichten
verbindlich geregelt werden.
Das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherheit und Kontrolle wird durch Dienstanweisung geregelt; der Erlass einer Dienstanweisung ist insoweit zwingend vorgeschrieben (vgl. Schreml/Bauer/Westner, a. a. O., Erl. 15 zu § 37 KommHV). Die von den kommunalen Spitzenverbänden erarbeiteten Muster können herangezogen werden; sie sind an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen und ggf. um weitere örtliche Regelungen zu ergänzen. Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen ist zu überarbeiten.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.4:
Eine neue Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen wird momentan erstellt und wird nachgereicht, sobald diese vollständig ausformuliert ist.
4.5 Über- und außerplanmäßige Ausgaben
Im vorliegenden Prüfungszeitraum wurden die über- und außerplanmäßigen Ausgaben (unabweisbar und erhebliche Ausgaben) nicht unmittelbar durch den Gemeinderat genehmigt (Art. 66 Abs. 1 Satz 2 GO).
Dies belegen die Maßnahmen aus dem Haushaltsjahr 2020:
- HHSt 2150.9406 Glasfaser/WLAN-Anschluss der Schulhäuser; die Maßnahme wurde zu niedrig im HH 2019 veranschlagt (Grund: schnellerer Baufortschritt); Überschreitung des Haushaltsansatzes um 44.062,39 €.
- HHSt 6300.9520 Ausbau der Eltingshäuser Straße (Hegler-Halle bis Kreisverkehr); Überschreitung des Haushaltsansatzes um 78.638,94 €.
Die Befugnis für die Zulassung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben bestimmt sich nach allgemeinem Gemeinderecht. Sind sie erheblich sind sie vom Gemeinderat zu beschließen (Art. 66 Abs. 1 GO). Die Regelungen der Zuständigkeiten zwischen den Beschlussorganen, Gemeinderat und dem ersten Bürgermeister wurde in der Geschäftsordnung vorgenommen. Die Erheblichkeitsgrenze wurde somit in der Geschäftsordnung festgelegt (s. § 13 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. c des Geschäftsordnungsmusters, BayGT 2014, 103/121). Überplanmäßige und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen bzw. Ausgaben sind nur zulässig, wenn sie unabweisbar sind und die Deckung gewährleistet ist.
Die Prüfung der Voraussetzungen des Art. 66 GO, also auch ein evtl. notwendiger Beschluss des Gemeinderats, muss grundsätzlich vor der Bewirtschaftungsmaßnahme, d.h. noch ehe verpflichtende Bestellungen aufgegeben oder Verträge abgeschlossen sind, durchgeführt werden.
Eine über- und außerplanmäßige Ausgabe muss grundsätzlich vor der Bewirtschaftungsmaßnahme vom Gremium beschlossen werden.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.5:
Über- sowie außerplanmäßige Ausgaben werden zukünftig dem Gemeinderat zur unmittelbaren Genehmigung vorgelegt.
4.6 Friedhofsgebühren – niedrige Kostendeckung und Neukalkulation
Für das Bestattungswesen sollen kostendeckende, nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen bemessene Benutzungsgebühren erhoben werden (Art. 8 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 1 KAG).
Die Gebührensatzung zur Benutzung der Bestattungseinrichtung wurde zum 06.02.2021 letztmals geändert (Friedhofsgebührensatzung). Im Berichtszeitraum 2015 bis 2020 hatte die Gemeinde Oerlenbach ein Defizit von insgesamt rund 422.000 € für das Bestattungswesen zu tragen (jährlich zwischen rund 61.000 € und 83.000 €). Der Kostendeckungsgrad lag im Mittel über den gesamten Berichtszeitraum bei lediglich 27 Prozent; seit der letzten Anpassung zum 01.08.2018 lag die Kostendeckung bei durchschnittlich 25 Prozent. Die letzte Gebührenanhebung war somit zu gering und hatte keine Einnahmensteigerung zur Folge (s.a. Anlage 9).
Die Gemeinde sollte die Friedhofsgebühren neu kalkulieren und versuchen sich der Kostendeckung zu nähern (Art. 62 Abs. 2 GO).
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.6:
Eine Neukalkulation der Friedhofsgebühren ist momentan wegen angespannter Personalsituation nicht möglich, aber für die Zukunft vorgesehen.
4.7 Erschließungsbeitragssatzung
Die Gemeinde Oerlenbach erhebt Erschließungsbeiträge gemäß seiner Satzung über die Erschließungsbeiträge (EBS) vom 26.10.1983 letztmals geändert mit Satzung vom 28.09.2004. Die Satzung beruht (ausschließlich) auf der Ermächtigungsgrundlage des Art. 23 GO i.V. mit § 132 BauGB.
Rechtsgrundlage für die Erhebung von Erschließungsbeiträgen ist seit dem 01.04.2016 die landesrechtliche Bestimmung des Art. 5a Abs. 1 bis 9 KAG i.V. mit der jeweils zu erlassenden Erschließungsbeitragssatzung (vgl. Gesetz zur Änderung des KAG vom 08.03.2016, GVBI S. 36). Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetags hin. Da Erschließungsbeiträge in Bayern nicht auf bundesrechtlicher, sondern auf landesrechtlicher Grundlage (Art. 5 a Abs. 1 bis 9 KAG) erhoben werden, sind im Satzungsmuster nunmehr alle gemäß Art. 2 Abs. 1 Satz 2 KAG für eine Abgabesatzung erforderlichen Mindestinhalte (Schuldner, Abgabetatbestand, Maßstab, Satz der Abgabe, Entstehung sowie Fälligkeit der Abgabeschuld) ausdrücklich normiert. Das Satzungsmuster enthält auch sachgerechte und den Bedürfnissen der Praxis entsprechende Ablösebestimmungen (§ 15 der Muster-EBS).
Aus Gründen der Rechtssicherheit der obigen veralteten Satzung empfehlen wir die Erschließungsbeitragssatzung in Anlehnung an das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetags neu zu erlassen.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.7:
Die Erschließungsbeitragssatzung vom 26.10.1983, letztmals geändert am 28.09.2004, wurde aufgehoben. Eine neue Erschließungsbeitragssatzung wurde erlassen.
4.8 Vermögensübersichten
Den vorgelegten Jahresrechnungen wurden in allen Berichtsjahren keine Vermögensübersichten beigefügt.
Die Gemeinde führt bisher außerhalb kostenrechnender Einrichtungen nur Nachweise über Forderungen aus Geldanlagen und Darlehen nach § 76 Abs. 1 KommHV-Kameralistik. Die den kameralen Jahresrechnungen als Anlage beizufügenden Vermögensübersichten nach § 77 Abs. 2 Nr. 1, § 81 Abs. 1 KommHV-Kameralistik sind nicht vorhanden. Aus der Vermögensübersicht muss der Stand des Vermögens nach § 76 Abs. 1 und 2 zu Beginn und am Ende des Haushaltsjahres gegliedert nach Arten, für das Vermögen nach § 76 Abs. 2 auch nach Aufgabenbereichen, ersichtlich sein (§ 81 Abs. 1 KommHV-Kameralistik).
Wir weisen darauf hin, dass die Gemeinden nach § 1 der Verordnung zur Änderung kommunalwirtschaftlicher Vorschriften vom 05.10.2007 (GVBl S. 707) seit 01.01.2007 zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung für alle Verwaltungsbereiche eine Kosten- und Leistungsrechnung führen sollen, deren Ausgestaltung nach den örtlichen Bedürfnissen durch Dienstanweisung zu regeln ist, wobei die Kosten aus der Buchführung nachprüfbar herzuleiten sind (§ 11 a KommHV-Kameralistik), und über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und bewegliche Sachen, die nicht kostenrechnenden Einrichtungen dienen, sowie über sonstige vermögenswerte Rechte Anlagenachweise zu führen haben, soweit das zur Führung einer Kosten- und Leistungsrechnung nach § 11 a KommHV-Kameralistik erforderlich ist (§ 76 Abs. 4 KommHV-Kameralistik). Es würde sich im Hinblick auf die Komplexität der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung anbieten, dies vordringlich als Pilotprojekt im Bauhof einzuführen um dort erste Erfahrungen zu sammeln.
Das zuständige Gremium sollte sich mit der Angelegenheit befassen. Insbesondere wären über Art und Umfang der Kosten- und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchführung und die Herleitung der erforderlichen Daten aus der kameralen Buchführung Festlegungen zu treffen. Hinsichtlich der Bewertung des kommunalen Vermögens verweisen wir auf Art. 74 Abs. 4 Satz 1 GO und die Bewertungsrichtlinie-Bayern (Bayerischen Staatsministeriums des Innern v. 29.9.2008 IB4-1516-35, Bewertungsrichtlinie – BewertR-BY).
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.8:
Siehe 4.9
4.9 Vermögensverwaltung (Führung der Anlagenachweise und Bestandsverzeichnisse)
Nach Art. 74 Abs. 2 Satz 1 GO sind Vermögensgegenstände wirtschaftlich zu verwalten und ordnungsgemäß nachzuweisen. Wie die Vermögensgegenstände im Einzelnen nachzuweisen sind, ist in der KommHV-Kameralistik geregelt (Art. 123 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 GO). Nach § 75 KommHV-Kameralistik sind über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und bewegliche Sachen grundsätzlich Bestandsverzeichnisse zu führen, aus denen Art und Menge sowie Lage oder Standort der Gegenstände ersichtlich sind. Bestandsverzeichnisse brauchen unter anderem nicht geführt zu werden, soweit sich der Bestand aus Anlagenachweisen ergibt (§ 75 Abs. 2 Nr. 1 KommHV-Kameralistik).
In der Gemeinde Oerlenbach ist das Vermögen der beweglichen Sachen über Bestandsverzeichnisse nicht erfasst. Die Bestandsverzeichnisse sind für bewegliche Sachen mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 800 € (obere Wertgrenze der geringwertigen Wirtschaftsgüter) aktuell zu führen. Der Soll- und Istbestand ist in geeigneten Zeitabständen (etwa alle drei Jahre) abzugleichen. Es wird angeregt zu prüfen, ob eine autonome Softwarelösung durch das Komunaprogramm „CIP – KD - Inventarverwaltung / Anlagenbuchführung“ sinnvoll wäre.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.8: und 4.9:
Die (Fort-)Führung von Vermögensübersichten (Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchführung) und Vermögensverwaltung (Anlagenachweise, Bestandsverzeichnisse) ist momentan wegen angespannter Personalsituation nicht gewährleistet. Die Belastungen mit aktuell anstehenden Neuregelungen (Umsatzsteuer u.a.) in der Finanzverwaltung lassen hierzu keinen Raum. Es ist vorgesehen, eine Verbesserung herbeizuführen (Personalgewinnung, Anschaffung Softwarelösungen).
4.10 Personalvertretung
Ein Personalrat besteht nicht. Nach Art. 1 BayPVG werden in den unter staatlicher Aufsicht stehenden Verwaltungen Personalvertretungen gebildet. Die Voraussetzungen nach Art. 12 Abs. 1 BayPVG sind für die Gemeinde erfüllt. Nach Art. 16 BayPVG besteht der Personalrat in der Regel bei 21 bis 50 wahlberechtigten Beschäftigten aus drei Mitgliedern. Die dem Personalrat zugedachten Mitwirkungsrechte nach Art. 75 BayPVG (z. B. Einstellung, Beförderung und Höhergruppierung) können somit bislang nicht ausgeübt werden.
Vom Bürgermeister ist nach Art. 21 Satz 1 BayPVG eine Personalversammlung zur Wahl des Wahlvorstandes einzuberufen. Der Wahlvorstand hat die Wahl unverzüglich einzuleiten (vgl. Art. 23 Abs. 1 Satz 1 BayPVG).
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.10:
Im Rahmen einer durchgeführten Personalversammlung wurde versucht, einen Personalrat zu formieren. Die große Mehrheit der Beschäftigten sprach sich momentan allerdings gegen die Bildung eines Personalrates aus.
4.11 Reisekostenregelung für Fortbildungsveranstaltungen
Der Gemeinderat Oerlenbach hat in seiner Sitzung vom 31.09.2004 beschlossen, dass alle Fortbildungsveranstaltungen von Bediensteten wie Dienstreisen abgerechnet werden. Dies begründete das Gremium damit, dass Fortbildungsreisen im überwiegenden Interesse des Dienstherrn lägen.
Diese allgemeine Regelung hatte der Gesetzgeber explizit nicht gewollt.
Dies erschließt sich aus der allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum bayerischen Reisekostengesetz (VV BayRKG i.d. Fassung. vom 01.10.2017).
-Reisen zum Zwecke der Fortbildung sind Reisen, die Beschäftigte nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen. (Nr. 24.1.2 VV BayRKG)
-Ein besonderer Fall im Sinne des Art. 24 Abs. 2 soll nach Prüfung im Einzelfall insbesondere dann anerkannt werden, wenn das pflichtgemäße Interesse
Beschäftigter an der Fortbildung durch ein (nahezu) ausschließliches dienstliches Interesse überlagert wird (zum Beispiel Einweisungen in völlig neuartige Arbeitsmethoden oder zusätzliche zur Wahrnehmung der Dienstaufgaben erforderliche
tätigkeitsspezifische Ausbildung insbesondere im IT-Bereich) und die nachzuholenden Kenntnisse und Fähigkeiten nicht für die im Rahmen der Fachlaufbahn üblicherweise auszuübenden Tätigkeiten erforderlich sind. Nicht umfasst sind Fortbildungsmaßnahmen, die lediglich auch im Anschluss an bereits erfolgte zusätzliche Ausbildungen – der Angleichung an veränderte Anforderungen der Tätigkeit oder einem veränderten
Befähigungsstand dienen (Nr. 24.2 VV BayRKG).
Nach Art. 24 Abs. 2 BayRKG kann die oberste Dienstbehörde (hier der Gemeinderat) zwar in besonderen Fällen die Auslagenerstattung gewähren. Eine allgemeine pauschale Formulierung für alle Fortbildungsreisen ist jedoch nicht zulässig. Dieses Abrechnungsverfahren für Fortbildungsveranstaltungen ist künftig zu beachten.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.11:
Die Reisekostenregelung für Fortbildungsreisen wurde neu beschlossen. Der Beschluss vom 31.09.2004 ist damit hinfällig.
4.12 Reisekostenausschlussfrist
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Mit Inkrafttreten des Bayer. Reisekostengesetzes vom 24.04.2001 mit Wirkung ab 01.04. 2001 wurde die Ausschlussfrist für die Geltendmachung von Ansprüchen auf Reisekostenvergütung von bisher einem Jahr auf ein halbes Jahr verkürzt (Art. 3 Abs. 5 BayRKG). Dies wurde von der Verwaltung bei einem Beamten, mit Abrechnung über das Fahrtenbuch, im Prüfungszeitraum mehrfach nicht beachtet. Die Verjährungsfrist ist künftig zu beachten.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.12:
Die Reisekostenausschlussfrist wird künftig beachtet.
4.13 Aushangpflichtige Gesetze
Jedes Unternehmen muss sogenannte aushangpflichtige Gesetze entsprechend für jeden Mitarbeiter zur Einsicht vorhalten. Diese Gesetze müssen innerhalb des Betriebes allgemein zugänglich gemacht werden, um der Fürsorgepflicht seitens des Betriebes nachzukommen und auf diese Weise Geldbußen und Schadensersatzansprüche der Beschäftigten zu vermeiden. Ein großes Ziel der aushangpflichtigen Gesetze ist der Schutz der Arbeitnehmer (z.B. Bundeselterngeld oder Elternzeitgesetz). Da sich Regelungen und Gesetze häufig ändern, müssen auch die Aushänge ständig erneuert werden. Da dies mit einem hohen Kostenaufwand verbunden sein kann, sind Bekanntmachungen über das Intranet sinnvoll. Nicht ausreichend jedoch ist das Hinterlegen im Lohn- oder Personalbüro, da jeder Mitarbeiter die Chance haben muss die Gesetze einzusehen und diese unbeaufsichtigt lesen zu können.
Stellungnahme Verwaltung zu Punkt 4.13:
Die aushängepflichtigen Gesetze wurden in der Verwaltung und im Bauhof ausgelegt und damit für die Mitarbeiter/innen zugänglich gemacht.
Behandlung der Prüfungsanmerkungen zur überörtlichen Kassenprüfung am 30.09.2021:
Die Tagesabschlüsse wurden in letzter Zeit nicht regelmäßig vorgenommen. Der letzte Tagesabschluss wurde am 10.09.2021 durchgeführt. Laut Dienstanweisung der Gemeinde ist dieser wöchentlich durchzuführen.
Stellungnahme Verwaltung:
Die Tagesabschlüsse sollen zukünftig wieder regelmäßig wöchentlich erstellt werden. Die Kassenverwalterin sowie der Stellvertreter wurden darauf hingewiesen.
Die örtliche Kassenprüfung wurde im Jahr 2020 letztmalig vom Vorsitzenden des
Rechnungsprüfungsausschusses durchgeführt. Die Kassenprüfung obliegt dem Bürgermeister, dieser hat die Möglichkeit diese Aufgabe zu delegieren. Eine schriftliche Delegationsanordnung zur Durchführung besteht nicht.
Stellungnahme Verwaltung:
Eine schriftliche Delegationsanordnung zur Durchführung der örtlichen Kassenprüfung wurde vom Ersten Bürgermeister erlassen.
Die Dienstsiegel sind nummeriert zu verwahren. Ein Anlageverzeichnis ist entsprechend anzulegen. Der hohe Bestand an alten Dienstsiegeln ist über das Bayerische Hauptmünzamt (§6 Abs. 7 NHGV) vernichten zu lassen.
Stellungnahme Verwaltung:
Ein Verzeichnis über die neu nummerierten Dienstsiegel wird noch erstellt, die nicht mehr verwendeten Siegel sollen gesichtet werden und dann wie vorgeschlagen vernichtet werden.
Es wurde bisher keine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Abs. 2 ArbSchG für die Kasse und der Zahlstellen vorgenommen. Eine regelmäßige Belehrung für den Alarmfall wird ebenfalls nicht durchgeführt.
Stellungnahme Verwaltung:
Die Gefährdungsbeurteilung für die Kasse wird momentan erstellt und wird nachgereicht.
Die Gemeinde hat EC-Kartenzahlung als zulässiges Zahlungsmittel eingeführt.
Nach § 48 Abs. 4 KommHV sind Einzahlungen und Auszahlungen mittels Geld-, Debit- oder Kreditkarten möglich. Dies ist jedoch in einer Dienstanweisung zu regeln.
Stellungnahme Verwaltung:
Die Möglichkeit der EC-Kartenzahlung wurde in die Dienstanweisung für die Zahlstelle des Bürgerbüros mit eingearbeitet. Nur in der Zahlstelle ist EC-Kartenzahlung möglich. Eine neue Dienstanweisung wurde erstellt.
